La automatización de RR. HH. es la práctica de usar herramientas digitales para optimizar las tareas de RR. HH. que consumen mucho tiempo en la gestión del capital humano. Implica utilizar software y algoritmos para manejar actividades realizadas manualmente por profesionales de RR. HH., como el ingreso de datos para el seguimiento de candidatos, la elaboración de solicitudes de empleo, la incorporación de nuevas contrataciones, el seguimiento de protocolos de desvinculación y la gestión de solicitudes de días libres.
A través de la automatización, las organizaciones pueden disminuir la carga de trabajo administrativo para el personal de recursos humanos, reducir los errores, aumentar la eficiencia, garantizar la consistencia y mejorar la experiencia general de los empleados. Esto permite que los profesionales de recursos humanos se concentren en el apoyo orientado a las personas, como dar forma a la cultura de la empresa, facilitar la movilidad de los empleados y tomar decisiones estratégicas de crecimiento. Sin embargo, la implementación de la automatización de tareas puede requerir capacitación adicional y capacitación para los empleados de recursos humanos, como lo destaca la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM).1 Una implementación deficiente puede impedir la interacción de persona a persona.
La automatización de RR. HH., o incluso la hiperautomatización, equipa a los profesionales de RR. HH. con datos valiosos e iinsight para una toma de decisiones fundamentada en medio de ámbitos económicos, tecnológicos y laborales cambiantes. Con la creciente prevalencia de la inteligencia artificial (IA) y la automatización en varias industrias y conjuntos de habilidades del empleado, la necesidad de automatización de RR. HH. se ha vuelto aún más crítica.
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Los departamentos de recursos humanos (RR. HH.) están abriendo el camino para navegar por cambios significativos en el lugar de trabajo, en la economía, el mercado laboral y la tecnología. La escasez de talento y el aumento de los costos son frecuentes, por lo que las herramientas de IA y otros avances tecnológicos prometen un cambio digital acelerado. Los equipos de recursos humanos enfrentan el desafío de administrar la movilidad profesional de los empleados y garantizar los recursos adecuados en estos contextos complejos. A continuación, se presentan algunas formas en que el software de automatización de recursos humanos sirve como una herramienta valiosa para abordar estos desafíos dentro de los departamentos de recursos humanos.
El software de automatización de recursos humanos minimiza el tiempo que los profesionales de recursos humanos dedican a tareas rutinarias como la entrada de datos, el seguimiento de candidatos, la gestión del tiempo libre remunerado y las horas extra, así como la inscripción de beneficios para nuevos empleados. Permite a los equipos de recursos humanos abordar desafíos complejos relacionados con las personas y proporcionar la interacción frente a frente deseada. La automatización garantiza la eficiencia, la precisión y la coherencia, lo cual mejora las experiencias de los empleados, la satisfacción y las tasas de retención. La automatización de RR. HH. también garantiza que una empresa pueda manejar el aumento de las demandas de un crecimiento rápido.
Los equipos de RR. HH. aprovechan la automatización de recursos humanos para alinear su trabajo con la estrategia corporativa más amplia. Al generar datos, insight y analytics, la automatización de RR. HH. empodera a los profesionales de RR. HH. para identificar tendencias, tomar decisiones basadas en datos y formular estrategias efectivas de RR. HH. Según el informe de KPMG de 2023, “The Future of HR: From Flux to Flow”, los datos de automatización permiten a los equipos de recursos humanos pasar del análisis al analytics predictivo.2 Esto podría incluir el desarrollo de hipótesis basadas en los sistemas de escucha de los empleados, la recopilación de insight sobre el trabajo remoto mediante correlaciones de datos avanzadas que pueden impulsar decisiones culturales y el uso de analytics avanzado para diseñar y entregar productos internos que mejoren las experiencias de los empleados. Soluciones basadas en evidencia como estas, posibles gracias a datos que son subproducto de la automatización, brindan valor comercial y aseguran a los departamentos de recursos humanos una posición en la mesa de la estrategia corporativa.
La automatización de RR. HH. apoyará el cambio que ya está en marcha, desde las revisiones anuales tradicionales de desempeño hasta la administración continua del desempeño. La retroalimentación en tiempo real, el seguimiento de objetivos y las conversaciones ágiles sobre el desempeño se facilitarán mediante herramientas de automatización, fomentando la mejora continua del desempeño y el desarrollo de los empleados.
