¿Qué es un sistema de gestión de transporte (TMS)?

Un TMS puede existir como una solución basada en la nube o en las instalaciones, aunque la primera es más adaptable para manejar la fuerza laboral móvil actual.

Un TMS ayuda a empresas globales a realizar un seguimiento de sus envíos importantes, permite la automatización a escala y ayuda a varias organizaciones dentro de la cadena de suministro a colaborar para mantener en funcionamiento la economía global. Pasar al software TMS puede ayudar a las empresas a ver mejor sus operaciones en términos de indicadores clave de rendimiento organizacional.

En los últimos años se ha resaltado la importancia de una cadena de suministro conectada de forma global donde se automatizan muchas tareas para que cada organización entienda dónde están los bienes en un momento dado y pueda comunicar sus acciones a otros en el ecosistema de la cadena de suministro.

Una cadena de suministro integrada e impulsada por un software ayuda a garantizar que los productos puedan llegar a su destino previsto a tiempo con el menor número de problemas posible, proporcionando a los mayoristas, minoristas y proveedores de comercio electrónico los productos que necesitan para poder vender a los clientes finales de la cadena de suministro global: los consumidores.

Los TMS suelen emplear tecnologías avanzadas como las funciones de machine learning (ML) e inteligencia artificial (IA) para optimizar los procesos manuales existentes en sus operaciones de transporte, que consumen el valioso tiempo de los empleados. Mientras que algunos clientes compran su TMS con base en el precio, otros eligen las soluciones que destacan por ofrecer algunos de los siguientes componentes:

Sistema de gestión de almacenes (WMS): Al comprender los calendarios actuales de entrada y salida de mercancías, los gerentes de almacén pueden aprovechar al máximo su espacio sin exceder nunca su capacidad.

Flujos de trabajo: Los TMS ayudan a establecer, automatizar y monitorear los flujos de trabajo que hacen que el ciclo de vida de la cadena de suministro se desarrolle sin problemas y mejoran la optimización de las rutas. En lugar de depender del trabajo manual como llamadas, correos electrónicos o mensajes de texto, el flujo de trabajo automatizado puede gestionar la ruta, la selección del operador, el seguimiento de los envíos y la facturación sin intervención humana innecesaria.

Adquisiciones: Un TMS ayuda a las empresas a centralizar y comprender su estrategia de adquisición comparando proveedores y distribuidores, guardando todos los términos y condiciones en una sola plataforma y observando de forma más eficaz el impacto de los cambios del proveedor en las entregas a corto y largo plazo.

Order management: Realiza un seguimiento de la creación y finalización de los pedidos. Si hay varios pedidos del mismo cliente, los TMS pueden eliminar el desgaste y aumentar la eficiencia general combinando esos pedidos.

Facturación: Una faceta de los envíos que consume mucho tiempo es la facturación a los clientes y el pago de las facturas a los proveedores. Las soluciones TMS pueden automatizar este proceso para que se revise la exactitud de las solicitudes de pago y facturación y para que el dinero cambie de manos sin interferencia humana. Esto elimina una importante pérdida de costos para todas las organizaciones de la cadena de suministro.

API: Un componente clave de cualquier TMS es la capacidad de acceder a software y sistemas externos a través de API. Muchos TMS modernos están disponibles para compra o licencia y funcionan con muchos programas y soluciones internas, como ERP y SCM, a través de API.

Toda la cadena de suministro es un delicado ecosistema que depende de que diversas organizaciones compartan información lo más cerca posible del tiempo real para que la cadena permanezca ininterrumpida. Cualquier organización que dependa de la gestión de flotas encuentra valor en el software de gestión de transporte.

Empresas que poseen o producen mercancías que se envían a través de diferentes medios de transporte. Por ejemplo, marítimo, ferroviario, por carretera o aéreo, o una combinación de ellos como el intermodal, necesitan visibilidad tanto en tiempo real como a largo plazo en toda la cadena de suministro.

Eso significa que necesitan información bien organizada para administrar sus facturas, monitorear el flujo de mercancías, comprender el estado actual de sus productos en flotas y rastrear los envíos.

Las empresas que operan la flota de vehículos que transportan materias primas y suministros deben utilizar TMS para rastrear la carga que envían en nombre de los expedidores.

Los proveedores de servicios logísticos se sitúan entre los expedidores y los proveedores de servicios de carga y organizan los equipamientos de carga específicos. Necesitan conocer el estado de los equipamientos de sus clientes y los requisitos de los envíos esperados para apoyarlos con las soluciones adecuadas cuando sea necesario.

Los gerentes de almacén y los trabajadores de los astilleros deben tener un panel en tiempo real para ver dónde se encuentran las entregas; de esta manera, pueden acomodarlas con la cantidad adecuada de personal y espacio dentro de los edificios y patios para una descarga y un almacenamiento eficientes.

En el otro extremo de la cadena de suministro, estas empresas necesitan saber cuándo llegarán los productos para venderlos a los consumidores. TMS proporciona visibilidad en tiempo real para que puedan gestionar el abastecimiento de sus estanterías y comunicarse con los clientes.

