¿Qué es CMMS?

Las plataformas de CMMS modernas funcionan como un hub central, ayudando a las empresas a utilizar nuevas tecnologías como IA, machine learning (ML) y el Internet de las cosas (IoT) para realizar el seguimiento y gestionar sus operaciones de mantenimiento.

Un CMMS está estrechamente relacionado con la gestión de activos empresariales (EAM), otro software de gestión de activos que es más amplio y completo que las herramientas de CMMS. Las soluciones de EAM se utilizan a lo largo del ciclo de vida de un activo, desde las adquisiciones hasta la eliminación. Consideran otros factores además del rendimiento y el estado de los activos, como la ubicación, el presupuesto y la gestión de la mano de obra.

Aunque los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento existen desde la década de 1960, las plataformas actuales se remontan a principios de la década de 2000, con el auge de las redes y el Internet moderno.

Antes de la adopción del software de CMMS, los gerentes de mantenimiento confiaban en herramientas manuales como hojas de cálculo y listas de verificación para la planificación del mantenimiento. Pero a medida que los avances tecnológicos hicieron los activos más complejos, estos métodos produjeron demasiadas ineficiencias. Las plataformas de CMMS altamente autónomas que existen hoy en día pueden completar tareas sofisticadas por sí mismas (por ejemplo, predecir cuándo fallará un activo y tomar medidas para evitarlo).

El mercado mundial de CMMS moderno es saludable y crece rápidamente. Un informe reciente lo estimó en 1.29 mil millones de dólares en 2024 y proyectó que crecería a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 11 % en los próximos 5 años.¹

Las soluciones modernas de sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS) son soluciones empresariales centralizadas y basadas en datos que optimizan y automatizan una amplia gama de tareas de mantenimiento. Al conectar un CMMS con EAM y herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP), las plataformas de CMMS proporcionan a los gerentes de mantenimiento una visión unificada de cada activo de su cartera. A continuación, se describen con más detalle las capacidades que sustentan el rendimiento de CMMS:

• Gestión de órdenes de trabajo: el software de CMMS automatiza la gestión de órdenes de trabajo, desde la solicitud inicial de mantenimiento hasta la asignación de un técnico y hasta su finalización. El CMMS realiza un seguimiento de las tareas de mantenimiento de cada activo. Este proceso puede garantizar que las organizaciones tengan un historial de mantenimiento detallado para sus activos que cumpla con las garantías y auditorías pertinentes.

• Gestión de inventario: un CMMS ayuda a los gerentes de adquisiciones a realizar un seguimiento de las piezas de repuesto y las herramientas manteniendo registros detallados y reordenando automáticamente los artículos que están agotados. La gestión automatizada del inventario ayuda a los gerentes a aumentar el ahorro de costos al reducir la escasez de piezas, optimizar los niveles de existencias y reducir la probabilidad de error humano.

• Programación del mantenimiento preventivo: las plataformas de CMMS ayudan a los equipos de mantenimiento a alejarse del mantenimiento reactivo, un enfoque de mantenimiento en el que los componentes solo se reparan o sustituyen cuando se averían. Las herramientas modernas de CMMS permiten el mantenimiento preventivo emitiendo automáticamente órdenes de trabajo basadas en datos de mantenimiento en tiempo real sobre un activo. Se ha demostrado que esta práctica prolonga la vida útil de los activos y reduce la probabilidad de averías.

• Visualización de datos: los sistemas avanzados de software de CMMS están equipados con paneles que visualizan métricas clave de rendimiento (KPI) para cada activo en la cartera de un administrador. Estos sistemas integrales permiten a los gerentes de las instalaciones seguir métricas clave como el tiempo de actividad y de inactividad y el desgaste en tiempo real, para optimizar las operaciones y reducir ineficiencias.

Organizaciones de todos los tamaños confían en el sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) para resolver sus problemas comerciales más molestos. Desde la automatización de procesos hasta el aumento del tiempo de actividad, la reducción de los costos de mantenimiento y la mejora de las operaciones comerciales, aquí hay un vistazo a los principales beneficios empresariales del CMMS.

El CMMS ayuda a las organizaciones a garantizar que los pequeños problemas de mantenimiento no se conviertan en problemas mayores que podrían causar fallas inesperadas en el equipamiento y tiempo de inactividad.

A través de la recopilación y el análisis de datos en tiempo real recopilados por sensores de IoT, un CMMS ayuda a las instalaciones y a los gerentes de activos a monitorear el rendimiento de los activos y detectar y reparar problemas antes de que causen averías.

