¿Qué es la gestión de activos digitales?

La gestión de activos digitales puede referirse tanto a un proceso de negocio como a una forma de tecnología de gestión de la información o un sistema de gestión de activos digitales. Una solución DAM ayuda a una organización a crear un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas donde los equipos pueden acceder a los activos multimedia. También permite a una organización controlar las licencias de usuario, el control de acceso, el control de versiones y la gestión de metadatos.

El activo digital es un componente clave del proceso DAM. Es cualquier tipo de archivo de valor propiedad de una empresa o individuo, viene en formato digital, se puede buscar a través de metadatos e incluye derechos de acceso y uso. Hay muchos tipos de activos digitales, que incluyen, entre otros:

• Documentos
• Imágenes
• Archivos de audio
• Contenido de video
• Presentaciones
• Animaciones
• Archivos de medios
• Gráficos
• Cualquier medio digital que incluya derecho de uso

El software DAM puede agilizar la gestión de activos y optimizar la producción de medios enriquecidos, especialmente dentro de los equipos de ventas y marketing, mediante la creación de un sistema de gestión centralizado para los materiales digitales. Permite una gestión de marca más sólida y una mayor coherencia de la marca mediante la actualización automática de los activos y el refuerzo de las directrices de la marca, proporcionando una única fuente de información dentro de las empresas y una experiencia de usuario más coherente con las audiencias externas.

Los equipos de gestión de contenido digital y los responsables de marketing modernos también confían en DAM para reutilizar los activos creativos, lo que reduce los costos de producción innecesarios y la duplicación de flujos de trabajo con sus invaluables características de búsqueda.

Dada la alta visibilidad de los activos de marca y los activos de marketing a través de los canales digitales, como las redes sociales, las marcas deben permanecer consistentes en conservar la uniformidad en cuanto a imágenes y mensajes para construir autoridad de marca y generar crecimiento empresarial. En consecuencia, no es de extrañar que las plataformas de administración de activos digitales se estén convirtiendo en componentes críticos de los esfuerzos de transformación digital. Las organizaciones pueden implementar una solución DAM on-premises, en un ecosistema de computación en la nube o en una topología híbrida.

El término “Activo digital” también se utiliza para describir monedas digitales y tokens, como criptomonedas como Bitcoin y Ethereum o tokens no fungibles (NFT). Son un tipo diferente de activo digital y no se gestionan en los sistemas de DAM.

El uso de software de gestión de activos digitales consiste en varios pasos:

• Crear el activo
• Codificación e indexación
• Workflows
• Gobernanza a través de permisos
• Realización de auditoría

Creación del activo: las plantillas y formatos de archivo estandarizados preparan los archivos digitales para codificarlos incluso antes de crearlos. Esta estandarización agiliza la búsqueda y recuperación de documentos.

Codificación e indexación: para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten la identificación de contenido digital a través de atributos como el tipo de activo (por ejemplo, informe técnico), versión (por ejemplo, nuevo), tipo de medio (por ejemplo, video) y tecnología (por ejemplo, Photoshop). Estos identificadores crean un índice, agrupando activos que tienen etiquetas comunes para mejorar la capacidad de búsqueda.

Flujos de trabajo: esta indexación se puede utilizar para flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.

Control de versiones: el control de versiones se vuelve cada vez más importante para la automatización de los flujos de trabajo, ya que garantiza que se utilice el activo más reciente y actualizado dentro de un flujo de trabajo existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, las características de control de versiones dentro de un sistema DAM se pueden utilizar para establecer fechas de vencimiento, lo que ayuda a garantizar que solo se acceda a la versión más reciente y se lleve adelante para comentarios y uso.

Gobernanza mediante permisos: la gobernanza a través de permisos observa que solo aquellos a los que se ha concedido acceso puedan utilizar el activo de la forma en que se les asignó. Esta capacidad protege los activos de la organización frente al robo, la corrupción accidental o el borrado. 

A medida que crecen las organizaciones y las bibliotecas de activos, un mayor número de miembros del equipo necesitarán acceder, editar, colaborar y rastrear estos activos, por lo que los permisos y el control de acceso son de vital importancia.

Auditoría: las auditorías internas ayudan a las organizaciones a evaluar la eficacia de DAM e identificar áreas de mejora. Del mismo modo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para cerciorar de que la tecnología y los procesos de una organización cumplen con las regulaciones. Ambos tipos de auditorías ocurren por lo común en industrias altamente reguladas, como las finanzas y la atención médica.

Al revisar las plataformas DAM, es importante que las organizaciones evalúen si las soluciones que seleccionan brindan capacidades que admiten tanto casos de uso actuales como futuros. Una organización también podría considerar características no técnicas, como el grado de atención al cliente ofrecido o la facilidad de uso de la interfaz.

Las soluciones de DAM líderes generalmente proporcionan las siguientes capacidades:

• Gestión del ciclo de vida de los activos y licencias basadas en roles
• Integración
• Flexibilidad bidireccional
• Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia
• Eficiencia de la transferencia de archivos

Una solución de DAM debe permitir a una organización gestionar sus activos digitales desde la idea hasta la concepción y a lo largo de su ciclo de vida. También debe proporcionar administración de derechos de acceso y licencias con el detalle que la organización necesita para preservar la integridad de sus activos.