Cambio cultural. Los profesionales de RR. HH. desempeñan un papel crucial en el establecimiento de canales de talento y capacitación de empleados para puestos de valor agregado, lo que permite a las empresas seguir siendo competitivas a pesar de las disrupciones tecnológicas. Sin embargo, si los equipos de TI aprovechan la oportunidad de supervisar las iniciativas de automatización de RR. HH., existe el riesgo de que se automaticen las funciones de los profesionales de RR. HH. La Sociedad de Gestión de Recursos Humanos hace hincapié en que comprender y aprovechar el poder de la automatización puede determinar el avance o la marginalización de los profesionales de RR. HH.3 Al utilizar un software de automatización para reducir el tiempo dedicado a la captura de datos rutinaria, los profesionales de RR. HH. pueden enfocarse en abordar estos importantes cambios externos.
Se necesita tiempo para implementarlo. Automatizar cualquier proceso de RR. HH. requerirá una inversión inicial de tiempo para configurar un sistema de automatización, migrar datos, analizar procesos y rediseñarlos para mejorar la automatización. Un equipo de RR. HH. que implementa la automatización también tendrá que capacitar al personal y familiarizarse ellos mismos con la herramienta y luego realizar pruebas y resolución de problemas para asegurar que la automatización funcione de manera óptima antes de desplegarla por completo. Sin embargo, si todo funciona bien, los equipos que se someten a la automatización han sentado las bases para un valioso ahorro de tiempo a largo plazo.
Actualmente, los equipos de RR. HH. utilizan varios software para la organización y la comunicación. La automatización común de RR. HH. incluye sistemas para rastrear a los candidatos, y administrar el desempeño, la asistencia y la nómina, así como los portales de autoservicio de los empleados. Sin embargo, los avances en inteligencia artificial tienen el potencial sin explotar de la automatización de RR. HH. Los ejemplos conocidos de la automatización de procesos de RR. HH. incluyen:
Sistemas de seguimiento de candidatos. Lo que comenzó como sistemas de gestión de archivos digitales en la década de 1990 se ha vuelto mucho más sólido. Los sistemas de seguimiento de candidatos de hoy pueden abarcar cada parte del proceso de reclutamiento, desde ayudar a los empleadores a crear y anunciar vacantes, recopilar currículos, crear una lista corta de candidatos, programar entrevistas con candidatos preseleccionados, gestionar el proceso de entrevistas y extender ofertas a candidatos seleccionados. También pueden ayudar con la incorporación de nuevos empleados.
Flujos de trabajo de incorporación automatizados. La incorporación de nuevos empleados requiere enviar y recibir documentos firmados, otorgar acceso al software, realizar solicitudes de dispositivos, presentar documentos fiscales, configurar herramientas que pueden ser nuevas para los recién ingresados, presentarles a su equipo y brindarles todo lo que necesitan para iniciar con confianza su nuevo rol. Un sistema para la automatización de la incorporación puede configurar flujos de trabajo para notificaciones automáticas o, por ejemplo, notificaciones push y aprobación. Puede recopilar formularios firmados electrónicamente y generar documentos PDF oficiales. Puede entregar dispositivos a los empleados sin esperar el soporte de TI y garantizar una inscripción impecable en los planes de beneficios.
Portales de autoservicio para empleados o plataformas de experiencia para empleados. Los portales de autoservicio para empleados son sitios en línea centralizados o puertas de enlace a través de las cuales los empleados interesados pueden acceder a la información y realizar operaciones. Los portales de autoservicio para empleados permiten a los empleados acceder y actualizar información personal, ver recibos de pago, solicitar días libres y acceder a políticas de recursos humanos, lo que reduce el tiempo administrativo para los profesionales de recursos humanos. Según Forbes, "los portales de autoservicio se han vuelto cada vez más comunes en varias áreas, desde la atención al cliente hasta el servicio médico y más. Los portales de autoservicio son una forma de satisfacer la demanda de los empleados para facilitar el acceso y la transparencia.4
Herramientas de administración del desempeño. Las herramientas de administración del desempeño recopilan datos sobre la productividad de individuos, equipos y organizaciones, y luego organizan estos datos y los presentan en plantillas en una ubicación central. Estos datos ofrecen a los departamentos y gerentes de RR. HH. insight sobre la carga de trabajo de los empleados y les permiten tomar decisiones informadas sobre delegación, capacitación y apoyo para los empleados que supervisan.
Herramientas de seguimiento de horarios y asistencia. Algunas herramientas de automatización de RR. HH. rastrean el horario y la asistencia de los empleados para ayudar a las empresas a operar a su capacidad óptima y garantizar que tengan suficientes recursos humanos para beneficiarse de las oportunidades de crecimiento. Mientras que los equipos de recursos humanos del pasado pueden haber ingresado manualmente el tiempo libre pagado (PTO) y la asistencia en hojas de cálculo, el nuevo software de seguimiento de asistencia permite a los equipos de recursos humanos revisar y aprobar las solicitudes de días libres, calcular el PTO disponible, notificar a los miembros del equipo cuando un compañero de equipo estará fuera de la oficina y analizar las tendencias de descanso de los empleados para ayudar a evitar el agotamiento.
