Publicado: 7 de marzo de 2024
Colaboradores: Teaganne Finn, Amanda Downie
Un sistema de gestión de contenido (CMS) es un software que ayuda a los usuarios a crear, gestionar, almacenar y modificar su contenido digital. Este sistema integral es un espacio único para almacenar contenido, como aplicaciones, imágenes y sitios web, en una interfaz fácil de usar que se puede personalizar según las necesidades de una organización y sus empleados.
También es importante no confundir un CMS con la gestión de activos digitales (DAM). Los dos sistemas se complementan, pero no son intercambiables. El software DAM apoya a una organización almacenando sus recursos digitales en una ubicación centralizada. En otras palabras, un CMS crea y gestiona el contenido del sitio web de una marca, mientras que la DAM es solo el sistema para organizar y almacenar los archivos digitales de la marca.
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Para entender cómo funciona un sistema de gestión de contenido, retrocedamos. Un sitio web que se ejecuta manualmente requeriría que la persona o empresa codificara o escribiera un archivo HTML estático desde cero y lo cargara en el servidor para cada sitio web. Esto requiere mucho tiempo y energía, así como actualizaciones periódicas que restan recursos valiosos a organizaciones que ya están ocupadas.
Una forma de evitar este complejo trabajo es emplear una plataforma de CMS. El sistema ya está creado en el backend y el frontend, mientras que lo único que ve el creador es una interfaz fácil de usar que le permite hacer los cambios necesarios de forma simplificada. El CMS se creó para mejorar la experiencia del cliente en los contenidos web que se visualizan en línea o en una aplicación móvil.
Por separado, la interfaz de programación de aplicaciones o las API son una parte importante de un CMS exitoso. Las API permiten que el sistema se conecte a través de múltiples dominios. Las API para aplicaciones, teléfonos o sitios web pueden ayudar a ingerir contenido del CMS.
Ejemplo de flujo de contenido de WordPress:
1. Las personas que utilizan el CMS se convierten en autores dentro del sistema durante la etapa de creación de contenido y actualizan el contenido del sitio tanto o tan poco como les gustaría. Las actualizaciones de contenido se pueden previsualizar, revisar y aprobar en cuestión de minutos. Si hay actualizaciones que deben verse en todos los canales, esos cambios se pueden guardar para más adelante.
2. El contenido está programado para publicarse o puede publicarse automáticamente.
3. Los visitantes del sitio web ven el contenido publicado en tiempo real y pueden ver continuamente las actualizaciones a medida que se realizan (si se publican estos cambios).
¿En qué consisten fundamentalmente los CMS? Dos partes.
La primera es una aplicación de gestión de contenido (CMA), que es la parte que permite al usuario agregar y realizar cambios en el sitio web. Reúne HTML, CSS y JavaScript para ofrecer contenido que coincida con el estilo de marca de la organización.
La segunda parte es el proceso de backend, que se denomina aplicación de entrega de contenido (CDA). Esto lleva la entrada de contenido al CMA y lo almacena en segundo plano, por lo cual es en tiempo real y visible para todos los visitantes del sitio.
Estas dos partes trabajan juntas para que las organizaciones ya no necesiten manejar el código y las consultas a la base de datos manualmente. En cambio, los creadores de contenido pueden enfocarse en el contenido frontal y encontrar las mejores formas de comercializar sus productos u ofertas.
El CMS es un software vital para aquellas empresas y organizaciones que buscan mejorar sus capacidades de marketing y objetivos de mensajería. Por el contrario, si una organización tiene necesidades específicas de almacenamiento de archivos de audio, imágenes o video, un sistema de gestión empresarial (ECM) puede ser más adecuado.
Las pequeñas empresas que buscan optimizar su diseño sitio web o aumentar su presencia en las redes sociales podrían beneficiarse de un CMS. No se necesitan conocimientos de programación y la interfaz de usuario suele ser lo suficientemente sencilla para principiantes.
Hay muchas opciones diferentes de CMS disponibles. Cada una tiene su propio propósito y características relevantes para satisfacer las necesidades de la organización. A continuación, se presentan algunos de los sistemas ofrecidos.
WordPress: originalmente, era un sistema de gestión de contenido sitio web creado para publicar blogs, pero se extendió a muchas otras áreas. El sistema de gestión de código abierto se puede emplear para sitios web, carteras profesionales, tiendas de comercio electrónico y más.
Drupal: muchas empresas de todo el mundo emplean el CMS de código abierto para crear y mantener sus sitios web. La interfaz de usuario es fácilmente accesible, y permite crear y publicar contenido ilimitado.
Squarespace: a diferencia de los CMS mencionados anteriormente, Squarespace es un sistema de gestión de contenido todo en uno, lo que significa que, con una sola subscripción, el propietario puede hacerlo todo sin necesidad de integraciones de terceros. Este es un CMS popular para pequeñas empresas en línea y en tienda.
Joomla: este CMS es otro sistema de código abierto para construir sitios web y aplicaciones en línea. Es apto para SEO, y cuenta con diseños ilimitados y capacidades multilingües incorporadas.
Shopify: esta plataforma de comercio electrónico no podría funcionar sin su CMS. La plataforma está diseñada para empresas que desean crear tiendas en línea. De este modo, pueden editar y gestionar distintos tipos de contenidos a través de un único sistema informático.
Adobe Experience Manager: el software "apto para profesionales de marketing y desarrolladores" tiene una combinación de características de CMS y DAM. Es adecuado para empresas que buscan una plataforma para manejar su gestión de contenido, gestión de activos digitales, inscripción digital, formularios y más.
Salesforce CMS: este CMS híbrido permite a las organizaciones crear y entregar contenido a cualquier dispositivo y personalizarlo como mejor le parezca al cliente. El software es multilingüe y se puede ejecutar en la web o en una aplicación.
