¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo identifican cada paso de un proceso de negocio junto con el personal responsable de entregar ese trabajo. Estos son algunos de los casos de uso más comunes para este tipo de diagrama de flujo:

• Visualizar procesos de negocio y flujos de información para la gestión de procesos de negocio.

• Realizar análisis del flujo de trabajo para lograr excelencia operativa.

• Aclarar las funciones y responsabilidades del personal.

• Preparar y facilitar estrategias de gestión del cambio .

• Revelar posibles cuellos de botella, redundancias e ineficiencias.

• Salvaguardarse contra riesgos.

La creación y el uso de un diagrama de flujo de trabajo ofrecen una amplia gama de beneficios:

• Optimización operativa: los diagramas de flujo de trabajo mejoran la eficiencia al agilizar los procesos de negocio. Para compañías de cualquier tamaño, la optimización del flujo de trabajo aumenta la productividad y elimina las ineficiencias, lo que genera ahorros de costos o mayores ingresos.

• Gestión de proyectos mejorada: los gerentes de proyectos son responsables de coordinar procesos y equipos complejos, y la gestión del flujo de trabajo es una de sus principales tareas. Los diagramas de flujo de trabajo ayudan a los gerentes de proyectos a garantizar que sus equipos colaboren de la manera más eficiente posible.

• Documentación de procesos: los gráficos de flujo de trabajo son representaciones visuales valiosas de los procesos de la actividad principal y proporcionan la documentación necesaria para los requisitos legales, de cumplimiento o de auditoría.

• Comunicación clara: los diagramas de flujo de trabajo aclaran los canales de comunicación y codifican las responsabilidades específicas de los empleados y departamentos. Muchas organizaciones emplean diagramas de flujo de trabajo como recursos de incorporación.

• Seguridad reforzada: la creación de diagramas de flujo de trabajo para monitorear los procesos de seguridad puede resaltar posibles vulnerabilidades. Visualizar un proceso de seguridad puede ayudar a implementar y respaldar las mejores prácticas de seguridad.

• Automatización del flujo de trabajo: la automatización de procesos de negocio conduce a importantes aumentos en la eficiencia. Los diagramas de flujo de trabajo pueden identificar partes de un flujo de trabajo que se pueden automatizar, liberando a los miembros del equipo para que se centren en tareas más exigentes.

Los diagramas de flujo de trabajo se componen de símbolos, formas o imágenes estandarizados que ilustran cada paso de un flujo de trabajo. Hoy en día, el software de diagramas de flujo de trabajo está disponible en línea, lo que facilita la creación de flujos de trabajo con el uso de plantillas prefabricadas. Estas herramientas de diagramación suelen presentar estos símbolos:

• Óvalo: define el punto de inicio y final de un diagrama de flujo de trabajo.

• Rectángulo: transmite un paso en el proceso o una acción que debe realizar.

• Diamante: simboliza un punto de decisión que lleva al siguiente paso.

• Paralelogramo: indica una entrada o salida de datos en un proceso de flujo de trabajo.

• Cilindro: representa los datos empleados en un proceso y cómo y dónde se puede acceder a ellos.

• Conectores: líneas con flechas que muestran el flujo de trabajo de un paso a otro.

Los diagramas de flujo de trabajo se desarrollaron originalmente para ilustrar mejor las tareas y los procesos de trabajo repetibles. Estas herramientas visuales evolucionaron hasta el punto en que hoy en día las organizaciones emplean diagramas de flujo de trabajo de muchos tipos para satisfacer necesidades y contextos específicos. Los siguientes ejemplos de diagramas de flujo de trabajo representan las implementaciones más comunes.

• Diagrama ANSI: el diagrama del American National Standards Institute (ANSI) estandarizó símbolos de diagrama de flujo de trabajo, creando un lenguaje universal para futuras iteraciones.

• Diagrama de flujo SSD: los diagramas de flujo de diseño de sistemas estructurados (SSD) son útiles para proyectos grandes o complejos. Estos diagramas de proceso dividen cada fase de un proyecto en pasos más manejables para lograr una mayor eficiencia.

• Diagrama de carriles: un diagrama de flujo de carriles se modela a partir de los carriles de natación de una piscina. Separa un flujo de trabajo en tareas por empleado, equipo o departamento, representando cada una como su propio carril.

• Diagrama de flujo de datos: los diagramas de flujo de datos trazan el flujo de datos a través de un sistema. También pueden incluir responsabilidades asignadas para distintos stakeholders en un proyecto.

• Diagrama de actividad UML: los desarrolladores de software crearon originalmente el lenguaje de modelado unificado (UML) para proporcionar un medio estándar de visualización del diseño de un sistema. Hoy en día, los diagramas UML no se limitan al software y representan una variedad de flujos de comportamiento condicionales, como la experiencia del cliente de comercio electrónico o el desarrollo de sitios web.

• Diagrama SIPOC: el enfoque Six Sigma originó esta forma de diagrama de flujo de trabajo. Los diagramas proveedor-entrada-proceso-salida-cliente (SIPOC) a menudo se crean como tablas y se emplean para mejoras de procesos en toda la organización.

