تتضمن أنظمة أتمتة عمليات الموارد البشرية الشهيرة وظائف لتتبع المتقدمين إلى الوظائف وإدارة الأداء والحضور وكشوف المرتبات، بالإضافة إلى بوابات الخدمة الذاتية للموظفين. ومع ذلك، يمكن لتطورات الذكاء الاصطناعي أن تعزز إمكانات أدوات الموارد البشرية. من بين الأمثلة على أتمتة عمليات الموارد البشرية ما يلي:
إدارة المزايا والتسجيل الذاتي
يمكن أن تشكل إدارة مزايا الموظفين وأهليتهم، بما في ذلك التأمين الطبي والمعاش التقاعدي والتقاعد والإجازة مدفوعة الأجر، عبئًا إداريًا ضخمًا على فرق الموارد البشرية. يمكن لأدوات إدارة المزايا تجميع بيانات مزايا الموظفين في منصة واحدة لتوفير الرؤية للجميع. إن السماح للموظفين بالوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها يقلل من الجهد الإداري للموارد البشرية. يمكن للشركات استخدام البيانات المجمعة بواسطة هذه الأدوات لإدارة الإنفاق على المزايا والميزانيات الخاصة بها بشكل أفضل في المستقبل. حتى أن بعض الأدوات تقدم تحليلات الرعاية الصحية لمساعدة أصحاب العمل على اتخاذ القرارات وضمان الامتثال للوائح التنظيمية مثل Affordable Care Act (قانون الرعاية بأسعار معقولة).
بوابات الخدمة الذاتية للموظفين هي مواقع أو بوابات مركزية عبر الإنترنت يمكن من خلالها للأطراف المعنية من الموظفين الوصول إلى المعلومات وإجراء المعاملات. تُمكّن بوابات الخدمة الذاتية الموظفين من الوصول إلى المعلومات الشخصية وتحديثها، واستعراض قسائم الرواتب، وطلب إجازات، والوصول إلى سياسات الموارد البشرية ومواردها—ما يوفر وقت موظفي الموارد البشرية الإداري. وفقًا لشركة Forbes، «أصبحت بوابات الخدمة الذاتية شائعة بشكل متزايد في عدد من المجالات، بدءًا من خدمة العملاء إلى الرعاية الصحية وغير ذلك الكثير. وقد أدت بوابات الخدمة الذاتية أيضًا دورًا بارزًا في مكان العمل، على الرغم من أن العديد من الشركات لم تتبنَّ هذه التقنية بعد».3 تُعد بوابات الخدمة الذاتية إحدى الطرق للاستجابة إلى طلبات الموظفين لتسهيل الوصول وتعزيز الشفافية.
البحث عن المرشحين للوظائف وتوظيفهم
الشكوى الشائعة من عملية التوظيف هي أنها بطيئة. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي على تسريع الوتيرة من خلال مساعدة المديرين على التركيز على كل موظف محتمل تلقائيًا، وهذا يتيح لهم تلقي إشعارات، على سبيل المثال، عندما يتقدم مرشح ما لشغل وظيفة شاغرة.
يمكن لنظام تتبع مقدم الطلب على مستوى المؤسسة أن يساعد في كل جزء من عملية التوظيف. بدءًا من مساعدة أصحاب العمل على الإعلان عن الوظائف الشاغرة، وجمع السير الذاتية، وإنشاء قائمة مختصرة بالمرشحين للوظائف، وجدولة المقابلات مع المرشحين المختارين، وإدارة عملية المقابلة، وتقديم العروض للمرشحين المختارين.
في كل خطوة من خطوات عملية التوظيف، بدءًا من التوظيف إلى الإعداد، يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدة المديرين على توفير الوقت وتحسين إمكانية الوصول إلى أفضل المواهب. على سبيل المثال، يمكن للمديرين استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي لإنشاء رسائل مخصصة لتُرسل تلقائيًا إلى كل مرشح. قد تعزز هذه الرسائل التفاعل وتمضي بالمرشحين في عملية التوظيف.
يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا المؤسسات على شغل الوظائف قصيرة الأجل والمؤقتة بسرعة. باستخدام إمكانات معالجة اللغة الطبيعية، يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة بالموارد البشرية أتمتة مهام الشراء اليدوية، ما يوفر الوقت. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي المديرين على تجميع المتطلبات من أصحاب المصلحة. ثم العمل ضمن نظام إدارة البائعين (VMS) لفتح طلب مع المورّدين للعثور على المتعاقدين المحتملين وجدولة المقابلات مع مديري التوظيف.
إدارة الامتثال
يمكن للشركات التأكد من أنها تعمل وفقًا للوائح المحلية والولائية والفيدرالية والدولية. قد يعني هذا الامتثال أي شيء بدءًا من دفع الضرائب في الوقت المحدد، والالتزام بقوانين ولوائح العمل، ومدى السلامة في مكان العمل، ووصولاً إلى ضمان بقاء أي تراخيص وتصاريح وشهادات محدثة.
عند انتهاء الآجال المحددة أو حلول تواريخ انتهاء الصلاحية، يمكن للشركات اتخاذ إجراءات فورية. وبمجرد أن تبدأ الشركات في عمليات التحول الرقمي وتصبح أكثر اعتمادًا على المجالات الغامضة قانونيًا مثل الذكاء الاصطناعي، والحوسبة السحابية، والجيل الخامس، وإنترنت الأشياء (IoT)، فستظهر لوائح وقضايا امتثال جديدة. تؤدي أتمتة عملية التحقق من الامتثال كلما أمكن ذلك إلى تخفيف أحمال التشغيل الإدارية عن فريق الموارد البشرية وتقليل الأخطاء البشرية بشكل كبير. لا تعمل هذه الأتمتة على تسهيل سير عمل الموارد البشرية فحسب، بل إنها تُمكن أقسام الموارد البشرية أيضًا من تتبع البيانات وتحليلها من أجل تحسينها.