Una solución DAM debe integrarse con otras tecnologías que una organización utiliza para gestionar, organizar y distribuir medios enriquecidos, como sistemas de gestión de contenido (CMS) o sistemas de información de productos (PIM), así como cualquier sistema que la organización pueda agregar en el futuro. Para una flexibilidad aún mayor, las organizaciones deben considerar las interfaces de programación de aplicaciones (API) disponibles que se pueden utilizar para crear integraciones DAM personalizadas.

Una solución DAM flexible y ágil proporciona la funcionalidad de búsqueda de activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta capacidad admite la búsqueda y reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales dentro de una organización.

La solución DAM que elige una organización es tan importante como cómo y dónde se almacenan los activos y la capacidad de compartir archivos y transferir los activos donde sea que se necesiten. Si una organización elige el almacenamiento definido por software on-premises o el almacenamiento basado en la nube, debe considerar la confiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación que se ofrecen para proteger sus activos.

La velocidad y eficacia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente a la velocidad de los negocios. La capacidad de compartir activos y usarlos cuando y donde la organización los necesite ayudará a definir la eficacia de la solución elegida.

Para gestionar contenidos digitales se utilizan tanto un sistema de gestión de activos digitales como un sistema de gestión de contenidos, pero de formas distintas.

Una solución DAM es un repositorio centralizado donde se almacenan todos los activos digitales de una empresa. Se utiliza principalmente para la organización de archivos, la colaboración y el intercambio de información en toda la empresa. Se utiliza para alojar una variedad más amplia de tipos de archivos digitales que un CMS y ofrece capacidades más avanzadas, como capacidades organizacionales y de control de versiones avanzadas.

Un CMS también se utiliza para gestionar contenido digital, pero un CMS se emplea principalmente para gestionar y publicar contenidos en sitios web y otras plataformas en línea. Por ejemplo, Wordpress es un CMS muy popular.

• Se utiliza para gestionar toda la biblioteca de activos digitales de una empresa en una ubicación centralizada. Se puede utilizar para gestionar activos para múltiples marcas o empresas dentro de la misma organización.
  
  
• Permite la colaboración entre equipos en la creación y revisión de activos y promueve la coherencia de la marca en múltiples canales.
  
  
• Se utiliza para gestionar y distribuir una amplia gama de materiales, como fotos, videos, logotipos, archivos de audio, materiales de marketing, presentaciones de ventas, metadatos y mucho más.
  
  
• Al igual que un CMS, el software DAM a menudo incluye permisos de usuario y herramientas de analytics que ayudan a los equipos a rastrear el uso de activos y la participación.
  
  
• Ofrece características avanzadas como la capacidad de organizar activos por departamento o campaña y la capacidad de agregar etiquetas y metadatos a los activos. El software DAM también proporciona estables capacidades de control de versiones y seguimiento de cambios para los activos dentro del sistema DAM.
  
  
• A menudo lo utilizan equipos creativos, equipos de marketing y administradores de activos digitales.

• Se utiliza para gestionar y publicar contenido en sitios web, blogs, redes sociales y otros tipos de plataformas digitales.
  
  
• Generalmente se utiliza para administrar contenido basado en texto, imágenes y videos de productos, iconos y logotipos y otros tipos de archivos que normalmente se publican en sitios web.
  
  
• Proporciona plantillas para la construcción de páginas web y otras herramientas, como capacidades de preparación y vista previa, que ayudan en la creación de sitios web y el proceso de publicación digital.
  
  
• Ofrece analytics básicos para el rendimiento de la página web y característica de permisos de usuario para controlar el acceso a páginas y publicaciones.
  
  
• A menudo lo utilizan los administradores web, creadores de contenido, especialistas en marketing y otras personas que publican con frecuencia en el sitio web o los canales sociales de una organización.

Una gestión eficaz de activos digitales ofrece varios beneficios, entre ellos:

• Costos de producción reducidos y mejor asignación de recursos
• Mayor transparencia organizacional
• Mayor conversión y retención del cliente
• Mejora de la coherencia de la marca
• Gobernanza y cumplimiento normativo

La centralización de activos dentro de un sistema DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar activos, lo que impulsa el ahorro en costos de producción y reduce los flujos de trabajo duplicados. Los costos reducidos fomentan la asignación de recursos en otras áreas del negocio. El aumento de eficiencia resultante ayuda a sacar al mercado activos y soluciones con mayor rapidez.

DAM proporciona a los usuarios una visión clara y completa de los activos digitales, creando un impacto positivo en la gestión de proyectos, la planificación de contenidos y la ejecución. Puede aumentar la colaboración entre distintos stakeholders o introducir flujos de trabajo más impactantes mediante la eliminación de proyectos redundantes.

Cuando las empresas organizan el contenido adecuadamente en función de la etapa del proceso de compra del usuario, pueden ofrecer contenido y materiales de marketing acordes a la marca en el momento adecuado para sus audiencias objetivo. DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia del cliente para establecer y fomentar relaciones más sólidas. Este proceso ayuda a mover a los clientes potenciales y existentes a través del ciclo de compra de manera más rápida y efectiva.

DAM promueve la coherencia en los mensajes, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adherencia a la identidad de marca. Con DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar archivos creativos y otros activos para ganar eficiencia y presentar mensajes cohesivos al mercado.

Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar funciones clave para satisfacer las demandas de  cumplimiento normativo gubernamentales o impulsadas por la industria. La capacidad de organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones y mitigar la interrupción de los procesos de actividad principal del negocio.