Una solución de gestión de activos digitales es una solución de software y sistemas que proporciona un enfoque sistemático para almacenar, organizar, gestionar, recuperar y distribuir de manera eficiente los materiales digitales de una organización.
La gestión de activos digitales (DAM) puede referirse tanto a un proceso de negocio como a una forma de tecnología de gestión de la información o un sistema de gestión de activos digitales. La funcionalidad DAM ayuda a muchas organizaciones a crear un lugar centralizado donde pueden acceder a sus activos multimedia.
El activo digital es un componente clave del proceso DAM. Es cualquier tipo de archivo de valor propiedad de una empresa o individuo, viene en formato digital, se puede buscar a través de metadatos e incluye derechos de acceso y uso. Hay muchos tipos de activos digitales, que incluyen, entre otros:
- Documentos
- Imágenes
- Contenido de audio
- Video
- Animaciones
- Archivos de medios
- Gráficos
- Presentaciones
- Cualquier medio digital que incluya derecho de uso
Una solución DAM agiliza la gestión de activos y optimiza la producción de medios enriquecidos, especialmente en las organizaciones de ventas y marketing, mediante la creación de un sistema de gestión centralizado para los materiales digitales. Permite mantener la coherencia de la marca mediante la actualización automática de los activos y el refuerzo de las directrices de la marca, proporcionando una única fuente de verdad dentro de las empresas y una experiencia de usuario más coherente con las audiencias externas.
Los equipos de gestión de contenido digital y los responsables de marketing modernos también confían en DAM para reutilizar el contenido, lo que reduce los costos de producción innecesarios y la duplicación de flujos de trabajo con sus invaluables características de búsqueda.
Dada la alta visibilidad de los activos de marca y los activos de marketing a través de los canales digitales, como las redes sociales, las marcas deben permanecer consistentes en conservar la uniformidad en cuanto a imágenes y mensajes para construir autoridad de marca y generar crecimiento empresarial. En consecuencia, no es de extrañar que las plataformas de administración de activos digitales se estén convirtiendo en componentes críticos de los esfuerzos de transformación digital.
Conozca la importancia de la personalización y vea ejemplos prácticos de su uso en la industria.
Transforme su talento con nuestra guía
Hay varios pasos involucrados en el uso de una solución DAM:
- Creación del activo: las plantillas y formatos de archivo estandarizados preparan los archivos digitales para codificarlos incluso antes de crearlos. Esta estandarización mejora la facilidad de búsqueda y recuperación de documentos.
- Codificación e indexación: para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten la identificación de contenido digital a través de atributos como el tipo de activo (por ejemplo, informe técnico), versión (por ejemplo, nuevo), tipo de medio (por ejemplo, video) y tecnología. (por ejemplo, Photoshop). Estos identificadores crean un índice, agrupando activos que tienen etiquetas comunes para mejorar la capacidad de búsqueda.
- Flujos de trabajo: esta indexación se puede utilizar para flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.
- Control de versiones: El control de versiones es cada vez más importante para automatizar los flujos de trabajo, ya que garantiza que se utilice el activo más reciente y actualizado dentro de un flujo de trabajo existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, también se garantiza que sólo se acceda a la versión más actualizada y que se transmita para su revisión y uso.
- Gobernanza mediante permisos: la gobernanza a través de permisos garantiza que sólo aquellos a los que se ha concedido acceso puedan utilizar el activo de la forma en que se les asignó. Esta capacidad protege los activos de la organización frente al robo, la corrupción accidental o el borrado.
- Auditoría: realice auditorías internas para evaluar la eficacia de DAM e identificar áreas de mejora. Del mismo modo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para garantizar que la tecnología y los procesos de una organización cumplan con las regulaciones. Ambos tipos de auditorías ocurren por lo común en industrias altamente reguladas, como las finanzas y la atención médica.
Puede implementar una solución DAM on premises, en cloud o en una topología híbrida. El almacenamiento, la gestión y la entrega de activos basados en cloud pueden ser una opción rentable, segura, escalable y flexible para su organización.
- Reducción de los costos de producción y mejor asignación de recursos. La centralización de activos dentro de un DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar activos, reduciendo los costos de producción y la duplicación de flujos de trabajo. Los costos reducidos fomentan la asignación de recursos en otras áreas del negocio. El aumento de eficiencia resultante ayuda a sacar al mercado activos y soluciones con mayor rapidez.