Herramientas de administración de beneficios. Administrar los beneficios y la elegibilidad de los empleados, incluyendo seguro médico, pensión, jubilación y PTO, puede ser una gran carga administrativa para los equipos de RR. HH. Las herramientas de administración de beneficios pueden centralizar los datos de los beneficios de los empleados en una única plataforma para la visibilidad de todos; al permitir que los empleados accedan a la información que necesitan cuando la necesitan minimiza el esfuerzo administrativo de RR. HH. Las empresas pueden utilizar los datos agregados por estas herramientas para administrar mejor los gastos y presupuestos de los beneficios en el futuro. Algunas herramientas incluso ofrecen analytics del servicio médico para ayudar a los empleadores a tomar decisiones y garantizar el cumplimiento de las regulaciones como la Ley del Cuidado de Salud de Bajo Precio.
Sistemas de gestión del aprendizaje. Cuando RR. HH. incorpora a un nuevo empleado, despliega una nueva política de la empresa o inicia una capacitación para mantener a los empleados en cumplimiento de las regulaciones, los sistemas de gestión del aprendizaje pueden ayudar. En pocas palabras, estas plataformas de software de automatización automatizan la impartición de cursos en línea y el seguimiento del progreso del empleado.
Herramientas de administración del cumplimiento. Las empresas deben asegurarse de que siempre operan de acuerdo con las regulaciones estatales, federales e internacionales. Eso podría significar cualquier cosa, desde pagar impuestos a tiempo hasta garantizar que las licencias, permisos y certificaciones permanezcan actualizados. Cuando se acerquen plazos o fechas de vencimiento, las empresas tienen que tomar medidas de manera oportuna. Y, conforme las empresas comiencen los procesos de transformación digital y se vuelvan más dependientes de espacios legales ambiguos como la inteligencia artificial (IA), la computación en la nube, el 5G y el Internet de las cosas, surgirán nuevas regulaciones y problemas de cumplimiento. Automatizar el cumplimiento cuando sea posible alivia la carga de trabajo administrativa de un equipo de RR. HH. y elimina el error humano de la ecuación.
Esta automatización no solo aumenta la eficiencia de los flujos de trabajo de RR. HH., sino que también permite que los departamentos de RR. HH. rastreen y analicen datos para su optimización.
Más integración de aplicaciones. Puede parecer engorroso que los equipos y empleados de RR. HH. trabajen en la larga lista de software de automatización de RR. HH. que hay en el mercado, cada uno de los cuales aborda una única tarea o acción de RR. HH. Un avance a la vista es la integración de estas herramientas en una única plataforma. En el futuro, las plataformas de automatización de RR.HH., como IBM watsonx Orchestrate, ofrecerán una solución integral para automatizar todas las funciones de RR.HH., incluyendo la contratación, incorporación, administración del desempeño, nóminas, beneficios y analytics: una ventanilla única para toda la automatización de RR.HH. Esto permitiría un flujo de datos fluido para analytics predictivo.
Más personalización. Los recientes avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático pueden permitir a los equipos de RR. HH. reducir aun más la carga de las tareas manuales, ofreciendo al mismo tiempo una mayor personalización desde la perspectiva del empleado. Por ejemplo, si bien los chatbots impulsados por IA ya pueden brindar a los empleados soporte de RR. HH. las 24 horas, y los asistentes virtuales ya pueden automatizar las tareas rutinarias, los nuevos avances en el análisis de opiniones podrían permitir a los bots medir la satisfacción de los empleados en todas las comunicaciones. El analytics avanzado y el modelado predictivo podrían ayudar a los equipos de RR. HH. a predecir mejor la deserción e identificar a los empleados de alto potencial. Los avances en el procesamiento del lenguaje natural probablemente harán que el compromiso de los empleados con estas herramientas sea aún más fluido.
Soluciones móviles para el trabajo móvil. Con el auge del trabajo remoto, el trabajo híbrido y la fuerza laboral móvil, la automatización de RR. HH. tendrá que satisfacer las necesidades de los equipos distribuidos. Las aplicaciones móviles y las plataformas que están en la nube brindan un acceso fluido a los sistemas de RR. HH., portales de autoservicio y herramientas de colaboración, lo que garantizará una experiencia consistente de RR. HH. independientemente de la ubicación.
