Al implementar Oracle, una de las herramientas líderes del mundo en planificación de recursos empresariales (ERP), las organizaciones pueden transformar sus procesos de negocio y aumentar significativamente la eficiencia operativa. Las empresas, grandes y pequeñas, digitalizan y gestionan cada vez más grandes cantidades de datos. Los sistemas ERP, como Oracle, optimizan los procesos de negocio y reducen los costos, aprovechando la información para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones en escenarios que cambian rápidamente.

La empresa atiende a 430 000 clientes en 175 países (enlace externo a ibm.com) y ofrece soluciones para miles de casos de uso. Debido a la naturaleza altamente configurable del sistema Oracle Cloud ERP, casi no hay dos implementaciones iguales. La plataforma se ha empleado para modernizar y unificar el ecosistema de tecnología de la información (TI) de las principales empresas financieras, simplificar la gestión del capital humano (HCM) en las filiales de las marcas y optimizar los procesos de elaboración de informes (enlace externo a ibm.com) en entornos de atención médica complejos.

El software proporciona una plataforma integrada y unificada para procesos de negocio dispares, como gestión de la cadena de suministro y recursos humanos, lo cual proporciona una visión holística de las operaciones de una organización y elimina silos de datos. Con la automatización, Oracle puede simplificar las tareas rutinarias para aumentar la eficiencia operativa. Y con sus capacidades avanzadas de generación de informes, la plataforma permite obtener insights en tiempo real sobre el rendimiento, para que las organizaciones tomar decisiones fundamentadas y basadas en datos rápidamente.

Implementar Oracle puede parecer una tarea abrumadora. Y aunque el proceso, según su complejidad, a veces puede llevar años, la adopción exitosa ahorró a algunas empresas decenas de millones de dólares estadounidenses (enlace externo a ibm.com) a lo largo del tiempo. Con una planeación cuidadosa y una estrategia organizacional sólida, las empresas de cualquier tamaño pueden aprovechar las soluciones en nube únicas de Oracle, reduciendo costos y agilizando las operaciones. 

La migración a Oracle requiere una planificación exhaustiva, ya sea que un negocio tenga la intención de adoptar la plataforma para la gestión de un solo proceso, como finanzas o recursos humanos, o migrar todas las operaciones de la organización a la nube. Para las organizaciones que emprenden una transformación digital, es crucial visualizar cómo un sistema ERP se integrará con cada aspecto de las operaciones de un negocio. Antes de comenzar su recorrido de adopción de Oracle, los líderes del negocio deben considerar algunas preguntas clave: 

• ¿Qué requisitos de datos o estructuras normativas se aplican a mi organización? Aunque la implementación de Oracle es algo más sencilla cuando una solución ERP se despliega íntegramente en la nube, algunas organizaciones tienen requisitos normativos o de residencia de datos que exigen el almacenamiento de datos in situ o nubes dedicadas. Decida si su organización requiere que algunos datos se almacenen on-premises como parte de una solución de nube híbrida (enlace externo a ibm.com), o si lo mejor para su caso de negocio es una nube privada "air-gapped" (enlace externo a ibm.com). 
• ¿Qué módulos de Oracle adoptará mi organización? Oracle ofrece una suite completa de soluciones ERP con casos de uso específicos. Estos incluyen Oracle SCM para la gestión de la cadena de suministro, Oracle HCM para la gestión del capital humano y Oracle Procurement para procure-to-pay. La empresa también ofrece aplicaciones específicas de la industria a través de su E-Business Suite (enlace externo a ibm.com). Investigue las estructuras de precios y decida qué módulos específicos se adaptan mejor a su organización.
• ¿Mi organización elegirá un asociado de implementación? Asociarse con un especialista experimentado y respaldado por Oracle puede simplificar el proceso de implementación y reducir significativamente el costo general de adopción. Investigue a fondo las opciones de asociados de implementación y considere elegir una empresa consumada con años de experiencia en la implementación de Oracle de Oracle PartnerNetwork (enlace externo a ibm.com) para que le ayude en su recorrido.

La fase de planeación de una implementación de Oracle Cloud ERP es tan importante, o más, que el despliegue. El proceso de planeación requerirá importantes aportaciones de diversos stakeholders y jefes de departamento, así como de asociados de TI. Las organizaciones deben investigar a fondo cada módulo y decidir qué edición de Oracle se adapta mejor a sus necesidades empresariales, así como determinar los requisitos del sistema para el software específico.

