¿Qué es la eficiencia operativa?

En la economía global actual, las empresas, desde las manufactureras hasta las de transporte, se enfrentan a una presión cada vez mayor de los stakeholders para lograr una mayor eficiencia operativa. De hecho, lograr la eficiencia operativa puede ser crítico en los mercados competitivos, ya que permite a las empresas ofrecer productos y servicios de alta calidad a precios más bajos, manteniendo o aumentando la rentabilidad. En una encuesta mundial realizada a directores ejecutivos, el 77 % afirmó que trataría de lograr la eficiencia operativa para impulsar el crecimiento de los ingresos totales.¹

Existe una gran variedad de herramientas y plataformas de software (impulsadas por la inteligencia artificial [IA] y el Internet de las cosas [IoT] disponibles para ayudar a las empresas a lograr la eficiencia operativa. Entre ellas se incluyen los sistemas de gestión integrada del lugar de trabajo y software de planificación de recursos empresariales. A través de las soluciones de software, las organizaciones pueden implementar enfoques como la automatización, el mapeo de procesos y más para optimizar el negocio.

Las organizaciones a menudo utilizan una métrica llamada “la relación de eficiencia operacional” para medir la eficiencia operacional. Suelen calcular la proporción sumando los gastos operativos de la compañía y el costo de los bienes vendidos (COGS), y luego dividiendo esa suma por las ventas netas de la compañía.

Las empresas también pueden optar por evaluar la eficiencia a través de otras métricas, como los ratios centrados en la rotación de cuentas por pagar, la rotación de cuentas por cobrar y la rotación de inventarios.

Las empresas pueden medir qué tan bien lo están haciendo con respecto a la eficiencia operativa haciendo un seguimiento de sus índices a lo largo del tiempo y comparándolos con los puntos de referencia de la industria. Un ratio menor o decreciente indica que una compañía está mejorando su rendimiento de eficiencia operativa.

Las mejoras en los procesos y un mejor uso de los recursos pueden ayudar a las empresas a progresar en los indicadores clave de rendimiento (KPI) y a alcanzar objetivos empresariales como:

Las empresas pueden emprender diversas estrategias para mejorar la eficiencia operativa. Aunque las iniciativas pueden variar según la industria y la empresa, a continuación se indican algunas de las más comunes:

La automatización es la realización de tareas mediante tecnología, con poca o ninguna intervención humana. La automatización de procesos que antes eran manuales, como la sustitución de la introducción manual de datos en hojas de cálculo por soluciones de captura de datos, puede mejorar la eficiencia y evitar errores humanos , a la vez que libera a los miembros del equipo para que realicen un trabajo más valioso y significativo.

A través del mantenimiento predictivo, las organizaciones pueden monitorear el estado de sus activos, incluida la infraestructura y la maquinaria, en tiempo real. Esto les permite abordar los problemas a medida que surgen, así como prever problemas futuros, prolongando los ciclos de vida de los activos y ayudando a prevenir costosos tiempos de inactividad de equipamiento y ralentizaciones.

El mapeo de procesos es un método para representar visualmente los flujos de trabajo. Esto ayuda a las organizaciones a identificar áreas susceptibles de mejora, como los procesos ineficientes que consumen mucho tiempo , la asignación de recursos que no es óptima, las tareas propensas al error humano y los cuellos de botella en la producción.

Gestión de inventarios implica el seguimiento de los productos a medida que se trasladan desde las Facilidades de fabricación hasta los almacenes y, en última instancia, el lugar donde se venden a los consumidores. La optimización de la gestión de inventarios puede reducir la cantidad de tiempo empleado y reducir los costos para mantener los productos en almacenamiento, al tiempo que garantiza que haya suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda del cliente.

Mediante la subcontratación de procesos empresariales, las empresas pueden contratar a proveedores externos especializados en funciones específicas, como la facturación y el procesamiento de pagos. Los proveedores especializados suelen operar con mayor eficacia y ser más rentables en comparación con los equipos internos.

La gestión de la energía consiste en el monitoreo, el control y la optimización proactivos y regulares del uso de la energía para limitar el consumo y disminuir los costos energéticos. Una disminución del 10 % en el consumo de energía se asocia a un aumento del 1.5 % en los ingresos netos de explotación, según los cálculos del programa estadounidense Energy Star.²

Los programas de capacitación y desarrollo que ayudan a los empleados a perfeccionar sus habilidades o a crear otras nuevas pueden mejorar su productividad, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa. Además, el aumento de la satisfacción de los empleados resultante de la capacitación en habilidades puede ayudar a reforzar la retención de los mismos. La reducción de la rotación de empleados también puede favorecer la eficiencia operativa, ya que contratar y formar a nuevos empleados suele ser más caro que retener a los existentes.

Eficiencia operativa a veces se utiliza indistintamente con el término “excelencia operativa.” Sin embargo, por lo general se entiende que la eficiencia operativa abarca no solo unas operaciones empresariales más eficientes, sino también la creación de una cultura en la que tanto los directivos como los miembros del equipo se involucran en los resultados empresariales y en la mejora continua.

La evolución de la tecnología ofrece a las empresas diversas oportunidades para mejorar la eficiencia operativa. Las organizaciones incorporan cada vez más el Internet de las cosas (IoT) en su gestión de operaciones y en su labor de mantenimiento predictivo. Mientras tanto, la inteligencia artificial (IA) potencia conocimientos que ayudan a las empresas a optimizar la gestión de inventarios, el uso de las instalaciones y mucho más. Entre las soluciones de software que aprovechan estas tecnologías para favorecer la eficiencia operativa se incluyen:

Un IWMS es una plataforma de software que optimiza la gestión de las instalaciones y la inmobiliaria en una única plataforma. Las soluciones de IWMS pueden ofrecer visibilidad de las carteras inmobiliarias a través de paneles integrados y aplicaciones móviles. Las investigaciones demuestran que los IWMS pueden mejorar la eficiencia del uso de las instalaciones en más de un 39 % y reducir los costos de mantenimiento en más de un 15 %.³

Un ERP es un sistema de software de gestión empresarial diseñado para utilizar la automatización y la integración para gestionar y optimizar los flujos de trabajo, los procesos y las funciones de una empresa. Dichas funciones incluyen finanzas, RR. HH., fabricación, servicios, adquisiciones, gestión de la cadena de suministro, gestión del ciclo de vida del producto y gestión de proyectos.

El software de gestión energética utiliza el IoT, la conectividad y el análisis de datos energéticos para proporcionar conocimientos a las empresas para una mejor toma de decisiones en lo que respecta a la gestión de las instalaciones y la conservación de la energía.

Las herramientas avanzadas de mapeo de procesos ofrecen plataformas centralizadas que permiten a los equipos colaborar y obtener conocimientos mientras trabajan para perfeccionar continuamente los procesos empresariales.

Las herramientas inteligentes de gestión de pedidos permiten a las empresas realizar la gestión de inventarios y almacenes en tiempo real, lo que incluye el seguimiento de los niveles de inventario y la ejecución de pedidos omnicanal.