• Diagrama BPMN: los diagramas de notación de modelos de procesos de negocio (BPMN) representan una visión general de un proceso de negocio. Los diagramas BPMN, que a menudo consisten en múltiples subgráficos que muestran un ecosistema o industria más grande, proporcionan una visión general de los procesos a nivel empresarial.

Los diagramas de flujo de trabajo representan una de las dos estructuras de proceso: secuencias lineales y condicionales.

Henry Gantt, un ingeniero mecánico y consultor de gestión del siglo XIX, desarrolló por primera vez el diagrama de flujo de trabajo para secuenciar y priorizar las tareas. Gantt se asoció con Frederick Winslow Taylor, especialista en ciencias de la gestión, para originar procesos de flujo de trabajo como una nueva forma de gestión científica relacionada con los negocios. El resultado es el diagrama de flujo de trabajo de Gannt, que todavía se emplea en la actualidad.

El trabajo de ambos impulsó el estudio más profundo de la diagramación del flujo de trabajo para mejorar la gestión de procesos y calidad.

La diferencia entre un diagrama de flujo de trabajo y un diagrama de flujo es que, si bien un diagrama de flujo de trabajo es un tipo de diagrama de flujo de proceso, existen muchos otros tipos de diagramas de flujo para documentar otros sistemas y procesos.

Por su parte, el mapeo de procesos de negocio es la práctica de organizar y mapear cada aspecto de un proceso de negocio: personal, instalaciones, datos, actividades y más. La minería de procesos utiliza datos para descubrir flujos de trabajo y optimizarlos. Elmodelado de procesos de negocio es una disciplina relacionada que genera representaciones visuales integrales de flujos de trabajo empleando algoritmos basados en datos.

Cualquier organización puede beneficiarse de la implementación de diagramas de flujo de trabajo. Estos son algunos ejemplos de gestión de prácticas de negocio que incorporan diagramas de flujo de trabajo.

• TI: los departamentos y organizaciones de TI emplean diagramas de flujo de trabajo para monitorear la seguridad. También se pueden aplicar a las mejores prácticas de uso y administración de equipos.

• Atención médica: los diagramas de flujo de trabajo pueden mejorar en gran medida los flujos de admisión y actualizar los protocolos de los empleados en la atención médica.

• Educación: las instituciones educativas los emplean para mapear flujos de trabajo de aprobación de múltiples departamentos y procesos interdepartamentales.

• Venta minorista: los equipos de ventas minoristas y adquisiciones emplean diagramas de flujo de trabajo para optimizar los procesos de la cadena de suministro y la fabricación, al tiempo que mejoran la experiencia del cliente.

Los diagramas de flujo de trabajo son una combinación natural para muchos de los enfoques de operaciones empresariales más populares:

Como resultado directo del trabajo de Gantt y Winslow, el diagrama de flujo de trabajo evolucionó como punto de partida para el enfoque operativo Six Sigma. La disciplina deriva su nombre de la forma en que los estadísticos representan el grado de desviación de un proceso de la perfección, con Six Sigma con una tasa de falla del 0.00034%.

El método Six Sigma permite a las compañías optimizar los flujos de procesos, las interacciones con los clientes y las experiencias mediante el uso de métricas comunes y de 5 a 7 pasos. Los diagramas de flujo de trabajo pueden abordar mejor cualquier área dentro de estos pasos y métodos Six Sigma, como el análisis de procesos de negocio o ajustar los pasos en el recorrido de un comprador de comercio electrónico.

Dos de los modelos Six Sigma más extendidos son DMADV (definir, medir, analizar, diseñar, verificar) y DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar, controlar).

La reingeniería de procesos de negocio (BPR) es una revisión total de los procesos de negocio de una compañía. Emplea algoritmos impulsados por inteligencia artificial (IA)y automatización para eliminar redundancias y agilizar los procesos de principio a fin. Los diagramas de flujo de trabajo son un valioso punto de partida cuando se analizan por primera vez los procesos empresariales de una organización como preparación para una transformación del negocio estratégica.

La gestión de calidad total (TQM) es el proceso continuo y en tiempo real de identificar y eliminar errores de fabricación a través de una mejor comunicación entre los miembros del equipo y la gerencia. Busca difundir la responsabilidad a lo largo de todo el proceso productivo. Aquí, los diagramas de flujo de trabajo pueden señalar áreas que necesitan más atención o claridad.

Los sistemas Lean ayudan a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo reduciendo los gastos generales y eliminando las actividades que "no agregan valor": acciones o procesos que emplean más recursos de los que producen en beneficios. Los diagramas de flujo de trabajo son útiles para identificar etapas de un flujo de trabajo que se pueden eludir o combinar con otras para mejorar la eficiencia.

La teoría de las restricciones se centra en la eliminación de restricciones (cuellos de botella que impiden un flujo de trabajo) para optimizar la eficiencia. Los diagramas de flujo de trabajo brillan al revelar estas limitaciones ahí donde, de otro modo, podrían ser más difíciles de detectar.