El objetivo durante la fase de planeación del proyecto es traducir una comprensión profunda de los requisitos comerciales de una organización en un proyecto técnico aplicable en la práctica para la migración e implementación de Oracle. Defina claramente el objetivo del proyecto de implementación y determine su alcance, cronograma y presupuesto, así como cree un plan de gestión de riesgos. Este también es el momento de determinar qué datos se migrarán, ya que algunos datos antiguos pueden almacenarse mejor en un archivo seguro. Puede ser útil durante esta etapa considerar qué tipos de capacitación de usuarios se brindarán en el periodo previo y posterior al despliegue.

Desde 2006, Oracle ofrece una metodología de implementación, el Oracle Unified Method (OUM, enlace externo a ibm.com), un enfoque de ciclo de vida completo para implementar el software ERP de la empresa. Para proyectos complejos, considere la posibilidad de formar a un equipo interno en OUM, o de asociarse con un tercero experto de Oracle PartnerNetwork. 

Según Oracle (enlace externo a ibm.com), las mejores prácticas para el proceso de planificación incluyen cinco categorías de información: 

• Definición del proyecto: es el proyecto técnico que incluirá información relevante para un proyecto de implementación. Incluirá una declaración de misión clara y una hoja de ruta para la adopción de Oracle junto con el presupuesto del proyecto, los requisitos de personal, el cronograma y la evaluación de riesgos. Si el proyecto implica almacenamiento de datos on-premises, este proceso también describirá los requisitos para la instalación de software y hardware.
• Equipo del proyecto: es crucial asignar un gerente de proyecto para la implementación de Oracle, así como solicitar el aporte de asociados de negocios y empleados en el sitio con experiencia en los procesos de negocio que se migrarán a la plataforma. Reúna un equipo de implementación de colaboración cruzada con roles bien definidos e identifique a los principales stakeholders para consultar y probar el sistema a medida que avanza el proyecto. 
• Diseño del proyecto: la información recopilada en esta fase de planificación incluye qué aplicaciones se desplegarán, qué aplicaciones o sistemas de terceros deben integrarse y cómo la migración cambiará las operaciones diarias del negocio. También describirá los requisitos específicos del usuario, o grupo de usuarios, e identificará cómo se estructurarán los datos. 
• Implementación del proyecto: esta es una visión detallada de cómo se implementará el nuevo sistema y en qué cronograma. Las organizaciones deben identificar qué departamentos estarán cubiertos por el nuevo sistema, en qué ubicaciones y en qué orden. Esta fase de planeación también cubre los hitos proyectados del proyecto y las métricas bien definidas para el sistema una vez que entre en funcionamiento. 
• Comunicación del proyecto: las comunicaciones internas son vitales desde los primeros momentos de un proceso de implementación; la gestión exitosa de proyectos incluirá un plan detallado para educar a los empleados sobre los beneficios y casos de uso de Oracle. Las organizaciones deben crear oportunidades para involucrar a los equipos internos y prestar atención cuidadosa a la gestión de cambios. 

Una vez que se reunió el equipo de gestión del proyecto y se completó la fase de planeación detallada, puede comenzar la implementación. Durante esta fase, la plataforma se configura para satisfacer los requisitos comerciales específicos y comienza la migración de datos centrales. Oracle proporciona una variedad de plantillas para facilitar la definición de elementos a medida que los datos se catalogan y se trasladan a la nube. Normalmente, Oracle emplea el acrónimo CIDER para representar los pasos de la implementación de Oracle: 

• Configurar: Oracle es una plataforma altamente configurable que se puede desplegar para varias actividades principales. Durante la configuración, una organización construye su arquitectura de datos y define los roles de usuario.
• Integrar: durante esta fase, Oracle se fusiona con sistemas de terceros y soluciones de TI heredadas. En estrecha colaboración con el departamento de TI de una organización, el equipo de implementación del proyecto garantiza que todos los sistemas necesarios se fusionen. Las organizaciones pueden optar por desplegar la plataforma de integración en la nube de Oracle o utilizar Oracle Cloud Marketplace para conectar aplicaciones y fuentes de datos.
• Datos: esta es la fase de conversión y migración de datos. Algunos datos se pueden trasladar del hardware a la nube. Toda la información pertinente se debe extraer y convertir antes de cargarse en el sistema.
• Extensiones: una vez que se han migrado los datos relevantes, las organizaciones pueden importar y configurar cualquiera de las extensas aplicaciones y extensiones de software como servicio (SaaS) de Oracle.
• Reportes: Oracle Cloud ERP cuenta con numerosos sistemas de reportes con casos de negocio específicos. En esta fase de la implementación, las organizaciones deben determinar qué reportes se capturan mejor de forma intermitente y qué tipo de datos se visualizan mejor a través de uno de los paneles de control en tiempo real de la plataforma. 

