Publicado: 8 de enero de 2024
Colaboradores: Gita Jackson y Michael Goodwin
Un flujo de trabajo digital es un proceso que se realiza electrónicamente mediante computadoras y software (y, a menudo, la automatización) en lugar de realizarlo manualmente.
En términos generales, es una forma elegante de decir que utiliza las computadoras y la tecnología moderna para trabajar y que aprovecha todos los beneficios de un lugar de trabajo virtual para hacer las cosas. Un flujo de trabajo manual es aquel que se realiza a mano, sin computadoras ni software.
Una vez que una organización digitaliza un flujo de trabajo, a menudo se automatiza para reducir o eliminar la participación humana. A menudo, esta transición a flujos de trabajo digitales ayuda a que los procesos sean más eficientes y permite ahorrar tiempo para que los empleados se enfoquen en trabajos de mayor valor. Un flujo de trabajo digital puede ser tan simple como enviar por correo electrónico una factura en PDF a un cliente en lugar de enviar una factura en papel, o tan complejo como automatizar completamente la incorporación de nuevos empleados.
Desde la pandemia del COVID-19, los flujos de trabajo digitales se hicieron cada vez más populares, e indispensables, en la transición de las organizaciones hacia el trabajo a distancia. En un informe de Insight (enlace externo a ibm.com), la empresa de investigación informó que uno de cada tres encuestados dijo que dejaría su empleo si el trabajo remoto ya no fuera una opción. En una encuesta realizada por Statista, más del 60 % de las personas encuestadas (enlace externo a ibm.com) dijo que ya trabaja en una empresa donde tiene la opción de trabajar desde casa.
En el mundo empresarial moderno, los flujos de trabajo digitales son tan comunes como los flujos de trabajo manuales que los precedieron.
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Los flujos de trabajo digitales se utilizan para mejorar los procesos en una amplia variedad de industrias y casos de uso. Entre los flujos de trabajo digitales se encuentran:
En un proceso manual, los currículos de los solicitantes deben analizarse a mano, lo que puede tomar mucho tiempo. Con el software de automatización, puede establecer filtros para buscar palabras clave específicas a fin de ayudar a identificar a los mejores postulantes para llevarlos a la siguiente etapa del proceso.
La entrega continua permite agregar nuevo código en un programa que pasa comprobaciones de calidad automatizadas para agregarse a una base de código y luego enviarlo a producción. La integración continua toma todos los cambios de código nuevos y luego los combina automáticamente de nuevo en la base de código principal. Hacer cambios de código manualmente requeriría un proceso de aprobación que ralentiza sustancialmente la implementación de actualizaciones de código.
El procesamiento manual de pagos a menudo requiere la colaboración entre diferentes departamentos para garantizar que la cantidad correcta de dinero llegue a la persona correcta. Si una factura que necesita aprobación llega automáticamente a la parte correcta para aprobarla, puede reducir el tiempo que lleva completar esta tarea.
Para digitalizar y automatizar sus flujos de trabajo, debe saber cómo funcionan los procesos manualmente. Puede hacerlo realizando una auditoría de flujo de trabajo:
La creación de un mapa de todos sus procesos manuales puede ser difícil y llevar mucho tiempo, pero este proceso ayuda a identificar oportunidades de flujo de trabajo digital para su actual sistema de flujo de trabajo manual.
Los procesos que toman mucho tiempo, pero que son repetitivos y relativamente fáciles de completar son candidatos perfectos para la automatización, como el ingreso básico de datos.
Hay muchas aplicaciones disponibles para ayudarle a digitalizar su flujo de trabajo. Aunque puede utilizar soluciones avanzadas como inteligencia artificial, algunas herramientas de automatización son mucho más simples, como la creación de plantillas para facilitar la facturación.
Una vez que haya identificado los procesos manuales clave que debe automatizar, puede empezar a crear el flujo de trabajo digital. Algunas áreas comunes para la implementación del flujo de trabajo digital son los procesos de RR. HH., como el proceso de incorporación de empleados, los procesos administrativos, como el ingreso de datos, y los procesos financieros, como la aprobación de facturas. Existe un software de flujo de trabajo digital que se especializa en cada una de estas operaciones empresariales específicas.
Es posible que su nuevo flujo de trabajo digital no funcione a la perfección la primera vez, y eso está bien. Una vez digitalizado un proceso específico, es recomendable realizar auditorías periódicas para cerciorarse de que el flujo de trabajo funciona según lo previsto y aumenta la eficacia.
Por ejemplo, si está utilizando un software de automatización para evaluar los currículums de posibles candidatos pero se da cuenta de que faltan candidatos talentosos, es posible que deba verificar y ajustar las métricas y palabras clave para las que el software ha sido capacitado para marcar.
