L'attività SP Post-elaborazione determina se e come i documenti archiviati vengono visualizzati in Microsoft® SharePoint.
Conservazione di documenti in SharePoint
È possibile selezionare una delle quattro opzioni per regolare cosa accade a un documento
in SharePoint in seguito all'archiviazione:
- Contrassegna come elaborato contrassegna un documento come elaborato per impedire una raccolta futura ma lascia il documento inalterato.
Gli utenti conservano l'accesso esistente.
- L'opzione Blocca lascia il documento originale in SharePoint ma impedisce agli utenti di modificarlo. Per concedere agli utenti selezionati i privilegi completi su un documento bloccato, aggiungere gli utenti o i gruppi all'elenco in .
Fare riferimento a Origini di raccolta di Microsoft SharePoint.
- L'opzione Sostituisci con collegamento elimina il documento originale
da SharePoint, sostituendolo con un collegamento ipertestuale nel documento archiviato. L'archiviazione cambia le autorizzazioni di accesso ai documenti collegati, a seconda delle autorizzazioni originali:
| Livello di autorizzazione in SharePoint |
Autorizzazione nel repository di destinazione |
|---|
| Controllo completo |
Sola lettura (gli amministratori conservano autorizzazioni di scrittura ed eliminazione) |
| Contributo o Progetto |
Sola lettura |
| Lettura |
Sola lettura |
| Nessuno |
Nessuno |
Limitazione: non selezionare l'opzione Sostituisci con collegamento se si stanno raccogliendo i post dei blog o qualsiasi libreria SharePoint, come ad esempio Slide o Wiki, che non supporta più tipi di contenuto. Il tentativo di sostituire i post del blog con i link in SharePoint
non riesce e il contenuto resta inalterato. È possibile utilizzare questa opzione con il contenuto del wiki, ma tale contenuto rimarrà in SharePoint, fornendo a questa opzione lo stesso effetto dell'opzione Contrassegna come elaborato.
- L'opzione Elimina elimina il documento originale da
SharePoint e non lascia traccia.
Se si seleziona Blocca o Sostituisci con collegamento, non eliminare il livello di autorizzazione di lettura in
SharePoint.
Conservazione della versione in SharePoint
Se si seleziona l'opzione
Contrassegna come elaborato o
Blocca, è possibile conservare tutte le versioni di un documento oppure soltanto la versione più recente. L'opzione
Solo la versione più recente consente di risparmiare spazio su disco ed evitare riduzioni delle prestazioni senza rimuovere il documento dal server SharePoint.
Eccezione: se la versione più recente è una versione minore ed esiste una versione principale, l'opzione Solo la versione più recente conserva entrambe le versioni dei documenti.
Queste opzioni non si applicano alle opzioni Sostituisci con collegamento o Elimina.
Collegamento
L'opzione
Sostituisci con collegamento sostituisce il documento SharePoint con un documento il cui contenuto è il collegamento e il tipo di contenuto è
Collegamento documento migrato. Questa azione:
- Imposta il valore della colonna Migrato su Sì, il che contrassegna il documento come elaborato
- Copia i valori originali per Creato alle, Creato da, Ultima modifica alle e Ultima modifica sul nuovo documento collegato
- Copia l'elenco di utenti e gruppi che possono accedere al documento originale e al nuovo documento di collegamento, scegliendo tra le autorizzazioni Lettura-Scrittura e Sola lettura.
- Copia tutti gli altri metadati tranne le proprietà SharePoint non applicabili come Ordine, Dimensione immagine, Miniatura, Anteprima e [Immagine] Tipo file
- Non sostituisce i file aspx con i link, assegnando a questa opzione la stessa funzione dell'opzione Contrassegna come elaborato
Suggerimento: il contenuto che viene richiamato mediante un link viene aperto in base alla configurazione del browser del client e a seconda delle applicazioni installate. Se il file non viene aperto come previsto, potrebbe essere necessario:
- installare un'applicazione che apre il file, e
- aggiungere l'applicazione all'elenco del browser di applicazioni helper