Cuando Caesars Entertainment, empresa de juegos y hotelera de Las Vegas, hizo la transición de sus operaciones financieras a Oracle Fusion Cloud, aprendió el valor de las pruebas exhaustivas: recientemente, el vicepresidente de transformación financiera de la empresa impartió las lecciones aprendidas de Caesars (enlace externo a ibm.com) y subrayó la importancia de prestar a las pruebas "toda su atención" e involucrar a asociados y proveedores en el proceso. También recomendó probar las aplicaciones en “condiciones extremas” para cerciorarse de que no hubiera sorpresas cuando el sistema se pusiera en marcha. 

Una implementación fluida y eficiente de Oracle requiere que, antes de la fecha de puesta en marcha, los sistemas se prueben con frecuencia y de forma exhaustiva. Los datos y flujos de trabajo precisos y limpios evitan interrupciones y tiempos de inactividad una vez que el sistema se pone en marcha. En concreto, para garantizar la precisión de los datos, las organizaciones deben probar las siguientes variables: 

• Archivo de datos: asegúrese de que los datos más antiguos que no se hayan importado a Oracle se archiven de forma segura y sean de fácil acceso.
• Calidad de los datos: cerciórese de que los datos migrados estén limpios y actualizados, y sean correctos. Verifique que los datos se ajusten a la jerarquía de datos dedicada. 
• Responsabilidades y roles: asegúrese de que todas las identificaciones y roles de la empresa se ingresen correctamente, y que las relaciones entre ellos estén correctamente asignadas.
• Seguridad: verifique que todos los datos confidenciales se almacenen adecuadamente. Elimine todos los datos innecesarios.  
• Flujos de trabajo: verifique cada flujo de trabajo de extremo a extremo, probando rutas de flujo de trabajo principales y secundarias para cada caso. 

Luego de este proceso de prueba, una fase de aceptación del usuario brinda la oportunidad de recibir aportes de los stakeholders. Los ejecutivos, jefes de departamento y otros miembros del equipo que emplearán la plataforma Oracle y mostrarán a otros a usarla deben participar en este proceso. Si un aspecto del sistema Oracle no cumple con las expectativas de los stakeholders o no está alineado con el plan desarrollado en la etapa de planeación, es imprescindible corregir los errores y luego repasar el problema para garantizar que el proceso de implementación cumpla con las expectativas. 

Luego de extensas pruebas y la fase de aceptación del usuario, es el momento de la implementación final. Una comunicación interna cuidadosa durante las fases de preparación y entrega garantizará que la implementación se desarrolle sin problemas. Las organizaciones deben cerciorarse de que los sistemas, los usuarios y la organización en general estén listos para la implementación completa. Durante esta etapa, es útil hacer una lista final de problemas pendientes que se deben abordar y solucionar. Luego, se pueden emitir contraseñas y nombres de usuario a los miembros del equipo. En las semanas previas y posteriores a la fecha de lanzamiento inicial, las organizaciones deben invertir en capacitación para los usuarios finales y sesiones de retroalimentación en todos los canales comerciales.

Suponiendo que se siguieron todos estos pasos y que los miembros del equipo de toda la organización fueron informados sobre las mejores prácticas y los casos de uso del nuevo sistema, el despliegue se debería realizar sin problemas. Durante esta fase, tanto el equipo de TI como el equipo del proyecto deben monitorear el rendimiento del sistema junto con las métricas clave identificadas en la etapa de planeación. Solicitar la retroalimentación recurrente de los usuarios y stakeholders clave garantizará que los problemas se identifiquen antes de que surjan y que el sistema funcione según lo previsto. También es útil, luego del despliegue inicial, organizar una celebración para felicitar al equipo por su arduo trabajo y obtener retroalimentación directa de los primeros usuarios del sistema.

Durante casi cuatro décadas, IBM fue uno de los asociados más importantes de Oracle. Contamos con más de 10 000 consultores dedicados a la nube de Oracle que han ayudado a los clientes a completar satisfactoriamente más de 6500 proyectos de Oracle. IBM ofrece a los clientes servicios y consultoría sobre Oracle que incluyen una hoja de ruta para cada etapa de su inversión en transformación a la nube, que abarcan desde la implementación hasta la gestión en la nube.