إعداد الموظفين
يتطلب إعداد الموظفين الجدد إرسال المستندات الموقعة واستلامها، ومنح الوصول إلى البرامج، وتقديم طلبات الأجهزة، وإرسال المستندات الضريبية، وإعداد الأدوات. وتعريف الموظفين الجدد بفريقهم ومنحهم كل ما يحتاجون إليه لبدء دورهم الجديد بثقة. يمكن أن يتولى نظام أتمتة إعداد الموظفين إعداد الوصول إلى موارد تكنولوجيا المعلومات وسير العمل للإشعارات التلقائية، أو على سبيل المثال، إشعارات الدفع والموافقة. ويمكنه جمع النماذج الموقعة إلكترونيًا وإنشاء مستندات PDF الرسمية. يمكنه توفير الأجهزة للموظفين من دون انتظار دعم تكنولوجيا المعلومات وضمان التسجيل السلس في خطط المزايا.
يمكن للذكاء الاصطناعي أن يجعل عملية جمع المعلومات أكثر سلاسة وتخصيصًا. يمكن لروبوتات المحادثة المدعومة بالذكاء الاصطناعي إرشاد الموظفين الجدد في أثناء عملية التأهيل والإجابة عن الأسئلة وتقديم المعلومات وإرسال تذكيرات بالمستندات الرئيسية—ما يقلل من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ويعزز تجارب التوظيف الجديدة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد أتمتة عمليات الموارد البشرية في عملية إنهاء التوظيف عن طريق إلغاء إمكانية الوصول إلى تقنية المعلومات تلقائيًا وجدولة مقابلات إنهاء خدمة الموظفين.
دعم الموارد البشرية أو مكاتب الخدمة
تُعد الاستجابة لاحتياجات الموظفين أمرًا أساسيًا لتعزيز التفاعل والإنتاجية. لكن التنقل عبر سياسات الشركة المعقدة وعمليات دعم الموارد البشرية وتقنية المعلومات يمكن أن يترك الموظفين في بعض الأحيان يعانون من أجل العثور على إجابات—ما يتسبب في الإحباط وإضاعة الوقت. يمكن أن تساعد روبوتات المحادثة للموارد البشرية المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تمكين الموظفين من خلال تقديم الإجابات السريعة ودعم الخدمة الذاتية.
يمكن لروبوت المحادثة للموارد البشرية الذي يستخدم معالجة اللغة الطبيعية والتعلم الآلي فهم الإجراءات والتعريف بها وحتى أتمتتها لدعم المرشحين والموظفين. على سبيل المثال، يمكن لروبوت الموارد البشرية الذكي الإجابة عن الأسئلة الشائعة واقتراح مصادر للتعلم ومساعدة الموظفين في عملية طلب الإجازات أو التحقق من أرصدة إجازاتهم المتبقية. كما يمكن لمنصات روبوت المحادثة إرسال تذكيرات وإجراء استطلاعات وجمع التعليقات لتعزيز تجارب الموظفين.
إدارة الأداء
من خلال جمع بيانات الأفراد والفرق والمؤسسات الإنتاجية، يمكن لأداة إدارة الأداء عندئذٍ تقديم هذه البيانات في قوالب سهلة المراجعة في موقع مركزي. توفر هذه البيانات لأقسام الموارد البشرية والمديرين معارف بشأن أحمال التشغيل لدى الموظفين وتمكنهم من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد وتكليف الموظفين الذين يشرفون عليهم وتدريبهم ودعمهم وترقيتهم.
التعلم والتطوير المهني
عندما تُأهل أقسام الموارد البشرية موظفًا جديدًا أو تنشر سياسة جديدة للشركة أو تبدأ في تدريب للحفاظ على امتثال الموظفين للوائح، يمكن أن تساعد أنظمة إدارة التعلم على ذلك. تعمل منصات برامج الأتمتة هذه على أتمتة تقديم الدورات على الإنترنت وتتبع مدى تقدم الموظفين.
يمكن للذكاء الاصطناعي التوصية بنماذج تدريب مخصصة. من خلال تحليل البيانات الخاصة بكل موظف، مثل مهاراتهم وتفضيلاتهم، يمكن للذكاء الاصطناعي تخصيص التدريب وفقًا للأهداف الشخصية. الذكاء الاصطناعي لديه أيضًا القدرة على مساعدة مديري الموارد البشرية على تحديد المواهب الخفية أو تحديد الموظفين الجاهزين للترقية.
تتبع الوقت والحضور
تتعقب بعض أدوات أتمتة عمليات الموارد البشرية وقت الموظفين ونسبة حضورهم لمساعدة الشركات على العمل بكامل طاقتها والتأكد من أن لديها موارد بشرية كافية للاستفادة من فرص النمو. إذا كانت فرق الموارد البشرية في الماضي قد أدخلت الإجازات مدفوعة الأجر ونسبة الحضور في جداول البيانات يدويًا، فإن برنامج تتبع الحضور الجديد يُمكن فرق الموارد البشرية من مراجعة سجلات العمل والموافقة عليها وعلى طلبات الإجازة أو العطلات. ويمكنهم الآن التحقق من الإجازات مدفوعة الأجر المتاحة بسرعة، وإخطار أعضاء الفريق عندما يكون زميلهم في إجازة، وتحليل فترات إجازة الموظفين للمساعدة على تجنب الإرهاق.