- Más transparencia organizativa. DAM proporciona a los usuarios una visión clara y completa de los materiales digitales, creando un impacto positivo en la planificación y ejecución de contenidos. Puede aumentar la colaboración entre distintos stakeholders o introducir flujos de trabajo más impactantes mediante la eliminación de proyectos redundantes.
- Mayor conversión y retención del cliente. Cuando las empresas organizan el contenido adecuadamente en función de la etapa del proceso de compra del usuario, pueden ofrecer contenido y materiales de marketing en el momento adecuado para sus audiencias objetivo. DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia del cliente, estableciendo y fomentando relaciones más sólidas. Este proceso, a su vez, ayuda a mover a los clientes potenciales y a los existentes a lo largo del ciclo de compra de manera más rápida y efectiva.
- Coherencia de marca. El DAM ayuda a garantizar la coherencia de los mensajes, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adhesión a la marca. Con el DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar archivos creativos y otros activos para ganar en eficiencia y presentar una única verdad al mercado.
- Gobernanza y cumplimiento. Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar funciones clave para satisfacer las demandas de cumplimiento normativo gubernamentales o impulsadas por la industria. La capacidad de organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones y mitigar la interrupción de los procesos principales del negocio.
La aparición de la autoedición a finales de la década de 1980 permitió a impresores, editores y anunciantes digitalizar textos, gráficos y fotografías. Demasiado grandes para la mayoría de los discos duros internos, estos archivos se transfirieron a medios externos con etiquetas de metadatos simples. Se colocaban en archivos y carpetas simples y jerárquicas.
En 1992, Canto Software lanzó Cumulus, uno de los primeros sistemas DAM. Era una solución on premises e independiente, que ofrecía vista previa en miniatura, indexación de metadatos y capacidades de búsqueda. Si bien las primeras soluciones DAM facilitaron la búsqueda, verificación y recuperación de activos, aún no era fácil compartir los archivos.
A principios de la década de 2000, la DAM basada en servidor permitía compartir archivos a través de Internet. Poco después, el almacenamiento en cloud ofreció otra forma de almacenar, gestionar y distribuir materiales digitales.
La solución DAM evolucionó rápidamente hasta convertirse en bibliotecas integradas capaces de entregar contenido a varios dispositivos, sistemas y repositorios. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) permitieron que los activos se conectaran a diferentes aplicaciones y cumplieran requisitos específicos de forma rápida y eficiente.
Ahora es común que las capacidades de IA se integren en una DAM: etiquetado inteligente y referencias cruzadas de activos, incluido el reconocimiento de video y de voz. IBM Watson Video Enrichment puede analizar transmisiones de video mediante tecnologías de aprendizaje profundo, mientras que IBM Blockchain Platform garantiza una mayor seguridad en DAM. Mediante el aprendizaje automático, los sistemas DAM pueden anticipar las necesidades de contenido y hacer recomendaciones a los usuarios. Estas tareas de marketing se realizan en cuestión de minutos o menos, lo que permite a las organizaciones responder casi en tiempo real y obtener una ventaja competitiva.
Al analizar las plataformas DAM, es importante evaluar si las soluciones que seleccione proporcionan capacidades que respalden sus necesidades actuales y futuras. Una solución DAM de éxito proporciona las siguientes capacidades:
- Admite el ciclo de vida de los activos y los permisos basados en roles: su solución DAM debe permitirle gestionar sus materiales digitales desde la idea hasta la concepción y a lo largo de sus ciclos de vida. También debe proporcionar derechos de acceso y permisos con la granularidad que necesita para preservar la integridad de sus activos.
- Integración: su solución DAM debe integrarse con las soluciones que tiene actualmente, como la creación y distribución de activos, y con cualquier sistema que tenga previsto añadir en el futuro.
- Flexibilidad bidireccional: una solución DAM flexible y ágil proporciona la flexibilidad necesaria para buscar activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta capacidad admite la búsqueda y reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales dentro de una organización.
- Capacidad de importación y exportación: su solución DAM no debe crear una isla aislada de datos. Su solución ideal debe incluir la capacidad de compartir materiales digitales, así como resultados de búsqueda y otros datos.
- Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia: la solución DAM que elija es tan importante como cómo y dónde se almacenan los activos, y la capacidad de transferir los activos donde sea que se necesiten. Ya sea que elija almacenamiento definido por software on premises o almacenamiento basado cloud, considere la confiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación para proteger sus activos.
