¿Qué es una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo son el factor de impulso detrás de la estrategia de mantenimiento de cualquier organización. Cuando un gerente envía una solicitud de mantenimiento, la entidad que la recibe crea un documento formal en papel o digital. Esa solicitud incluye todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describe un proceso para completarlas. Este documento se llama orden de trabajo, y también puede incluir información sobre:

• La empresa que gestiona el pedido
• La ubicación del trabajo
  
• Cualquier requisito de habilidades, herramientas o materiales
• La parte que autoriza
• El técnico o proveedor de servicios asignado a la tarea
• Costo estimado de finalización
• Estimaciones de precios de materiales y mano de obra
• Fecha prevista de finalización
• Fecha real de finalización
• Nivel de prioridad

El objetivo principal de una orden de trabajo es mantener a todas las partes dentro de la operación de mantenimiento al tanto del flujo de trabajo. Cuando se utilizan de manera eficaz, las órdenes de trabajo ayudan a una organización a organizar, comunicar y realizar un seguimiento eficiente del trabajo de mantenimiento dentro de un departamento u organización.

Es probable que una organización necesite varios tipos de órdenes de trabajo para ejecutar operaciones de mantenimiento. Dependiendo del tamaño de la organización y la industria en la que opera, algunos tipos de órdenes de trabajo pueden ser más frecuentes que otros. Una planta que fabrica productos químicos peligrosos, por ejemplo, encontrará muchas más órdenes de trabajo de seguridad que, digamos, un complejo de departamentos. Sin embargo, es importante comprender los ocho tipos principales de órdenes de trabajo que manejará una organización.

1. Orden de trabajo de mantenimiento correctivo
2. Orden de trabajo eléctrico
3. Orden de trabajo de emergencia
4. Orden de trabajo general
5. Orden de trabajo de inspección
6. Orden de trabajo de mantenimiento preventivo
7. Orden de trabajo de seguridad
8. Orden de trabajo de proyecto especial

• Orden de trabajo de mantenimiento correctivo: como sugiere el nombre, las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo ayudan a una organización a corregir problemas con una evaluación de un técnico, quien encuentra problemas durante una inspección u otro tipo de orden de trabajo. Por lo general, estas órdenes de trabajo implican reparar o reemplazar equipamiento o piezas de equipamiento. Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo difieren de las órdenes de trabajo de emergencia, en cuyo caso el equipamiento o activo ya ha fallado.

• Orden de trabajo eléctrico: una orden de trabajo eléctrico es una orden de trabajo para reparar o instalar equipos eléctricos, como iluminación, fuentes de alimentación y cableado.

• Orden de trabajo de emergencia: una organización emite una orden de trabajo de emergencia cuando un activo o equipo crítico ha fallado, y está causando problemas de producción o seguridad. También conocidas como órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo, las órdenes de trabajo de emergencia requieren una actuación inmediata y, por tanto, reciben la máxima prioridad.

• Orden de trabajo general: una orden de trabajo general es una orden de trabajo que se utiliza para una amplia gama de servicios no urgentes que no encajan en una categoría más específica, incluyendo solicitudes más comunes como el control de plagas de rutina o servicios de pintura.

• Orden de trabajo de inspección: las organizaciones utilizan órdenes de trabajo de inspección cuando desean inspeccionar los activos de la organización. Como parte de programas de mantenimiento recurrente o predictivo, una organización ordena una prueba (o una serie de pruebas) para evaluar el rendimiento de los activos con el objetivo de identificar proactivamente anomalías, riesgos y otros problemas de funcionalidad.

• Orden de trabajo de mantenimiento preventivo: una orden de trabajo de mantenimiento preventivo permite a una organización programar tareas de mantenimiento rutinario para mantener sus activos funcionando de manera óptima y ampliar el ciclo de vida de su equipamiento. Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo también ayudan a las organizaciones a disminuir el tiempo de inactividad del equipamiento, mantener el cumplimiento normativo y reducir los gastos asociados con las reparaciones mayores.

• Orden de trabajo de seguridad: a diferencia de otros tipos de órdenes de trabajo, existen órdenes de trabajo de seguridad exclusivamente para proteger a las personas de daños o riesgos. Las órdenes de trabajo de seguridad implican reparaciones que previenen de lesiones al personal, incluidos problemas como derrames de líquidos/productos químicos y obstrucciones físicas por daños materiales.

• Orden de trabajo especial del proyecto: las órdenes de trabajo especiales del proyecto se centran en actualizaciones y mejoras. Estas órdenes de trabajo permiten a las organizaciones instalar nuevos activos que ayudan a modernizar equipamiento/instalaciones, aumentar la productividad y agilizar los procesos existentes.

El flujo de trabajo de gestión de órdenes de trabajo describe cómo una orden de trabajo se mueve a través del proceso de mantenimiento en una organización determinada, comenzando con la identificación de tareas de mantenimiento y concluyendo con el análisis posterior a la finalización.

En la primera fase del ciclo de vida, una persona u organización identifica la tarea que debe completar el personal de mantenimiento. También identificarán si las tareas de mantenimiento califican como mantenimiento planificado. Donde los trabajos son fácilmente identificables con anticipación, o mantenimiento no planificado, donde el alcance y los detalles del trabajo requieren una evaluación inicial.

