يمتد دور المشتريات إلى ما هو أبعد من أنشطة المعاملات. يسمح وجود استراتيجية مشتريات للمؤسسة بالتنقل في سلسلة توريد عالمية متزايدة التعقيد، والتكيف بسرعة مع تقلبات السوق، وتحقيق تحسين التكلفة والكفاءة التشغيلية والنمو.
من خلال تقييم المخاطر الكامنة في سلسلة التوريد وإدارتها بشكل استباقي، يمكن للمؤسسات حماية نفسها من الاضطرابات وتعزيز مرونة عملياتها. علاوة على ذلك، يعمل إطار عمل المشتريات المصمم جيدًا على تعزيز الابتكار والاستدامة. ويمكنها تعزيز الشراكات التعاونية مع الموردين ودمج الاعتبارات الأخلاقية والبيئية (الشراء الأخضر) في استراتيجية التوريد.
استراتيجية المشتريات ليست مجرد سلسلة من الخطوات للحصول على السلع والخدمات. يجب أن تكون خارطة طريق استراتيجية تتماشى عند تصميمها وتنفيذها بفعالية مع رسالة المؤسسة وتساهم بشكل كبير في نجاحها.
استراتيجية المشتريات هي خطة منظمة تضعها المؤسسة لتوجيه عملية الشراء بطريقة تتماشى مع احتياجات أعمالها. الهدف من استراتيجية المشتريات هو ضمان الحصول على السلع أو الخدمات الضرورية لعمليات المؤسسة بكفاءة وبتكلفة منخفضة مع تحقيق الاستدامة. وينبغي أن تحدد الاستراتيجية وتقدم توجيهات محددة لتنفيذ خطوات عملية الشراء، التي كثيرًا ما تشمل ما يلي:
يمكن أن تختلف الاستراتيجية المستخدمة لتوجيه هذه الخطوات من مؤسسة لأخرى، اعتمادًا على مجال عملها واحتياجاتها. ومن الأمثلة على الأهداف المشتركة بين العديد من استراتيجيات المشتريات القضاء على الإنفاق المستقل وزيادة كفاءة التسليم وتقليل الأخطاء والامتثال للوائح المعمول بها. كما أن بناء علاقات قوية مع الموردين لتشجيع العقود والخدمات المواتية هو هدف مشترك أيضاً.
هناك حاجة إلى تحقيق التوازن بين المواهب والتكنولوجيا والامتثال والأخلاقيات والاستدامة لمواءمة أنشطة المشتريات مع أهداف الشركة. يجب أن تكون استراتيجية المشتريات الفعالة منفتحة على الأساليب الجديدة وتشجع الأفكار التي تحقق القيمة والكفاءة والتحسين المستمر للعمليات في المؤسسة. يتيح ذلك اتباع نهج فعّال وقابل للتكيف مع المصادر التي تخلق القيمة وتقلل من المخاطر.
توفر إستراتيجية المشتريات خارطة طريق يتبعها مديري المشتريات عند تنفيذها بأهداف واضحة، حيث ستحدد غرضهم ومسؤولياتهم وأهدافهم والدور الحساس الذي يلعبونه في نجاح المؤسسة بشكل عام.
تتضمن الخطوات الرئيسية لتطوير استراتيجية مشتريات فعالة ما يلي:
تقييم كفاءة الإطار الحالي لإستراتيجية المشتريات وفعاليته (إن وجد) وتحديد إذا ما كان يلبي الاحتياجات الحالية والمستقبلية. إجراء تحليل للإنفاق، وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص المتاحة. تقييم عناصر تكاليف المشتريات وتصنيفها، بدءًا من التكاليف المباشرة - مثل تكاليف السلع والخدمات - إلى التكاليف غير المباشرة - مثل النفقات الإدارية والعامة. فحص التكاليف المتعلقة بموردين محددين ومتغيرات التكلفة واتجاهاتها والتكلفة الكلية لعملية المشتريات لفهم ما يتم إنفاقه وأين يتم إنفاقه بشكل واضح.
ترغب الشركات دومًا في تحسين المخرجات النهائية؛ لكن كيف يمكن ذلك على وجه التحديد؟ من خلال فهم احتياجات المؤسسة وكيف تتواءم مع استراتيجية العمل الشاملة والخطة طويلة الأجل، سواء كانت زيادة المبيعات أو إدارة التدفق النقدي أو أطرًا زمنية أقصر أو التنبؤ المحسَّن أو إدارة الجودة أو الاستدامة. تضمن استراتيجية الشراء التي تتكامل مع هذه الاحتياجات أن عملية الشراء سوف تساهم بشكل مباشر في ربحية المؤسسة ونجاحها.
تحديد الإدارات الداخلية والموردين وجميع من قد يتأثرون بالخطة والتعاون معهم. قد لا يوافق البعض على التغييرات المقترحة. جمع رؤى متنوعة وفهم الاحتياجات وإدارة التوقعات. تعد مشاركة الأطراف المعنية أمرًا أساسيًا لضمان التخطيط الجيد للاستراتيجية ودعمها في جميع أنحاء المؤسسة.
تحديد أهداف محددة قابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (أهداف ذكية) لوظيفة المشتريات. يجب أن تدعم هذه الأهداف بشكل مباشر أهداف العمل الشاملة وتوفر إطار عمل واضح لاستراتيجية المشتريات. فعلى سبيل المثال، إذا كان التوفير في التكاليف هدفًا، فقد يكون هدف المشتريات المقابل هو تحقيق مستوى من خفض التكاليف. قد تتمثل الأهداف الإضافية في إدارة المخاطر والتخفيف من حدتها وإدارة العلاقات مع الموردين واعتبارات الاستدامة.