Los sistemas de gestión de transporte incluyen diversos beneficios que pueden ayudar a todo tipo de organizaciones a lo largo de la cadena de suministro a colaborar y gestionar mejor sus procesos.

Ahorro de costos: mediante la optimización de rutas y destinos de envío, las empresas pueden reducir costos e impulsar la eficiencia. Las empresas dedican una cantidad significativa de trabajo manual para mantener y actualizar una red compleja de hojas de cálculo. El software TMS ayuda a gestionar esta complejidad al centralizar dicha información en una sola herramienta.

Posteriormente, esto reduce los costos laborales a largo plazo, liberando a los empleados para trabajar en problemas de mayor nivel. Algunos expedidores requieren entregas menores a un camión completo (LTL), así que lo que envían se combina en un camión con mercancías de otros expedidores.

Poder rastrear sus envíos entre el resto de las mercancías es importante. Mediante la automatización de la creación y el análisis de datos internos y externos, los transportistas pueden generar nuevos insights que les ayuden a incrementar la rentabilidad y mejorar la eficiencia, por ejemplo, agilizando la facturación y la descarga de mercancías.

Mayor colaboración: El envío en la cadena de suministro global requiere una colaboración significativa entre la red de transporte: entre expedidores, agentes de carga, proveedores de servicios de carga y otras entidades. Al alinear todo en un único software basado en la nube, varias organizaciones pueden tener una visión holística de toda la cadena de suministro.

Pronóstico mejorado: el envío en la cadena de suministro global requiere proyecciones precisas para planear la carga, la recolección y el enrutamiento de los envíos.¹ Este tipo de visibilidad en la cadena de suministro permite a las organizaciones planear y optimizar la eficiencia para sí mismas y para sus clientes. Al rastrear los envíos en distintos plazos, las organizaciones tienen una mejor visión general de su negocio.

Mayor satisfacción del cliente: a lo largo de cada etapa de la cadena de suministro, hay un traspaso de proveedores de materias primas a fabricantes, expedidores, revendedores y de minoristas a clientes. Su satisfacción y la satisfacción de sus clientes dependen de entregas a tiempo o notificaciones de retrasos para que puedan hacer planes alternativos. El uso de TMS para realizar el seguimiento de movimientos y alertar a todos los participantes si se producen retrasos (o si algo se entregará antes de la fecha y hora estimadas) mantiene contentos a todos.

Mejor documentación: Al automatizar el proceso de envío de mercancías, un TMS mejora la documentación de varias maneras; esto incluye estandarizar todos los documentos para el cumplimiento, crear una cadena digital de custodia, permitir actualizaciones de envío en tiempo real y crear un registro archivado de documentos automáticamente.

Licitación automatizada: la licitación es el proceso mediante el cual los expedidores pueden solicitar múltiples ofertas de los transportistas para cualquier necesidad de envío que tengan. TMS puede organizar toda la información que los expedidores tienen sobre posibles transportistas, puede contactarlos de manera automática con la información y los términos clave, y aceptar ofertas, ahorrando costos y reduciendo trabajo manual innecesario.²

Movilidad: si bien, muchas organizaciones ejecutan principalmente su TMS y gestionan su flujo de trabajo en computadoras de escritorio principalmente, tener una aplicación móvil es fundamental para las empresas ágiles que tienen trabajadores en constante movimiento.

Las organizaciones que buscan implementar soluciones TMS automatizadas pueden encontrar algunas dificultades iniciales, pero al final, los beneficios de una solución de gestión de transporte superan los desafíos.

Dicho esto, hay algunos problemas específicos que toda organización debe tener en cuenta a medida que realiza la transición al software TMS automatizado para que pueda llevar a cabo la transformación con éxito.

Adopción por parte del usuario: en el caso de organizaciones con un enfoque único y manual de la gestión logística, puede resultar difícil abandonar el enfoque histórico por un nuevo sistema. A menudo, cuando las empresas introducen nuevos sistemas, los empleados pueden recurrir a sus procesos existentes si se sienten confundidos por el nuevo sistema.

La gerencia debe comunicar claramente y justificar su toma de decisiones con datos para ayudar a sus equipos a comprender el valor de esta tecnología en su trabajo. Proporcionar educación de incorporación para demostrar cómo funcionan los diferentes módulos también acelerará este proceso.

Integración en ERP y SCM existentes: un nuevo TMS requiere integración con el software y los sistemas existentes. La complejidad de esta integración depende del software y los sistemas existentes que tenga la empresa, su soporte de TI, los costos de dichas integraciones y cómo puede abordar la integración sin interrumpir los procesos de negocio existentes.

Participación de los socios: si bien los TMS pueden ser valiosos para que una organización dentro de la cadena de suministro gestione su parte del proceso de transporte, el valor es exponencial para cada socio y proveedor que lo aprovecha.

Si no logra que los socios de una empresa se integren y empleen el software, tendrá que gestionar múltiples flujos de comunicación y logística, lo que minimizará la eficacia de la solución.