تاريخ النشر: 24 يونيو 2024
المساهمون: إيفان بيلتشيك، وكول سترايكر
تُشير نمذجة العمليات إلى إحدى الممارسات التي تعتمد على التمثيل المرئي القائم على البيانات المطلوبة لتحسين عمليات الأعمال الرئيسية. تُقدم نماذج العمليات للمنظمات لغة مشتركة تُمكِّنها من فهم سير العمل وتحسين سير العمل.
إذا كانت المنظمات تسعة إلى تحقيق عوائد قوية على استثماراتها في البحث والتطوير، وحل مشكلات تقنية المعلومات بأقل وقت تعطيل وإنشاء سير عمل دقيق لتأهيل العملاء المحتملين، فعليها فهم هذه العمليات بشكل موضوعي وشامل. حتى مستخدمو الأعمال المشاركون بشكل مباشر في هذه العمليات قد لا يكون لديهم رؤية كاملة لكل ما يحدث في كل خطوة من خطوات العملية.
يمكن لمحللي الأعمال وغيرهم من الأطراف المعنية اكتساب رؤية شاملة للحالة الحالية لدورة حياة عملياتهم التجارية من خلال نمذجة العمليات. إنها إحدى تقنيات إدارة عمليات الأعمال (BPM) التي تستخدم لإنشاء تصورات قائمة على البيانات لسير العمل. تساعد نماذج العمليات هذه المنظمات على توثيق عمليات سير العمل والمقاييس الرئيسية السطحية وتحديد المشكلات المحتملة وأتمتة العمليات بذكاء.
قم بتنزيل الدراسة للاطلاع على نتائج Forrester، واكتشف لماذا يجب أن يكون التحسين المستمر للعمليات ضرورة تجارية حتمية لمنظمتك.
تطبيق الأتمتة للارتقاء بالأعمال
نموذج العمليات هو تمثيل رسومي لعملية الأعمال أو سير العمل والعمليات الفرعية المرتبطة بها. تنتج نمذجة العمليات مخططات نشاط شاملة وكمية ومخططات تدفق توفر رؤى بالغة الأهمية حول كيفية عمل عملية معينة، بما في ذلك:
الأحداث والأنشطة التي تتم ضمن عملية سير العمل.
من يملك أو يبدأ تلك الأحداث والأنشطة.
نقاط القرار والمسارات المختلفة التي قد تتبعها عمليات سير العمل بناءً على نتائجها.
الأجهزة المشاركة في العملية.
الجداول الزمنية للعملية الشاملة وكل خطوة في العملية.
معدلات نجاح وفشل العملية.
النماذج القائمة على الخوارزميات: يعتمد إنشاء نماذج العمليات القائمة على الخوارزميات على خوارزميات التنقيب في البيانات التي تحلل البيانات الموجودة في سجلات الأحداث لإنشاء نماذج تمثل سير العمل كما هو موجود بالفعل.
الهدف: نظرًا لأن نماذج العمليات قائمة على بيانات كمية، فإنها تقدم رؤى موضوعية حقيقية حول سير العمل كما يتم في الواقع وتتضمن بيانات أو مقاييس أو أحداثًا رئيسية لتحليل أعمق للعمليات.
من خلال إنشاء مخطط تدفق لعملية إنشاء الحسابات الجديدة، قد تكتشف شركة البرمجيات أن عددا كبيرا من العملاء يتركون عملية التسجيل بسبب طول المدة التي تستغرقها. يمكن للنموذج أن يساعد الشركة في تحديد المرحلة الدقيقة التي تحدث فيها حالات التوقف هذه.
نماذج العمليات الموحده: تستخدم نماذج العمليات عادة أحد نمطين قياسيين لتدوين عملية الأعمال الرسومية: تدوين نمذجة عملية الأعمال (BPMN)- ويسمى أيضا نموذج عملية الأعمال والتدوين - أو لغة النمذجة الموحدة (UML).
ضمن أنظمة التدوين هذه، يكون لبعض العناصر المرئية معاني معترف بها عالميا عند استخدامها في أي نموذج عمليات. سواء استخدمت المنظمة مخططات UML أو مخططات BPMN، فإن منهجيات التدوين الموحدة هذه تتيح سهولة مشاركة نماذج العمليات وقراءتها من قبل أي شخص. فيما يلي كيفية تمثيل العناصر المختلفة في هذه المخططات:
تمثل الأسهم التدفقات المتتابعة.
تمثل الماسات نقاط القرار أو البوابات.
تمثل الأشكال البيضاوية نقاط بداية العمليات ونهاياتها.
تمثل الأشكال المستطيلة أنشطة محددة ضمن سير العمل.
تحدد المسارات من المسؤول عن كل عنصر من عناصر العملية.
تعد سجلات الأحداث عملية التعدين أدوات أساسية لنمذجة عمليات الأعمال التي تدعم تقنيات نمذجة عمليات الأعمال الحديثة.