- Eficiencia en la transferencia de archivos: la velocidad y la eficiencia en la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente la velocidad de su negocio. La capacidad de compartir y utilizar los activos cuando y donde los necesite ayudará a definir la eficacia de la solución que elija.
DAM ayuda a las organizaciones de todo el mundo a mantener los derechos de acceso, el control y la integridad de sus materiales digitales para muchos propósitos. La implementación de DAM como una solución holística centralizada conectada con estrategias corporativas y funcionales puede proporcionar una experiencia del cliente más coherente y convincente.
Según Forrester, “Más de dos tercios de las empresas quieren entregar su contenido de manera más eficiente. Las empresas exitosas ahora hacen que DAM sea parte de su experiencia digital más amplia y de sus estrategias de contenido, no una solución puntual”. 1 Obtenga más información sobre IBM Aspera on Cloud, un servicio alojado que le permite mover y compartir de forma rápida y confiable sus archivos y conjuntos de datos de cualquier tamaño y tipo en un entorno de nube híbrida.
Con IBM Aspera Connect, realice transferencias de archivos de alta velocidad basadas en navegador hacia y desde clientes y aplicaciones web de IBM Aspera. Además, el uso de IBM Aspera FASP High-Speed Transport para datos masivos proporciona una alternativa óptima al transporte tradicional basado en TCP. IBM Aspera ofrece una solución DAM rápida, confiable y eficiente para satisfacer sus necesidades de gestión de activos.
DAM se utiliza en todas las industrias en las que intervienen materiales digitales. A continuación ofrecemos dos ejemplos del uso del DAM:
Las oficinas de patentes suelen gestionar grandes volúmenes de materiales digitales en diversas etapas de finalización. A medida que se realizan actualizaciones a lo largo del ciclo de vida del activo, las características de transferibilidad, control de versiones y derechos de acceso son críticas para el mantenimiento. Otras características, como la funcionalidad de búsqueda, también permiten que los procesos dentro de las oficinas de patentes se escalen de manera efectiva.
Las empresas de tecnología utilizan DAM en muchos departamentos diferentes, a menudo en varias ubicaciones. DAM centraliza los activos para el acceso y el uso. Las áreas funcionales dentro de una organización utilizan DAM para diferentes propósitos. Algunos ejemplos incluyen:
- Recursos Humanos utiliza DAM para gestionar los registros de los empleados, la suscripción y el estado de los beneficios, las solicitudes de contratación, las solicitudes de vacaciones y los recibos de nómina.
- Adquisiciones utiliza DAM para almacenar datos de contacto, facturas y especificaciones de proveedores preferidos.
- Los equipos de Desarrollo utilizan DAM para almacenar planes de desarrollo y diseño de productos patentados, materiales de planificación e imágenes.
- Los equipos de ventas y marketing utilizan DAM para la gestión de la marca y para mantener los activos creados y utilizados en toda la organización.
Muchos integrantes de estas organizaciones necesitan acceder, usar, editar y rastrear los activos, por lo que los permisos de acceso son de vital importancia. Estos permisos pueden basarse en la unidad de negocio, el departamento funcional y el rol. Pueden restringir el acceso de algunos activos a los empleados internos.
Los permisos también pueden ampliar el acceso de otros activos a componentes externos, como socios o clientes. Piense en logotipos y propuestas de participación que puedan ayudar a respaldar iniciativas de asociación y comercio electrónico.
Almacene cantidades prácticamente ilimitadas de datos, de manera simple y rentable.
Mueva y comparta de forma rápida y confiable sus archivos y conjuntos de datos de cualquier tamaño y tipo en un entorno de nube híbrida.
Habilite transferencias de archivos de alta velocidad basadas en navegador hacia y desde clientes y aplicaciones web de IBM Aspera.
En este mundo digital, el movimiento rápido y confiable de los datos digitales, incluidos tamaños masivos a distancias globales, es vital para el éxito empresarial en prácticamente todas las industrias. En este documento, describimos los enfoques alternativos para “acelerar” las transferencias basadas en archivos, tanto comerciales como académicas, en términos de utilización del ancho de banda, la eficiencia de la red y el tiempo de transferencia. También puede comparar su rendimiento y el costo real del ancho de banda con Aspera FASP.
Estamos creando IA que fusiona datos de sensores ruidosos, imágenes y texto de registros de operadores y manuales de reparación para permitir flujos de trabajo inteligentes con explicaciones en lenguaje natural. Vea más de IBM Research hoy.