Wix: la plataforma web es un software que los creadores y las empresas usan para crear y gestionar sus propios sitios web sin necesidad de saber programar. La plataforma proporciona funciones avanzadas de SEO y herramientas de marketing.
Un CMS ofrece a una empresa un mayor control sobre su contenido digital y autonomía en cuanto a lo que se comparte bajo la marca de la organización. Para encontrar qué CMS es mejor para su negocio, eche un vistazo a algunas características "imprescindibles".
Dado que es probable que en una organización haya varias personas que publiquen contenidos, es importante disponer de controles y licencias de publicación. Los autores pueden tener diferentes funciones y necesitar distintos niveles de acceso al CMS.
Una vez establecidos esos parámetros, la organización puede establecer un flujo de trabajo claro para publicar contenido y otros recursos creativos. Los controles también evitan que los usuarios o autores publiquen automáticamente y, en cambio, protegen a la organización de errores costosos.
Un usuario se toma el tiempo y la energía necesarios para crear contenidos enriquecidos y atractivos para una organización. Lo último que quieren es tener dificultades para subir esos contenidos. Un CMS debe disponer de poderosas herramientas de edición de contenidos para que el proceso de carga sea sencillo.
Algunas funciones que los usuarios deberían poder hacer de manera sencilla en la interfaz CMS incluyen agregar imágenes, videos, CTA y formularios externos. Además, el CMS debe tener herramientas de publicación adecuadas o características "de arrastrar y soltar" que faciliten la programación y actualización del contenido según sea necesario.
Es probable que el sitio web de una organización cambie, la mayoría de las veces, debido al lanzamiento de un nuevo producto o a una actualización de diseño. Pero la organización puede realizar varias iteraciones antes de llegar a un producto final que le guste, en cuyo caso es necesario un entorno de prueba.
En algunos casos, es posible que se requiera un módulo externo, pero lo ideal es que la herramienta de preparación de contenido ya esté en el CMS. Esta característica brinda a los usuarios la capacidad de probar un nuevo diseño de contenido sin tener que realizar cambios que el público pueda ver. En cambio, los creadores tienen la autonomía para hacer cambios en sus propios términos.
Lo ideal es que el sistema CMS que elija su organización tenga un sistema de analytics integrado para medir el rendimiento. Indicadores como la forma en que los visitantes interactúan con el contenido y en qué dispositivos se encuentran entre los puntos de datos importantes que el CMS debe mantener.
Si un CMS no viene con estos analytics, el siguiente mejor paso es instalar una herramienta de analytics de CRM, como Google Analytics. Algunos CMS pueden requerir un complemento o integración de terceros para que los analytics se muestren directamente en el panel de los usuarios.
La seguridad de un sitio es extremadamente importante, no solo para la organización, sino también para sus empleados y usuarios que dependen de él para almacenar contenido y datos. Al elegir qué CMS usar, verifique si hay características de seguridad integradas y qué protocolo de seguridad debe seguir el equipo para cumplir con los estándares de CMS.
Al buscar un nuevo CMS, estas son algunas buenas preguntas que debe responder:
- ¿Tiene un cortafuegos de aplicaciones web?
- ¿Hay un equipo de seguridad?
- ¿Cuál es la cadencia del análisis estático del código y de los escaneos de vulnerabilidades?
- ¿Viene con una Content Delivery Network (CDN) para ayudar a prevenir ataques DDoS?
Al seleccionar un CMS para su organización, debe considerar qué oferta de temas funciona mejor para su objetivo y su marca. Las necesidades particulares de un sitio de comercio electrónico varían mucho de una organización de noticias que publica artículos.
El CMS que termine eligiendo puede proporcionar diferentes temas directamente en el software, o puede requerir una descarga o compra. Es importante cerciorarse de que el tema sea preciso y esté optimizado en todos los dispositivos.
El CMS adecuado para su organización será el que mejor se adapte a las necesidades de sus usuarios. Independientemente del tipo de software CMS que elija, ya sea un CMS autónomo, un CMS de código abierto o basado en la nube, muchos de los beneficios son congruentes de un sistema a otro.
Un CMS permite la colaboración cruzada, especialmente cuando se trata de un equipo de marketing de contenidos que promociona determinados contenidos. Con los sistemas de gestión de contenidos basados en navegador, los usuarios de todo el mundo pueden acceder a proyectos y colaborar en ellos sin la molestia de tener que enviar diferentes versiones de archivos entre sí.
Una de las mejores partes de un CMS es la facilidad de uso y el flujo de trabajo optimizado. Un usuario no necesita aprender a programar o tener cierto nivel de habilidad para usar el software. El CMS es fácil de usar y accesible para cualquier persona en una organización.
La importancia del SEO no hizo más que aumentar a lo largo de los años y esa tendencia no parece estar cambiando. Un CMS suele ofrecer características de SEO integradas o complementos para optimizar el contenido, simplificando lo que puede parecer un proceso abrumador y facilitándolo al usuario.
Un CMS puede crecer con su negocio, ya sea una publicación o una tienda en línea. El software puede mejorar la gestión de contenido web para editores y creadores de contenido de una manera que ayude a organizar una empresa, facilitando la escalabilidad.
Un CMS puede proporcionar las herramientas que su organización necesita para una marca coherente. El sistema tiene procesos integrados para categorizar el contenido mediante etiquetas o etiquetas y, según el CMS que elija, puede ofrecer aún más funciones.
Con el tiempo, una organización puede producir una gran cantidad de contenido. Poder almacenarlo de manera organizada es vital. La organización editorial es muy importante a medida que una empresa crece y madura. Los usuarios necesitan licencias específicas y funciones de programación, entre otras herramientas, para agilizar el trabajo.
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