تحتفظ معظم أنظمة تقنية المعلومات للمؤسسات بسجلات الأحداث. سجلات الأحداث هذه عبارة عن سجلات رقمية تتعقب تلقائيًا تغييرات الحالة والأنشطة، المعروفة باسم الأحداث، داخل النظام. أي شيء يحدث داخل النظام يمكن أن يكون حدثا. فيما يلي بعض أمثلة الأحداث الشائعة:
يقوم المستخدم بتسجيل الدخول.
يقوم المستخدم بتحديث سجل.
يقوم المستخدم بإرسال النموذج.
يتم نقل المعلومات بين الأنظمة.
تتعقب سجلات الأحداث كلا من وقوع الأحداث والمعلومات المحيطة بهذه الأحداث، مثل الجهاز الذي يقوم بالنشاط والمدة التي يستغرقها النشاط. تعمل سجلات الأحداث كمدخلات أثناء إنتاج نماذج العمليات.
تعد عملية التعدين عبارة عن تطبيق خوارزمية لتعدين البيانات على جميع بيانات سجل الأحداث. تحدد الخوارزمية الاتجاهات في البيانات وتستخدم نتائج تحليلها لإنشاء تمثيل مرئي لتدفق العملية داخل النظام.
هذا التمثيل المرئي هو نموذج العمليات. اعتمادًا على العملية المستهدفة للنمذجة، يمكن تطبيق خوارزميات عملية التعدين على نظام واحد أو أنظمة متعددة أو أنظمة بنائية وأقسام تقنية كاملة.
لا ينبغي الخلط بين نمذجة عمليات الأعمال وتخطيط العمليات وعملية التعدين. يتم إنشاء خرائط العمليات يدويا استنادا إلى تقارير الموظفين وتوفر مخططات عملية سير عمل ذات مستوى أعلى. تقوم عملية التعدين بتحليل البيانات التنظيمية لإنتاج نماذج العمليات، التي تستخدم تلك البيانات لإنشاء مخططات سير عمل أكثر موضوعية.
توفر نماذج العمليات الشفافية في سير عمل الشركة، مما يجعلها أداة رئيسية لإدارة عمليات الأعمال. يمكن استخدام نماذج العمليات في أي سيناريو يتطلب تحليل عمليات الأعمال. وفيما يلي بعض حالات الاستخدام الأكثر شيوعا:
يمكن أن يحتوي نموذج عمليات واحد على كمية هائلة من بيانات سير العمل، مما يسمح لأعضاء الفريق بتحليل سير العمل من وجهات نظر متعددة. وغالبا ما يستخدم محللو الأعمال نمذجة العمليات لتسليط الضوء على عناصر سير العمل هذه:
- تدفق التحكم: يُعرف الترتيب الذي تحدث فيه الخطوات والأوامر داخل العملية باسم تدفق التحكم. يصور نموذج العمليات مخططًا انسيابيا للعملية ليتسنى للفريق معرفة الخطوات المتخذة وتوقيت تنفيذها. تساعد هذه النظرة أيضًا الفريق على تحديد التبعيات بين الخطوات.
- التنظيم: يمكن لنموذج العملية أن يحدد المشاركين في العملية - بما في ذلك الأفراد والفرق والأنظمة والأجهزة - وكيفية تفاعلهم مع بعضهم البعض. تسلط هذه الرؤية الضوء على الروابط بين الأفراد والأنظمة التي تشكل الشبكة الاجتماعية التنظيمية. بهذه الطريقة، يقدم نموذج العملية رؤى حول كيفية عمل مختلف عناصر العمل معا.
- الوقت: يمكن لنموذج العمليات تسجيل المدة التي تستغرقها العملية بشكل عام والمدة التي تستغرقها كل خطوة، مما يسمح للفريق بتحديد التأخيرات ومواطن البطء والعوائق في سير العمل.
- الحالة: يمكن أن يقدم نموذج العمليات نظرة عام حول كيفية سير العمل، أو يمكن أن يعكس حالة معينة - أو مثالًا محددًا - لسير العمل. وغالبا ما تستخدم الفرق هذه الرؤية لتحليل النتائج الشاذة للعملية. على سبيل المثال، إذا أدى تنفيذ معين لسير العمل إلى نتائج أقل جودة من المتوسط، يمكن للفرق تحديد المشكلة بدقة.
تعكس نماذج العمليات بدقة أوجه القصور والتكرار الحالية في سير العمل، مما يبسط تحديد الفرص لتحسين العملية. عندما يتم تحسين سير العمل، تستطيع الشركات استخدام نمذجة العمليات لتوحيد عمليات سير العمل في جميع أقسام الشركة.
يعمل النموذج كإطار لكيفية تنفيذ سير العمليات، مما يساعد على ضمان تعامل كل فريق وموظف مع نفس العملية بنفس الطريقة. يؤدي ذلك إلى سير عمل ونتائج أكثر توقعًا بشكل عام.
