¿Qué es el seguimiento de activos?

El seguimiento de activos forma parte de la gestión de activos fijos, que es el proceso de seguimiento y mantenimiento de todos los activos físicos, así como de la gestión de activos informáticos (ITAM), que es el seguimiento y la gestión integral de los activos informáticos. Los activos digitales se gestionan a través de un proceso separado: la gestión de recursos digitales.

La práctica más amplia de gestión de activos abarca la estrategia de mantenimiento, o cómo las empresas minimizan el tiempo de inactividad de los equipos, mantienen a raya los costos de mantenimiento y ayudan a garantizar que sus fábricas funcionen a plena capacidad o cerca de ella.

El seguimiento moderno de activos utiliza tanto hardware como software para rastrear el movimiento de los activos y recibir datos de ubicación en tiempo real. El hardware incluye tecnología de rastreo como códigos de barras, códigos QR o identificación por radiofrecuencia (RFID). El software suele adoptar la forma de sistemas y software de seguimiento de activos.

El seguimiento de activos habilitado por estas tecnologías es crítico para mejorar la gestión de inventario y encontrar eficiencias en los espacios de trabajo y fábricas cada vez más digitalizados de hoy. Entre los consumidores, cualquier persona que haya utilizado un escáner de código de barras en una fila de pago automático de comestibles ha interactuado con un sistema de seguimiento de activos.

Los activos fijos, como los servidores y los camiones de transporte, requieren una gran inversión de capital y pueden constituir una gran parte del patrimonio neto de una empresa. Además, muchas organizaciones tienen más activos físicos de los que incluso podrían darse cuenta. Los ascensores de un edificio de una empresa, por ejemplo, son un activo físico.

Cuanto mejor y más eficazmente gestione sus activos una empresa, más posibilidades tendrá de maximizar el valor de esas inversiones a medida que crece. El seguimiento de activos es el primer paso para revelar qué activos están agregando valor (y cuáles no).

El seguimiento eficaz de activos agiliza los trabajos de los trabajadores administrativos y de mantenimiento al proporcionar registros precisos y detallados de información de activos. De esta manera, no están utilizando sus horas de trabajo para localizar activos faltantes que podrían estar en el sitio o comprar nuevos activos que podrían ya existir.

Un estudio reciente encontró que la visibilidad de los activos de toda la empresa puede mejorar la productividad del mantenimiento en un 28 % y disminuir el mantenimiento y reparación del inventario en un 18 %.

Los beneficios del seguimiento de activos también incluyen la prevención de pérdidas y robos, un movimiento más seguro de maquinaria peligrosa y la garantía de que los productos perecederos permanezcan en condiciones óptimas.

Las soluciones de seguimiento de activos suelen utilizar las siguientes tecnologías para adquirir datos de activos en tiempo real:

Los códigos de barras se consideran el estándar para el seguimiento de activos. Las etiquetas de código de barras representan datos que utilizan líneas paralelas con diferentes anchos, espaciados y tamaños. Están vinculadas a activos físicos más grandes y pueden dar a cada activo un identificador único.

Hay muchas aplicaciones disponibles para Android e iOS y dispositivos móviles con software para el escaneo de códigos de barras, lo que los convierte en una opción escalable, económica y confiable. Los códigos QR son el sucesor bidimensional de los códigos de barras. Se pueden escanear desde cualquier ángulo y pueden contener más información que un código de barras tradicional.

Una LPWAN es una red de telecomunicaciones inalámbrica que admite la comunicación de largo alcance con bajo consumo de energía, su mayor ventaja. De hecho, la eficiencia energética de la tecnología LPWAN puede ayudar a extender la duración de la batería de un dispositivo de Internet de las cosas (IoT).

Mientras que una WAN inalámbrica conecta a personas y empresas, una LPWAN conecta dispositivos IoT y datos de sus sensores. Al utilizar una LPWAN con dispositivos habilitados para IoT, las organizaciones pueden rastrear y monitorear activos tanto interiores como exteriores.

También denominadas chips RFID, las etiquetas RFID almacenan información sobre los activos y transmiten la ubicación de un activo mediante ondas de radio. Tienen una amplia gama de usos: las empresas pueden utilizarlas para realizar un seguimiento del inventario del almacén.

Sin embargo, también se utilizan en escáneres de peaje de autopistas y en carreras ciclistas para registrar los tiempos de salida y llegada y para registrar el movimiento del ganado. No requieren un escaneo directo como los códigos de barras y los códigos QR, por lo que el chip se puede leer incluso cuando no se ve.

Los dispositivos de seguimiento de activos BLE envían señales regulares que son leídas por dispositivos compatibles con BLE, como los teléfonos inteligentes. Dos tipos principales de BLE tienen diferentes casos de uso: las balizas BLE son mejores para activos estacionarios en interiores, mientras que las etiquetas BLE funcionan bien para activos más pequeños y no estacionarios.

BLE ofrece una mayor duración de la batería, menores costos y mayor precisión de localización que otras tecnologías de seguimiento de activos. Por este motivo, industrias como la atención médica y la manufacturera han encontrado valor en ellos. Sin embargo, los dispositivos BLE son mejores solo para la transmisión de datos de corto alcance.

Los rastreadores GPS de activos transmiten datos a través de satélites y redes celulares para localizar y rastrear activos. Los sistemas de rastreo de activos por GPS son muy precisos, pueden rastrear activos en todo el mundo y tienen varias opciones de conectividad.

También tienen las funciones para establecer geocercas, de modo que las organizaciones reciben notificaciones cuando un activo sale del perímetro. Los rastreadores de activos GPS son fundamentales para la gestión de flotas: los administradores de flotas utilizan sistemas de rastreo de activos GPS para obtener visibilidad en tiempo real de su flota de vehículos en la carretera.

Algunas organizaciones aún pueden usar libros de contabilidad escritos a mano, hojas de cálculo de Excel o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para el seguimiento de activos. Sin embargo, la entrada manual de datos es propensa a errores humanos y un método lento para mantenerse al tanto de un gran inventario de activos, como las flotas de vehículos.

El software de seguimiento de activos y las soluciones de software de gestión de activos pueden ofrecer una forma confiable de realizar el seguimiento de los activos fijos con funciones como el seguimiento de la ubicación, el procesamiento de órdenes de trabajo y los registros de auditoría. Muchas de las soluciones actuales de gestión de activos están basadas en la nube y ofrecen conexiones a aplicaciones móviles para que los empleados puedan acceder a los datos y tomar decisiones desde un teléfono inteligente o una tableta las 24 horas del día.

Para las organizaciones más grandes, los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) proporcionan una plataforma central de gestión de activos para rastrear y gestionar todos los activos fijos. Los sistemas de EAM pueden integrar datos de activos a lo largo del ciclo de vida de los activos: adquisición, operaciones, mantenimiento, depreciación y renovación o reemplazo.

Algunos sistemas de EAM también ejecutan una combinación de inteligencia artificial (IA), flujos de trabajo inteligentes y asistencia humana remota para automatizar y acelerar procesos y crear eficiencias dentro del proceso de gestión de activos fijos.