IA ética y privacidad de datos. A medida que la automatización de RR. HH. depende más de la IA, los profesionales de RR. HH. tendrán que garantizar el uso ético de la misma y proteger los datos de los empleados. Los departamentos de RR. HH. deberán establecer prácticas sólidas de gobernanza de datos, garantizar la equidad y transparencia en los algoritmos de IA y cumplir con las regulaciones de protección de datos.
Bienestar del empleado y apoyo a la salud mental. La pandemia de COVID-19 puso de manifiesto la necesidad de que las empresas aborden el bienestar y la salud mental de los empleados de forma significativa, y esto se ha convertido en una alta prioridad para los empleados y los candidatos. Los chatbots y asistentes virtuales pueden proporcionar recursos, guías de autoayuda y acceso a servicios de apoyo de salud mental, para promover el bienestar de los empleados y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
¿Le han encargado la automatización de RR. HH. para su equipo y no sabe por dónde empezar? Un enfoque sistemático de la automatización de RR. HH. incluiría los siguientes pasos.
- Identificar y documentar procesos manuales preparados para la automatización
En primer lugar, el equipo de RR. HH. debe identificar tareas administrativas manuales y otros procesos de RR. HH. que se pueden automatizar. Busque tareas engorrosas y repetitivas con respecto al reclutamiento, la incorporación, la administración del desempeño, el seguimiento de los horarios y la asistencia, la administración de beneficios, el procesamiento de nóminas y más.
- Seleccione herramientas de automatización de RR. HH.
A continuación, investigue. Compare el software de automatización de RR. HH. y decida en qué gastar. O bien, solicite al liderazgo corporativo la aprobación presupuestaria. Las herramientas de automatización de RR. HH. que elija van desde software especializado de RR. HH. para tareas específicas y casos de uso hasta sistemas integrados de gestión de capital humano (HCM) que abarcan múltiples funciones de RR. HH.
- Integrar herramientas de automatización con sistemas existentes
Después de seleccionar una herramienta, implemente su nuevo software e intégrelo en sistemas de RR. HH. existentes, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS), sistema de nómina, sistemas de inscripción de beneficios o sistemas de seguimiento de candidatos, para garantizar un flujo de datos fluido y una sincronización.
- Recopile y administre los datos de los empleados
Ya no es necesario que su equipo realice el ingreso manual de datos. Una vez implementada la nueva herramienta de automatización, el equipo de RR. HH. puede recopilar y almacenar automáticamente datos relevantes de los empleados, como información personal, métricas de desempeño, registros de asistencia e historial de capacitación. Para hacer esto bien, los equipos de RR. HH. deben garantizar el cumplimiento, la ética y la privacidad de estos datos, que también servirán como base para futuras decisiones sobre analytics predictivo, informes y optimización.
- Estandarizar el proceso
Después de ejecutar una automatización, revísela para asegurarse de que la nueva herramienta o proceso brinde el máximo valor a los empleados. Una auditoría de la automatización desplegada revelará áreas de expansión, racionalización u otras mejoras.
- Analizar datos, optimizar e informar
Cuando los datos comienzan a fluir, el insight no se queda atrás. Utilice analytics de automatización para tomar decisiones y recomendaciones basadas en datos para el liderazgo corporativo. El analytics puede ayudar a los profesionales de RR. HH. a monitorear el desempeño de los empleados, evaluar la eficacia de los programas y políticas de RR. HH. e identificar tendencias con implicaciones comerciales significativas, que valen la inversión y atención de los altos ejecutivos.
- Mantenimiento y actualización regular
La automatización de RR. HH. requiere mantenimiento, actualizaciones y verificaciones periódicas del sistema para garantizar la precisión, la seguridad y el rendimiento óptimo de los datos. Esto puede implicar monitorear las integraciones de datos, aplicar parches de software y abordar cualquier problema que surja.
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Notas de pie de página
1 Maxwell, Alexis. 2020. “Los pros y los contras de la automatización de los recursos humanos” Asociación para la Administración Inteligente de la Información (AIIM) (el enlace se encuentra fuera de ibm.com)
2 KPMG 2023 “he Future of HR: From flux to flow” (el enlace se encuentra fuera de ibm.com)
3 Tobenkin, David. 2019. “Los recursos humanos deben mantenerse a la vanguardia de la automatización” La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (el enlace se encuentra fuera de ibm.com)
4 Nazef, Lila. 19 de abril de 2022. "Cómo aumentar la satisfacción de los empleados mediante portales de autoservicio" Forbes.com. (el enlace se encuentra fuera de ibm.com)