Actualizado: 4 de junio de 2024
Colaboradores: Matthew Finio, Amanda Downie
La contratación pública se refiere al modo en que las empresas adquieren los bienes y servicios que necesitan de fuentes externas para funcionar eficazmente.
La adquisición se refiere a la forma en que las empresas obtienen los bienes y servicios que necesitan para las operaciones comerciales. Las adquisiciones efectivas son cruciales para que las organizaciones se cercioren de tener los recursos adecuados para operar de manera eficiente y cumplir con sus objetivos. La adquisición implica una serie de pasos que incluyen:
- Identificar las necesidades del negocio
- Búsqueda de proveedores confiables
- Negociación de contratos
- Gestionar las relaciones con los proveedores
- Mantener registros de cada paso
Debido a que la racionalización de estos procesos puede aumentar la rentabilidad, el objetivo de las adquisiciones es obtener los productos o servicios necesarios al mejor valor posible y, al mismo tiempo, equilibrar factores, como la calidad y el tiempo de entrega. Es un proceso continuo: muchas empresas realizan comprobaciones periódicas de control de calidad y análisis de rendimiento, cuyos resultados pueden conducir a renegociaciones de contratos con proveedores o a la búsqueda de proveedores alternativos.
En una empresa más pequeña, las adquisiciones pueden ser manejadas por una sola persona. Las empresas más grandes a menudo tienen un departamento de adquisiciones dirigido por un director de compras que supervisa los procesos. La comunicación y colaboración efectivas entre los diversos stakeholders, incluidos los profesionales de adquisiciones, los equipos legales y financieros y los usuarios finales, son necesarias para que los resultados de adquisiciones sean exitosos.
Por ejemplo, una asociación entre adquisiciones y finanzas permite al equipo de finanzas comprender mejor cómo la selección de los bienes y servicios adecuados puede maximizar las ganancias, lo que lleva a presupuestos y proyecciones más precisos. Las asociaciones empresariales internas para la modernización tecnológica suelen ser esenciales para garantizar la mejora continua e implementar tecnologías que beneficien a los operadores de adquisiciones, finanzas y contabilidad y de la cadena de suministro. En conjunto, pueden optimizar su flujo de trabajo de extremo a extremo con datos confiables, insights basados en inteligencia artificial y automatización. El cumplimiento de las normas éticas es crucial durante todo el proceso de adquisición. También se deben seguir los estándares legales, lo cual garantiza prácticas éticas, mitiga riesgos y salvaguarda la integridad de las operaciones de la organización.
Los tipos de productos y servicios que adquiere un equipo de compras son diversos, y dependen de la misión y las necesidades de la organización. Algunos ejemplos son los suministros, los equipos de oficina, los muebles, las materias primas para la fabricación, la maquinaria, las instalaciones, los trabajadores subcontratados, los servicios de contratación, los servicios relacionados con los viajes, los materiales de marketing, etc.
Obtenga insights de cientos de RFP sobre lo que buscan las organizaciones orientadas a la sustentabilidad en sus plataformas de software ESG.
Obtenga el estudio de Forrester sobre cómo reinventar los flujos de trabajo
Las adquisiciones son una parte esencial para entender y optimizar la cadena de suministro porque ayuda a las empresas a elegir proveedores que cumplan con sus requerimientos a un precio razonable. Cuando se hace bien, las adquisiciones identifican de manera eficiente a los proveedores que tienen los bienes y servicios que una empresa necesita y pueden entregarlos a la capacidad, el cronograma y el precio adecuados.
Las adquisiciones exitosas respaldan la imagen y la reputación de la marca de una empresa, lo que le permite obtener de manera asequible lo que necesita para ofrecer de manera confiable a los clientes sus propios bienes y servicios de calidad. También puede aumentar las ganancias, reduciendo la base de costos de compras de una empresa entre un 8 y un 12 % y generando entre un 2 y un 3 % de ahorro anual adicional.1
Las etapas del proceso de adquisición se conocen comúnmente como ciclo de vida de adquisición, lo que refuerza que es un proceso continuo, no lineal. Los pasos específicos dentro de cada etapa varían según el tamaño de la organización, la industria y la naturaleza de los bienes o servicios que se adquieren.