تساعد نماذج العمليات في التخلص من التخمين عند تنفيذ وتقييم عمليات الأعمال الجديدة. من خلال إنشاء نموذج لعملية جديدة، يمكن لمستخدمي الأعمال إلقاء نظرة في الوقت الحقيقي على كيفية أداء سير العمل، مما يسمح لهم بإجراء التعديلات اللازمة لتحقيق تحسين العملية.
يمكن أن تساعد نماذج العمليات الشركات على تتبع ما إذا كانت استثمارات الأموال والموارد تحقق عوائد مناسبة. على سبيل المثال، من خلال إنشاء نموذج لعملية المبيعات القياسية، يمكن للمنظمة أن تلاحظ كيفية استخدام مندوبي المبيعات للأدوات والأنظمة المتوفرة لديهم.
قد يتبين أن أداة معينة يتم استخدامها بشكل أقل مما كان متوقعا في خطوات العملية، وفي هذه الحالة، يمكن للمنظمة اختيار سحب الاستثمار من الأداة وإنفاق هذه الأموال على حل يستخدمه فريق المبيعات طوال مراحل تنفيذ العملية بأكملها.
تقوم نماذج العمليات بتحويل العمليات المعقدة إلى صور ملموسة، مما يسهل نشرها ومناقشتها في جميع أقسام المنظمة، وهو أمر مفيد بشكل خاص لتوحيد إدارة المشروع. على سبيل المثال، إذا كان لدى أحد الأقسام عملية فعالة لاستكشاف المشكلات الفنية وإصلاحها، فيمكن للشركة إنشاء نموذج لهذه العملية لتوجيه تنفيذها على نطاق المنظمة بأكملها.
نمذجة العمليات تزود المؤسسة بمعلومات موضوعية حول ذكاء الأعمال تدعم اتخاذ قرارات مدروسة بشكل أفضل فيما يخص تخصيص الموارد وتحسين العمليات والإستراتيجية التجارية الشاملة. من خلال رؤية واضحة للعمليات، يمكن لفرق المؤسسة التأكد من أن مهام سير العمل تحقق نتائج مثالية باستمرار. نتيجة لذلك، تصبح تكاليف التشغيل أقل، والإيرادات أعلى ونتائج الأعمال أقوى.
من خلال نمذجة العمليات، تستطيع الشركات:
بدون نموذج عمليات، يقتصر دور الفرق على مناقشة وتحليل سير العمل من الناحية النوعية والذاتية.
ونتيجة لذلك، قد لا تحصل الفرق على فهم دقيق لسير العمل. وقد يتخذون قرارات تجارية مستندة إلى سوء فهم أو افتراضات أو معلومات غير كاملة.
تمنح نمذجة العمليات الوصول إلى بيانات سير العمل الكمية، بما في ذلك معدلات النجاح والخطأ، مما يسمح بإجراء تحليل أكثر دقة لعمليات الأعمال.
قبل أن يتم أتمتة أي عملية، تحتاج المنظمة إلى فهم واضح لكيفية سير تلك العملية في الواقع، بما في ذلك المنطق التجاري الذي يقوم عليه كل قرار.
يوضح نموذج العمليات كلا من طريقة سير العمل والعلاقات بين الأحداث والجهات الفاعلة والأدوات والأنظمة داخل العمليات وفيما بينها.
تساعد هذه الرؤية الفريق على توثيق العملية نفسها وقواعد العمل التي تحكم تنفيذها. تعمل هذه المعلومات على تبسيط عملية أتمتة سير العمل بشكل فعال من المرة الأولى، ثم تحسينها باستمرار.
توفر نماذج العمليات للمنظمات طريقة أبسط لتحديد فرص تحسين العملية. نتيجة لذلك، تتطلب عمليات الأعمال استثمارات أقل للحفاظ على نتائج إيجابية وتحقيقها بتكلفة أقل.
اكتشاف الحلول التي توفر عمليات أتمتة ذكية بسرعة باستخدام أدوات الرمز المنخفض
يساعد IBM Process Mining الشركات على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارةً لتحسين العمليات من خلال الرؤى القائمة على البيانات.
تعزيز عائد الاستثمار باستخدام أتمتة العمليات الآلية (RPA)، عملية مكتملة الميزات قائمة على تقنيات الذكاء الاصطناعي.
تعرَّف على كيفية قيام سلسلة مطاعم "Primanti Brothers" بتحديث عمليات المكاتب الداخلية باستخدام روبوت أتمتة العمليات الآلية (RPA).
اكتشف كيف تستخدم المنظمات النُهج التنبؤية، وأدوات عمليات التعدين، وتطبيق سير العمل المدعوم بالتقنية لتحقيق الابتكار القائم على البيانات.
تحديد فرص تحسين العمليات ببساطة من خلال توفير نماذج العمليات التي تلزم للمنظمات.