Un CMMS ayuda a los gerentes de las instalaciones a cosechar los beneficios del mantenimiento predictivo, un método moderno y proactivo de mantenimiento de activos que evalúa continuamente la condición de los activos en tiempo real. El mantenimiento predictivo permite a los gerentes de las instalaciones pronosticar las condiciones de mantenimiento para que las reparaciones se puedan realizar cuando un activo no se esté ejecutando.

El mantenimiento predictivo mejora la capacidad de una organización para mantener sus activos más valiosos de una manera que no interrumpa sus prácticas de actividad principal y prolongue los ciclos de vida de los activos.

La evolución del mantenimiento reactivo al proactivo e incluso predictivo ayuda a los equipos de mantenimiento a reducir el costo general del mantenimiento de los activos, manteniendo los mismos niveles de rendimiento y productividad.

El CMMS amplía los ciclos de vida de los activos y hace que la planificación del inventario sea más eficiente, automatizando los nuevos pedidos para evitar costosos reemplazos de última hora y la gestión del inventario innecesario.

Un CMMS sólido y bien planificado puede transformar las operaciones de mantenimiento empresarial de manuales y reactivas a automatizadas y proactivas. Al aprovechar los datos de mantenimiento en tiempo real, los gerentes de las instalaciones pueden tomar decisiones más informadas, optimizar las estrategias y automatizar tareas ineficientes y que consumen mucho tiempo.

La integración de un CMMS con ERP y EAM mejora aún más sus capacidades, combinando información específica de activos con datos más amplios relacionados con el presupuesto y los objetivos operativos. 

Gracias a la automatización, el CMMS acorta drásticamente los flujos de trabajo de mantenimiento y reduce las ineficiencias en los procesos de mantenimiento complejos y sofisticados.

Al centralizar las tareas en un hub fácil de usar, el CMMS puede gestionar diversas tareas. Puede rastrear órdenes de trabajo, enviar notificaciones a gerentes y técnicos y notificar a los especialistas en adquisiciones cuando un activo se acerca al final de su ciclo de vida y necesita ser reemplazado.

Para las organizaciones globales que deben cumplir con las regulaciones en más de un territorio, un CMMS puede automatizar la tarea, a menudo ardua, de garantizar que los procedimientos de mantenimiento sigan todas las reglas aplicables. Con la integración de un sistema de gestión de cumplimiento (CMS), los sistemas de software de gestión de mantenimiento registran la actividad de mantenimiento, mantienen <registros detallados y generan una pista de auditoría completa de las reparaciones.

Para industrias que están muy reguladas, como la de la atención médica y la manufactura, los sistemas de CMMS y CMS ayudan a reducir la probabilidad de que se produzcan errores humanos en el proceso de cumplimiento normativo, lo que puede acarrear multas elevadas.

Un CMMS basado en la nube, una solución de software de CMMS que aprovecha los recursos de computación en la nube para sus funcionalidades principales, brinda a los técnicos y gerentes las mismas capacidades en el campo que on premises.

Los técnicos de campo pueden rastrear y editar órdenes de trabajo, solicitar más procedimientos y acceder a datos de activos y compartirlos con una aplicación móvil, mejorando la comunicación y aumentando la productividad.

La funcionalidad principal del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), que optimiza el mantenimiento de activos a través de la automatización, lo convierte en una solución confiable para una amplia gama de industrias.

El auge del CMMS mejorado por IA tuvo un impacto profundo en industrias que dependen del tiempo de actividad y la precisión de los activos, como la manufactura, la atención médica y la energía. A continuación, se muestra más de cerca cómo cinco industrias están utilizando el CMMS para mejorar sus prácticas de mantenimiento.

En la industria manufacturera, el tiempo de inactividad de los activos puede ser extremadamente costoso. Cuando el equipamiento que ayuda en el desarrollo de automóviles, componentes electrónicos o sistemas aeroespaciales avanzados, por ejemplo, falla inesperadamente, las organizaciones pierden sus capacidades de actividad principal.

Un CMMS ayuda a los equipos de mantenimiento de la industria manufacturera a planificar el mantenimiento de los activos en función de los programas de producción y a practicar el mantenimiento preventivo y predictivo para prolongar la vida útil de los activos.

La industria de la atención médica confía en las capacidades avanzadas de CMMS para garantizar procesos de mantenimiento precisos para activos físicos complejos que deben cumplir con rigurosos estándares de seguridad.