Identificar las necesidades: determine los bienes o servicios que se requieren y sus especificaciones.
Identificar proveedores potenciales: use la investigación, las bases de datos de la industria y las redes para precalificar a los proveedores en función de su experiencia, capacidad y reputación.
Enviar una RFI: emita una solicitud de información (RFI) para determinar las capacidades de cada proveedor.
Presentar una RFP o RFQ: emita una solicitud de propuesta (RFP) o solicitud de cotización (RFQ) que especifique las necesidades, términos y condiciones de su organización para recibir una propuesta detallada de los proveedores.
Evaluar y seleccionar proveedores: Evaluar las ofertas o propuestas de los proveedores y realizar selecciones en función del costo, la calidad, el plazo de entrega y otras consideraciones pertinentes.
Negociar y redactar contratos: negocie términos y condiciones con proveedores seleccionados, incluidos precios, condiciones de pago y cronogramas de entrega. Redacte y finalice contratos que describan los términos y condiciones acordados.
Emitir órdenes de compra: cree y emita órdenes de compra (PO) a los proveedores elegidos, especificando los detalles de la transacción, incluidos la cantidad, el precio y los requisitos de entrega.
Recibir e inspeccionar las mercancías entregadas: monitorear el rendimiento de los proveedores en cuanto a la logística de los pedidos en función de los términos acordados, y verificar que los bienes y servicios entregados cumplan con las especificaciones negociadas.
Llevar a cabo una combinación de tres vías: compare la orden de compra, la recepción de bienes o servicios y la factura del proveedor para cerciorarse de que las cantidades, los precios y la entrega sean coherentes.
Aprobar facturas y procesar pagos: apruebe facturas para el pago y procese los pagos de acuerdo con los términos de pago acordados.
Mantener registros: mantenga registros precisos de todo el proceso de adquisición, incluidos contratos, órdenes de compra, facturas y comunicaciones.
El desempeño del proveedor debe evaluarse en función de criterios, como la calidad, la puntualidad y el cumplimiento de los términos contractuales. Practique la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), fomentando las relaciones continuas con los proveedores clave proporcionando retroalimentación, abordando problemas e identificando áreas de mejora y ahorro de costos.
La gestión de adquisiciones implica la planeación, ejecución y control de los procesos relacionados con la adquisición de bienes o servicios para una organización. A menudo conocida como proceso del abastecimiento al pago, la gestión de compras abarca una variedad de actividades cruciales para el proceso de compra, desde abastecimiento y compras hasta negociación de contratos, gestión de relaciones con proveedores (SRM), gestión de riesgos, cumplimiento de políticas e integración con cuentas por pagar.
Los objetivos primordiales de la gestión de adquisiciones incluyen la obtención de los recursos necesarios al mejor valor, la gestión de las relaciones con los proveedores y la mitigación de riesgos asociados a la adquisición de bienes y servicios. El software de adquisiciones, también conocido como software de compras electrónicas, desempeña un papel fundamental en la racionalización del proceso. Al automatizar los flujos de trabajo, este software facilita la gestión eficiente de las actividades de compras.
Más allá de la automatización, permite a las empresas analizar el ahorro de costos de manera más efectiva y monitorear el rendimiento de sus proveedores. En esencia, la gestión de adquisiciones, respaldada por un software de adquisiciones avanzado, garantiza un enfoque sistemático y eficiente de todo el ciclo de vida de las adquisiciones, lo que contribuye a una mejor toma de decisiones y a la optimización de los recursos.
La tecnología desempeña un papel crucial en los procesos de adquisición modernos, ya que agiliza las operaciones, mejora la eficiencia y proporciona insights valiosos. Estas son algunas de las tecnologías que se emplean en las adquisiciones:
Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML):la IA y el ML pueden analizar grandes conjuntos de datos para identificar patrones y tendencias, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones de compra más informadas.
Tecnología blockchain: blockchain puede mejorar la transparencia y la trazabilidad en el proceso de adquisición y puede emplearse para crear un registro seguro de transacciones, lo que garantiza la integridad de los datos relacionados con contratos, pagos y procedencia de productos.