وضع سياسات وإجراءات ونماذج تشغيل واضحة للمشتريات والاتفاق عليها بما يتماشى مع الأهداف المؤسسية. يُعد هذا الوقت المناسب لتقييم العمليات الحالية وتعديلها بما يتناسب مع النهج الجديد. وينبغي تحديد مهام مثل معايير اختيار الموردين وإدارة العقود ومبادرات الامتثال تحديدًا واضحًا. وتوصيل الفرص التي تجلبها هذه التغييرات وشرح فوائدها للأطراف المعنية. كن مرنًا. السياسات هي مبادئ توجيهية لفريق المشتريات، ما يضمن الاتساق والالتزام بالمعايير الأخلاقية.
استكشف الأدوات والتقنيات التي ستدعم نجاح الإستراتيجية الجديدة. لم تعد المشتريات عملية تناظرية؛ حيث تتم نسبة كبيرة منها عبر الإنترنت (الشراء الإلكتروني). تربط برامج ”من الشراء إلى الدفع“ (P2P) ممارسات الشراء بالحسابات المستحقة الدفع ويمكنها تبسيط خطوات مثل إدارة التوريد وأوامر الشراء وإصدار الفواتير. تتضمن برامج المشتريات الإضافية أدوات تحليلات الإنفاق وبرامج إدارة علاقات الموردين (SRM). وتزيد هذه الوسائل من الدقة والإنتاجية وتتبع عمليات الشراء وتوفر رؤية للبيانات التي تُنير عملية اتخاذ القرار وتقلل من المخاطر وعدم الكفاءة والتأخيرات التي تستغرق وقتًا طويلاً.
وضع استراتيجية شاملة للمشتريات بناءً على الرؤى التي تم جمعها في الخطوات السابقة. يتضمن ذلك إنشاء بيان استراتيجية، يحدد النهج المتبع في المشتريات، بما في ذلك إدارة الموردين وتخفيف المخاطر وتحسين التكلفة. يجب أن تكون الاستراتيجية مرنة بما يكفي للتكيف مع ظروف السوق المتغيرة والاحتياجات التنظيمية.
وضع مؤشرات الأداء الرئيسية التي سيتم استخدامها لقياس نجاح إستراتيجية المشتريات. يجب أن تتوافق هذه المقاييس مع أهداف العمل المحددة وتوفر معايير قابلة للقياس الكمي لتقييم الأداء. تشمل معايير النجاح الشائعة الحد من الأخطاء والاستفادة من فرص التوفير وتحسين تقييمات أداء الموردين وسير العمل وأوقات دورات الشراء والامتثال.
تنفيذ استراتيجية المشتريات بطريقة مرحلية ومنسقة بشكل جيد، ونشر السياسات والإجراءات والتقنيات المحددة. توفير التدريب اللازم لضمان نجاح المشتريات.
قياس أداء الاستراتيجية بانتظام مقابل مقاييس النجاح المحددة. تحديد ما إذا كانت تعمل على تعزيز التغيير وتحسين الأداء العام للمؤسسة أم لا. الاستفادة من البيانات والرؤى لتحليل النتائج وتحديد مجالات التحسين وتحسين استراتيجية المشتريات وفقًا لذلك. المراقبة والتكيف باستمرار لضمان بقاء الاستراتيجية مستجيبة لديناميكيات السوق المتغيرة وأهداف العمل المتطورة والفرص أو التحديات الناشئة.
يمكن للمؤسسات تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف من خلال تنفيذ فرص التوريد والشراء الإستراتيجي. إلى جانب ذلك، تعمل استراتيجية المشتريات الفعالة على تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال تبسيط العمليات وإدخال تقنيات الأتمتة. ويتسبب هذا في تقليل المهام الإدارية ودورات مشتريات أسرع.
تخفف إستراتيجية المشتريات الناجحة أيضًا من المخاطر الكامنة في سلسلة التوريد. يمكن للمؤسسات أن تحمي نفسها من الاضطرابات وتضمن المرونة والاستمرارية باستخدام ممارسات تقييم المخاطر وإدارتها. ويمكن للإستراتيجية أيضًا أن تعزز تحسين العلاقات مع الموردين والتعاون والابتكار. وتُمكِّن هذه المزايا مجتمعةً المؤسسات من التعامل مع تعقيدات الأعمال الحديثة بمرونة وسرعة وميزة تنافسية.
من خلال التنقل بشكل منهجي عبر هذه الخطوات، يمكن للمؤسسات وضع استراتيجية مشتريات تلبي الاحتياجات الفورية ويمكن أن تتطور للمساهمة في تحقيق النجاح المستدام للمؤسسة.
يتعاون مستشارو المشتريات في IBM مع العملاء لإنشاء مسارات عمل ذكية تجمع بين خبرة فريق المشتريات الخاص بك والتقنيات المتسارعة مثل الذكاء الاصطناعي والأتمتة ومصادر البيانات الداخلية والخارجية - كل ذلك يتم تمكينه على البيئة السحابية الهجينة الخاصة بك. من خلال بناء مهام سير عمل مشتريات أكثر ذكاء من البداية إلى النهاية، نساعد الشركات على تعزيز قدرات الموظفين من خلال رؤى قوية للقيام بعمل ذي قيمة أعلى وتحويل مبادرات استراتيجية التوريد والمشتريات.