El CMMS para atención médica también automatiza una amplia gama de tareas manuales, lo que garantiza el cumplimiento y reduce el riesgo de error humano. Finalmente, las plataformas de software de CMMS mantienen historiales de mantenimiento detallados y garantías para los activos de atención médica que respaldan, lo que garantiza que los equipos de mantenimiento puedan cumplir rápidamente con las auditorías.

La implementación del CMMS ayuda a los equipos de mantenimiento de las instalaciones a optimizar sus operaciones a través del seguimiento automatizado del rendimiento de activos y el historial de mantenimiento.

Las soluciones de CMMS para la gestión de las instalaciones pueden ayudar a monitorear activos complejos a través de datos de CMMS en tiempo real recopilados de sensores de IoT y automatizar la programación del mantenimiento. Los paneles a los que se puede acceder con dispositivos móviles ayudan a los equipos a realizar un seguimiento de métricas clave relacionadas con el estado de los activos, el consumo de energía y el rendimiento.

La industria energética depende cada vez más de las capacidades de automatización de las plataformas de CMMS avanzadas para recopilar y analizar datos en tiempo real y realizar un mantenimiento predictivo de activos como presas hidroeléctricas y turbinas eólicas.

Los datos de IoT en tiempo real recopilados de la infraestructura crítica pueden predecir fallas en el equipamiento y ayudar a repararlas antes de que se produzcan interrupciones en el servicio.

Los gobiernos municipales, estatales y federales deben gestionar y mantener carteras de activos grandes y diversas, desde flotas de vehículos hasta edificios e infraestructura de TI on premises.

Las plataformas de mantenimiento de CMMS, accesibles on premises y de forma remota con dispositivos móviles, brindan a los equipos de mantenimiento una visibilidad completa del estado en tiempo real de estos activos. Les ayuda a identificar oportunidades de mantenimiento predictivo y preventivo.

Los desarrollos recientes en soluciones de CMMS, como una mayor automatización y autonomía, están estrechamente relacionados con los avances en IA e IoT. A medida que estas tecnologías continúen evolucionando, es probable que esta tendencia continúe.

Pronto, se espera que las soluciones de CMMS se vuelvan más autónomas, ampliando el rango y la complejidad de las tareas que pueden manejar. A continuación, se presentan tres tendencias que actualmente impulsan la innovación en el CMMS.

La aplicación de algoritmos de ML (modelos de IA que pueden detectar patrones en los datos) a los datos en tiempo real recopilados por los sensores del IoT ha mejorado drásticamente las capacidades del CMMS. A través del análisis de vastos conjuntos de datos mediante algoritmos de ML, las nuevas soluciones de CMMS pueden pronosticar fallas de equipamiento con mayor precisión que en el pasado.

Los CMMS actuales pueden optimizar los procesos de mantenimiento de activos y, al mismo tiempo, tener en cuenta una gama más amplia de factores, como el presupuesto, la programación, el historial de mantenimiento y los requisitos de mano de obra.

La realidad aumentada (RA), la integración en tiempo real de información digital en el entorno de un usuario, ya está afectando la forma en que los equipos de mantenimiento abordan la reparación de activos complejos.

Mediante la tecnología de RA, los técnicos pueden recibir instrucciones sobre los activos que están reparando en tiempo real, mejorando las capacidades remotas de guiado y entrenamiento del CMMS y acortando los ciclos de reparación de los activos.

Un CMMS basado en la nube ha aumentado la escalabilidad y la flexibilidad, lo que hace posible que las pequeñas y medianas empresas aprovechen las capacidades del CMMS más que en el pasado.

Las empresas más pequeñas a menudo no pueden permitirse la gran inversión inicial en infraestructura de TI on premises que requieren algunas soluciones de CMMS. Pronto, los proveedores de la nube ofrecerán más capacidades de CMMS, como acceso remoto y automatización de tareas, a una fracción del costo.

Los líderes empresariales recurren cada vez más a la IA generativa, un tipo de IA que puede crear contenido en respuesta a una solicitud del usuario para mejorar la gestión de sus activos físicos.

Con un CMMS, la IA generativa puede emitir y rastrear órdenes de trabajo, analizar e informar sobre datos de IoT en tiempo real y crear estrategias detalladas de mantenimiento de activos. Según un informe reciente del IBM Institute for Business Value (IBV), el 71 % de los ejecutivos dice que cambia fundamentalmente la forma en que gestionará los activos. El 72 % dice que hace que la práctica de la gestión de activos físicos sea más valiosa para su empresa.