Software de gestión de contratos (CMS): el CMS automatiza todo el proceso contractual y protege a los equipos de contratación de redacciones y errores con posibles ramificaciones legales.
Soluciones de ciberseguridad: Las tecnologías, como el cifrado, los controles de acceso seguro y los sistemas de detección de amenazas ayudan a proteger los datos y sistemas de adquisición del acceso no autorizado y las ciberamenazas.
Gestión electrónica de documentos: los sistemas digitales de gestión de documentos optimizan el manejo de contratos, órdenes de compra y otros documentos relacionados con la compra, reduciendo el papeleo y mejorando la eficiencia.
Plataformas de abastecimiento electrónico: las plataformas de abastecimiento electrónico facilitan todo el proceso de adquisición, desde la identificación de proveedores potenciales hasta la negociación y finalización de contratos.
Plataformas de e-procurement: Los sistemas de compras electrónicas automatizan el proceso de compra, desde la solicitud hasta el pago, y pueden ayudar a gestionar catálogos, generar órdenes de compra y realizar un seguimiento de los gastos.
Aplicaciones móviles de compras: las aplicaciones móviles permiten a los miembros del equipo de adquisiciones acceder de forma remota a los datos de compras, aprobar solicitudes de compra y realizar un seguimiento de los pedidos.
Análisis del rendimiento de las adquisiciones: al recopilar y analizar los datos de adquisiciones, las organizaciones pueden obtener insights valiosos que conducen a un mejor rendimiento y toma de decisiones.
Software Procure-to-Pay (P2P): las herramientas P2P optimizan el proceso de compras y los sistemas de cuentas por pagar, y rastrean el flujo de todos los procesos de compras.
Automatización robótica de procesos (RPA): la RPA puede automatizar y mejorar la precisión de los procesos de compra repetitivos, como el ingreso de datos y el procesamiento de facturas, permitiendo que los miembros del equipo se centren en aspectos más estratégicos de adquisiciones.
Sistemas de gestión de relaciones con proveedores (SRM): los sistemas SRM ayudan a las empresas a optimizar las relaciones con los proveedores, proporcionando herramientas para la comunicación y el monitoreo del rendimiento.
Software de gestión de la cadena de suministro (SCM): el software SCM ofrece una visión de todos los movimientos de los productos o servicios en su recorrido por las cadenas de suministro, lo que permite hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores, las entregas y las interrupciones.
Aunque algunas personas usan indistintamente los términos adquisición y compra, no son lo mismo. La adquisición es una estrategia que comienza con el análisis de las necesidades de la empresa y forma parte de un proceso más extenso. Por el contrario, la compra es un paso específico que se produce hacia el final del proceso de adquisición después de que se completan las negociaciones de abastecimiento, precio, términos y otras acciones.
Por otro lado, las adquisiciones son solo un aspecto (o subconjunto) de la gestión de la cadena de suministro. La gestión de la cadena de suministro abarca todo el proceso de obtención de mercancías, incluyendo la logística, como el envío, la gestión de almacenes, la transformación de mercancías en productos y su distribución.
Transforme su organización de compras con procesos mejorados para desbloquear valor exponencial.
Cree continuidad de negocio para obtener mejores flujos de trabajo inteligentes para transformar su organización.
Aproveche la combinación correcta de personas, procesos y tecnología para impulsar la transformación financiera.
Descubra las cinco formas en que la inteligencia digital y los flujos de trabajo inteligentes permiten una adquisición inteligente.
Mejore el flujo de caja, la eficacia de las ventas y la satisfacción del cliente con un enfoque colaborativo.
Explore nuestro enfoque ágil y basado en insights para las adquisiciones y cuentas por pagar empresariales.
Aprenda a crear eficiencias mientras moderniza los procesos en lugar de depender de la subcontratación en el extranjero.
Explore el potencial de mejoras graduales en la eficiencia, la productividad humana y la calidad.
Desbloquee el poder de una nueva y revolucionaria red digital que conecta a vendedores y compradores.
Notas de pie de página
1 Procurement, Bain & Company (enlace externo a ibm.com)