• إداري للغاية: تتفاوت التقديرات، لكن العديد من أخصائيي الموارد البشرية يمكن أن يقضوا ما يصل إلى 40% من ساعات عملهم (يؤدي الرابط إلى صفحة موجودة خارج ibm.com) في المهام الإدارية.¹ وهذا العمل المستهلك للوقت يصرفهم عن مهام ذات أولوية أعلى وأكثر إنتاجية والتي تساهم بشكل أكبر في قيمة المؤسسة. إن الاستعانة بمصادر خارجية لمهام الموارد البشرية التي تكون في معظمها إدارية توفر مساحة لأخصائيي الموارد البشرية للتركيز على التواصل والتفاعل المباشر مع الموظفين.
• موفر للتكاليف: يجب على المؤسسة أن تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لأية مهام ستكون أرخص بالنسبة لمزود خدمات خارجي دون التضحية بجودة الخدمة. وينبغي على المؤسسة أن تحدد التكلفة النسبية للوقت والموارد التي يستثمرها الموظف الداخلي لإنجاز مهمة معينة، وأن تقارنها بتكلفة الاستعانة بمصادر خارجية أو بالأتمتة.
• مؤتمت: من السهل أتمتة بعض عمليات الموارد البشرية بسهولة، مثل إدارة الاستحقاقات؛ بينما تتطلب عمليات أخرى، كتطوير المواهب، تفاعلاً بشريًا مباشرًا. ويعد تحديد الأنشطة التي توفر نفس جودة الرعاية المؤتمتة أو غير المؤتمتة وصفة جيدة لتحديد الأنشطة التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية لتقديمها.

يجب أن تحدد المؤسسات المهام التي يجب على فريق الموارد البشرية الداخلي إدارتها والمهام التي تتطلب الاستعانة بمصادر خارجية. وبشكل عام، هناك العديد من المهام الإدارية المتعلقة بوظيفة الموارد البشرية التي تفضل المؤسسة تكليف أطراف خارجية بتنفيذها.

• إدارة الاستحقاقات: هذه عملية إدارية جدًا وتنطوي على اتباع قواعد واضحة ومباشرة غالبًا. ويحتاج الموظفون إلى تقديم بعض المستندات والوثائق الثبوتية الخاصة بالتسجيل في برنامج استحقاقات الموظفين. وبالتالي، فهي خدمة مرغوب فيها بدرجة عالية، كنشاط يتم إسناده لجهات خارجية.
• التوظيف: يمكن للمؤسسات الجمع بين كل من أنشطة الإسناد إلى جهات خارجية وأنشطة والذكاء الاصطناعي في التوظيف لتقليل الوقت اللازم للتوظيف وزيادة معدلات النجاح. ومع ذلك، على المؤسسة أن تعطي الأولوية لتوسيع مجموعة المرشحين المحتملين في جميع أنشطة التوظيف. ويجب عليها توصيل أهدافهم إلى مزودي الخدمات المستعان بها من الخارج حتى يتمكن هؤلاء الشركاء من وضع أوصاف دقيقة للوظائف وإيجاد المرشحين المناسبين. وهذا من شأنه تمكين الموظفين الداخليين من تحديد أولويات المقابلات مع المرشحين الرئيسيين.
• تتبع مقدم الطلب: يمكن أن يكون لدى المؤسسات، خاصة الكبيرة منها، مئات أو آلاف الوظائف الشاغرة والمرشحين في مختلف مراحل عملية التوظيف. وليس بالضرورة أن تكون فرق الموارد البشرية الداخلية المَورد المناسب لتتبع ذلك الأمر. ومن الأفضل استخدام البرامج المؤتمتة أو الأطراف الخارجية لإدارة هذه العملية، وإشراك موظفي الموارد البشرية الداخليين عند الحاجة إلى إجراء مقابلة أو تقديم عرض وظيفي أو استكشاف المشكلات وحلها.
• تنفيذ دليل تعليمات الموظفين: تؤدي الاستعانة بمصادر خارجية لإعداد دليل تعليمات الموظفين وإصداره إلى إعفاء موظفي الموارد البشرية من نشاط يتطلب عددًا كبيرًا من الموظفين. ويمكن للفرق الداخلية وضع الخطوط العريضة والاستراتيجيات الخاصة بالدليل، ثم تقوم المصادر الخارجية بإدخال التفاصيل، وإرسالها مرة أخرى إلى الفريق الداخلي لإجراء التعديلات النهائية.
• التعامل مع كشف المرتبات والتعويضات: هذا نشاط مجهد للتأكد من دفع رواتب الموظفين في الوقت المحدد وبشكل صحيح. ويمكن أن تضمن الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة كشوف المرتبات امتثالاً أكبر وسرعة أكبر في إدارة الرواتب الأساسية مثل تقديم ضرائب الرواتب ومطالبات تعويض العمال.
• إعداد الموظفين الجدد: يمكن للمؤسسات الاستعانة بمصادر خارجية للعديد من عمليات إعداد الموظفين الجدد، مثل جمع معلومات الموظفين، وإعداد موارد الشركة وجمع آراء وملاحظات الموظف الجديد.
• إدارة الأداء: يشير هذا إلى إبلاغ الموظفين بالمسؤوليات والتوقعات الوظيفية ومساعدة الموظفين في تحقيق أهدافهم. وبينما يتولى فريق الموارد البشرية الداخلي مهمة تحديد التوجهات العامة، يمكن أيضًا للمصادر الخارجية تولى إدارة المسؤوليات اليومية.
• السلامة وإدارة المخاطر في مكان العمل: هذه مهام تتطلب عددًا كبيرًا من الموظفين، وضرورية ويمكن لشريك مستعان به من الخارج يتمتع بخبرة كبيرة التعامل معها بكل سهولة. ويمكن للشريك محل الثقة أن يتولى إدارة قضايا المخاطر مثل تعليمات السلامة والامتثال والالتزامات القانونية حتى يتمكن موظفو الموارد البشرية من التفرغ والتركيز على قضايا أخرى.