Después de implementar su proceso, es importante continuar optimizando sus flujos de trabajo a medida que evolucionan las necesidades y tecnologías empresariales.
Los flujos de trabajo digitales, la gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de procesos empresariales (BPA) están estrechamente relacionados. La BPA consiste en el proceso de automatizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo para que los empleados tengan el tiempo y la energía mental para enfocarse en tareas más críticas. La automatización de dichas tareas ayuda a desarrollar un flujo de trabajo digital.
La BPM es una filosofía que mejora la gestión de su flujo de trabajo mediante la alineación de los procesos empresariales, incluidos los flujos de trabajo digitales automatizados, bajo una estrategia unificadora. Una práctica de BPM sólida, que incluya auditorías periódicas del flujo de trabajo lo ayuda a comprender qué tareas deben digitalizar y automatizar.
La transformación de su lugar de trabajo a través de flujos de trabajo digitales puede ayudar a que su empresa ahorre tiempo y dinero. También puede crear más transparencia en la forma en que se completan las tareas. Con el tiempo, los flujos de trabajo digitales pueden ayudarlo a comprender cómo perfeccionar sus procesos empresariales.
Los flujos de trabajo digitales le permiten simplificar y optimizar los procesos del negocio que requieren mucha mano de obra. Si bien no todos los procesos de flujo de trabajo digital son eficientes, muchos tipos de flujos de trabajo manuales son ineficientes de manera inherente.
Por ejemplo, la realización todas sus tareas de contabilidad realizadas a mano da oportunidad para el error humano y puede llevar mucho tiempo. La contabilidad digital reduce parte del riesgo inherente a pedirle a un ser humano que haga sus propias matemáticas.
La automatización del flujo de trabajo digital reduce la cantidad de tiempo que se dedica a tareas repetitivas, como enviar un email de bienvenida a un nuevo empleado mientras se incorpora. Cuanto menos tiempo se dedique a estas tareas manuales, más tiempo se podrá dedicar a tareas más esenciales, lo que aumentará la productividad en general.
Los flujos de trabajo digitales crean un registro compartido que ayuda a todos los miembros del equipo a mantener actualizados sobre el progreso de una tarea o proceso. Esta transparencia ayuda a que todos los stakeholders sean responsables de su parte del proyecto y ayuda a mantener los proyectos encaminados. Un registro de proceso compartido también puede ser valioso para aclarar cualquier pregunta o discrepancia que pueda surgir.
Cuando se automatizan los procesos manuales, también se crean datos sobre cuánto tiempo se dedica a estos procesos. Esto puede darle una mejor idea de dónde están sus cuellos de botella y permitirle seguir ajustando sus flujos de trabajo.
Durante la pandemia de COVID-19, el trabajo remoto se volvió increíblemente popular. Si bien venir a la oficina era el estándar, cada vez más empleados se adaptaron a pasar, por lo menos, una parte de su horario de trabajo fuera de la oficina. Los flujos de trabajo digitales son el andamiaje del trabajo remoto y sin estos, no sería posible.
Los flujos de trabajo digitales pueden ofrecer un valor sustancial a su organización, pero no están exentos de retos. Entre los obstáculos comunes se encuentran:
Para implementar un flujo de trabajo digital, debe conocer la tecnología y cómo beneficia a su lugar de trabajo. No todo el software de automatización del flujo de trabajo digital se crea de la misma manera, y es posible que algunas soluciones no sean adecuadas para su lugar de trabajo o la tarea en cuestión.
Por ejemplo, si trabaja en una oficina pequeña donde se espera que todos se trabajen de manera presencial, entonces quizás no necesite implementar un flujo de trabajo digital para las reuniones.
Introducir un nuevo proceso en un flujo de trabajo suele requerir capacitación o recapacitación, pero los procesos digitales pueden ser más complicados. No es un pecado no saber cómo manejar una computadora, pero una transformación digital de su lugar de trabajo puede requerir una capacitación que no sea fácil para todos sus empleados.
Además, los flujos de trabajo digitales finalmente son digitales y, especialmente en el caso del trabajo remoto, requieren computadoras y estabilidad en el servicio de Internet que puedan manejar los nuevos flujos de trabajo. Si un flujo de trabajo es completamente digital y su empleado no puede acceder a las herramientas que necesita debido a una interrupción de Internet, entonces no podrá completar sus tareas.
Ciertos procesos empresariales no necesitan digitalizarse, o al menos no por completo. Es cierto que el envío y recepción de correos electrónicos crea un registro de la conversación en el que se pueden hacer búsquedas y que permite a las personas rendir cuentas. Pero si es necesario tomar una decisión rápidamente, una llamada telefónica probablemente sea más eficiente.
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