Una vez identificados los problemas de mantenimiento, un gerente detalla los datos en un formulario de solicitud de orden de trabajo y envía el formulario al departamento de mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir de cualquier número de circunstancias, desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías de mantenimiento preventivo.

El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. El departamento revisa los detalles de la solicitud de trabajo para determinar si puede completar el trabajo y luego determina las necesidades de personal y recursos. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.

Una vez que el equipo de mantenimiento o el supervisor aprueban la solicitud de trabajo y asignan los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crean una orden de trabajo. La orden de trabajo incluye todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y la fecha límite de finalización. El mantenimiento también debe decidir cómo priorizará la nueva orden de trabajo dentro del flujo de trabajo general.

En esta fase, el equipo o supervisor asigna los trabajos a un técnico de mantenimiento calificado que completará la lista de verificación de tareas en el cronograma propuesto. Si la organización utiliza un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), el trabajo se asigna automáticamente a un técnico.

Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que se completen todas las tareas. Los técnicos deben detallar la cantidad de tiempo que dedicaron a cada tarea, los materiales/equipamiento que utilizaron, las imágenes de su trabajo y cualquier nota u observación sobre el trabajo. Es posible que un gerente no necesite firmar la orden de trabajo completa y proporcionar orientación sobre los siguientes pasos.

La revisión de órdenes de trabajo completas puede proporcionar insights valiosos sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben analizarlas continuamente para identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo. El análisis posterior a la finalización también ayuda a los equipos de mantenimiento a identificar cualquier tarea que omitieron o que necesitan revisar.

La forma en que una organización gestiona las órdenes de trabajo depende de varios factores, incluidos el tamaño, la industria, el personal, los recursos financieros, los requisitos de mantenimiento de las instalaciones y el enfoque general de la gestión de activos. No obstante, existen algunas prácticas recomendadas que ayudan a optimizar el proceso de gestión de órdenes de trabajo, independientemente del entorno.

1. Establezca metas y decida cómo medirá el éxito. Para saber si el proceso de órdenes de trabajo funciona de manera óptima para su negocio, debe establecer objetivos departamentales. Y decida las métricas que utilizará para medir su progreso hacia esos objetivos. También es vital comprender sus KPI, para que el departamento sepa qué elementos del proceso deben cuantificarse.
2. Estandarice el proceso de órdenes de trabajo. El proceso de enviar una solicitud de trabajo, generar nuevas órdenes de trabajo y cerrar órdenes de trabajo existentes debe ser el mismo para todos. Desarrolle una plantilla de orden de trabajo para garantizar que el formato y los componentes sean coherentes en toda la organización. También asegúrese de definir claramente las funciones y responsabilidades para que todas las partes sepan quién es responsable de cada paso del proceso.
3. Sea proactivo. Aunque es imposible prever todos los problemas de mantenimiento y las averías del equipamiento, es importante ser proactivo en los elementos del proceso de mantenimiento que se pueden controlar. Cree y cumpla un cronograma de mantenimiento preventivo de los activos. Utilice herramientas de monitoreo remoto para configurar activadores automáticos que creen y hagan un seguimiento de las solicitudes de trabajo en un horario predeterminado. El mantenimiento proactivo es casi siempre más económico que el mantenimiento reactivo o de emergencia; tomar medidas preventivas para mantener los activos en óptimas condiciones ayuda a su organización a alcanzar la eficiencia óptima.
4. Utilice CMMS o software de gestión de activos empresariales (EAM). La forma más fácil y eficiente de gestionar las órdenes de trabajo es utilizar un sistema EAM o un software CMMS. Ambos ofrecen una solución de software de gestión de mantenimiento de alta tecnología que automatiza su proceso de órdenes de trabajo, gestiona facturas y fechas de vencimiento, y reduce el backlog y los errores humanos.

A medida que una organización crece, puede resultar insostenible depender de sistemas de órdenes de trabajo en papel o incluso de hojas de cálculo para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Las organizaciones más grandes y aquellas con necesidades más complejas pueden invertir en software de gestión de órdenes de trabajo, como CMMS o sistemas EAM.

Además de la creación y el seguimiento básicos de órdenes de trabajo, los sistemas EAM y los CMMS utilizan aplicaciones móviles y tecnologías basadas en la nube. Estas tecnologías ayudan a los equipos de mantenimiento a planificar el mantenimiento preventivo, analizar trabajos completados, visualizar e informar datos y optimizar la gestión de inventario.

La integración de un sistema de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar a una organización a:

Un CMMS o EAM de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará solicitudes de servicio y órdenes de trabajo automáticamente, lo cual elimina las tareas excesivas de planificación de tareas para gerentes de mantenimiento y supervisores. El uso de un sistema digital de gestión de órdenes de trabajo también permite a la organización almacenar grandes cantidades de datos electrónicamente, lo que reduce los gastos asociados con el almacenamiento de papel.

Con todos los datos de las órdenes de trabajo en una ubicación centralizada, todos los miembros del equipo de gestión pueden realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el flujo de trabajo. Las plataformas de CMMS/EAM con software de acompañamiento para dispositivos móviles llevan el acceso un paso más allá, al utilizar notificaciones push y permitir a los miembros del equipo ver y editar tareas en tiempo real.

El software de gestión de órdenes de trabajo permite a una organización agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo de acuerdo con sus necesidades específicas. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, y visualizar datos de tendencias que ayudan a optimizar la gestión de activos y pronosticar el mantenimiento preventivo.