بعد النجاح في إسناد العديد من الأنشطة غير الأساسية إلى مصادر خارجية، يمكن لفرق الموارد البشرية أن تكرس اهتمامها لبعض الأمور المهمة الأخرى.

• استراتيجية استقطاب المواهب: بوجه عام، يجب أن يقضي المديرون التنفيذيون في قسم الموارد البشرية معظم وقتهم في وضع استراتيجية لاستقطاب المواهب. يشمل ذلك تحديد كيفية تقييم وضع الشركة، وما هي العملية الواجب اتباعها في التوظيف والتعيين، وكيفية الاستفادة من الموظفين في استقطاب مواهب جديدة من شبكات معارفهم. وكما هو الحال في العمليات الأخرى، يمكن للمنظمة فيما بعد الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام الإدارية.
• تحقيق أهداف التنوع والإنصاف والشمولية: يتمثل الهدف من الاستعانة بمصادر خارجية في إفساح المجال للمديرين التنفيذيين بقسم الموارد البشرية للتركيز على القرارات الصعبة. تحاول معظم المنظمات تحقيق أهداف التنوع والإنصاف والشمولية، التي تتطلب أساليب مبتكرة في التواصل المؤسسي، وعملية التوظيف، والاحتفاظ بالموظفين وغيرها من المجالات.
• تحسين تطوير التدريب: تحتاج المنظمات إلى تحسين برامجها التدريبية باستمرار لمواكبة الاتجاهات والتطورات الجديدة، خاصةً مع ظهور الذكاء الاصطناعي (AI). ومن خلال التركيز على إعداد برامج التدريب والتطوير، يمكن للمنظمة تعليم الموظفين مهارات جديدة أو تعزيز مهاراتهم الحالية لتلبية احتياجات العمل بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك، يساعد ذلك الموظفين في تعزيز مساراتهم المهنية، مما يؤدي بدوره إلى زيادة رضا الموظفين.
• تعزيز تنمية المواهب: يعد قضاء بعض الوقت مع الموظفين ومساعدتهم على إدارة خبراتهم وأعباء العمل بطريقة أفضل من الأنشطة الداخلية الرئيسية. وينبغي أن يركز أخصائيو الموارد البشرية على إنشاء هيكل مثالي لتطوير المواهب، مثل تعليم المهارات الشخصية ومساعدة الموظفين على فهم أفضل الممارسات لوظائفهم، مع إمكانية الاستعانة بمصادر خارجية لأداء بعض المهام.
• تحليل بيانات الموظفين: ترغب المؤسسات في إدارة بيانات الموظفين داخليًا لأسباب أمنية وللقيمة التي يمكن أن توفرها للأعمال بأكملها. ويعد فهم إحصائيات الكفاءة والإنتاجية—ومواطن ضعف أداء الموظفين—طريقة رائعة لتوضيح كيفية تحسين المؤسسة.