¿Qué es la optimización del inventario?

Mantener el inventario suficiente a disposición puede ayudar a las empresas a evitar que se agoten las existencias, pero mantener un inventario excesivo puede generar gastos adicionales. La optimización eficaz del inventario requiere comprender los patrones de demanda de los clientes, la dinámica de la cadena de suministro y otros factores que afectan a los niveles de inventario.

Las tecnologías avanzadas, los datos y las prácticas eficientes pueden optimizar los procesos de gestión de inventario . Esto puede mejorar la resiliencia de la cadena de suministro y ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva.

El término gestión del inventario es más amplio. Se refiere al proceso de pedido, almacenamiento y uso del inventario de una empresa. El objetivo es asegurarse de que todas las materias primas, componentes y productos terminados se puedan rastrear y contabilizar para limitar las pérdidas, la escasez y el desperdicio.

La optimización del inventario es un componente de la gestión del inventario. Mientras que la gestión del inventario consiste en rastrear y controlar el inventario, la optimización del inventario refiere a las decisiones estratégicas que mejoran la eficiencia y la rentabilidad. Se centra en tener la cantidad correcta de existencias en función del cálculo de los costos que implica tener un inventario excesivo frente a la posible pérdida de ventas que podría resultar de tener muy poco.

Ambos son necesarios para una gestión de la cadena de suministro eficaz.

Tener demasiadas o muy pocas existencias puede interferir con las actividades empresariales y la rentabilidad. La optimización del inventario es una forma de abordar los retos habituales de la gestión del inventario.

Los desafíos para la gestión del inventario incluyen:

• Volatilidad de la demanda
• Interrupciones en la cadena de suministro
• Complejidad de la cadena de suministro
• Complejidad del producto
• Estacionalidad
• Cambios en los modelos de negocio
• Demandas cambiantes de los clientes

Las fluctuaciones en la demanda de los clientes dificultan las previsiones. Si el inventario no es suficiente, la empresa puede perder ventas o acabar con clientes insatisfechos. En cambio, si las existencias son excesivas, se enfrenta a elevados costos de mantenimiento. Los productos pueden quedar obsoletos o inutilizables, un riesgo importante para los productos perecederos.

A veces, los proveedores no pueden entregar los productos debido a circunstancias imprevistas, como desastres naturales, huelgas de trabajadores u otros eventos globales. Si no existe un plan de contingencia, las interrupciones pueden provocar que se agoten las existencias e impedir que las empresas cumplan con los pedidos.

Una cadena de suministro puede involucrar a múltiples proveedores, instalaciones de producción, almacenes y centros de distribución. Sus elementos pueden estar distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas. Estas redes se conocen como cadenas de suministro multinivel. Las decisiones tomadas en un nivel pueden afectar de manera significativa a los demás. Cuanto más compleja sea la cadena de suministro, mayores serán los desafíos que una empresa puede enfrentar al predecir los plazos de entrega, los costos y la confiabilidad.

Si una empresa ofrece una amplia gama de productos con diferentes variantes, las necesidades de inventario se vuelven más desafiantes. Cada variante de producto puede tener diferentes plazos de entrega, proveedores y patrones de demanda, lo que dificulta la gestión de inventario y el forecasting de la demanda.

La demanda de un producto puede aumentar o disminuir en diferentes épocas del año, dependiendo de las vacaciones, el clima o eventos especiales. Sin una planificación cuidadosa, las empresas pueden estar mal preparadas o terminar la temporada sobrecargadas con inventario sin vender.

Los modelos de negocio cambiantes, impulsados por factores como el crecimiento del comercio electrónico y las ventas directas al consumidor, hacen que la gestión del inventario sea más compleja. Por ejemplo, el comercio minorista omnicanal requiere que las empresas equilibren las existencias en múltiples canales de venta y lugares de cumplimiento.

Los clientes buscan productos personalizados, mayor variedad y entregas rápidas y puntuales. Esto significa que las empresas necesitan nuevos enfoques para el forecasting, la gestión de existencias y las redes de distribución.

La optimización del inventario puede reducir el exceso de existencias y ayudar a evitar que se agoten las existencias. También puede mejorar el flujo de efectivo y mejorar el rendimiento general del negocio.

En general, los beneficios de la optimización del inventario incluyen:

• Costos de almacenamiento reducidos
• Reducción de las posibilidades de que se agoten las existencias
• Eficiencia operativa
• Mejora del flujo de efectivo y de la rentabilidad
• Mayor resiliencia de la cadena de suministro
• Satisfacción del cliente
• Toma de decisiones fundamentada
• Mayor sustentabilidad

Hacer un forecasting preciso de la demanda y mantener niveles óptimos de existencias limita los gastos asociados con el exceso de inventario. Dichos costos incluyen almacenamiento, seguro y pérdidas potenciales si los productos corren el riesgo de quedar obsoletos.

La optimización del inventario hace que sea más probable que haya existencias de los productos cuando los clientes los quieran.

La optimización del inventario ayuda a agilizar los procesos de la cadena de suministro, lo que a su vez reduce los costos de mano de obra y manipulación. Podría minimizar el riesgo de pedidos urgentes o costos de envío acelerados que podrían surgir de una mala planeación del inventario.

Los niveles de inventario optimizados liberan capital de trabajo que se puede invertir en otras áreas del negocio. Al equilibrar los costos del inventario con los niveles del servicio, las empresas pueden maximizar sus ganancias.

La optimización del inventario reduce la vulnerabilidad de una empresa cuando se enfrenta a interrupciones en la cadena de suministro. Al asegurarse de que haya existencias de reserva para satisfacer la demanda durante eventos inesperados, la empresa puede seguir cumpliendo con sus pedidos en momentos difíciles.

Con menos desabastecimientos y retrasos, es más probable que los clientes obtengan los productos que quieren cuando los quieren.

La optimización del inventario basada en datos proporciona insights que permite a las empresas ver sus productos, clientes y operaciones de una manera más completa.

La optimización del inventario puede mejorar los esfuerzos de sustentabilidad y podría reducir el footprint medioambiental de una empresa. Reduce el desperdicio al ayudar a las empresas a evitar la sobreproducción y los envíos rápidos. También puede limitar el espacio necesario para el almacenamiento, lo que lleva a un menor uso de energía.

Las soluciones de optimización del inventario emplean datos, análisis y algoritmos avanzados para determinar los niveles óptimos de inventario para cada unidad de mantenimiento de existencias (SKU) en toda la cadena de suministro.

Depende de una previsión precisa de la demanda o de la predicción de la cantidad de productos que los clientes comprarán en el futuro. Estas predicciones se basan en datos históricos, tendencias del mercado y estacionalidad, entre otros factores.

Luego, las empresas determinan la cantidad óptima que deben mantener en el inventario en función de:

• Plazo de entrega o el tiempo que tarda en obtener el artículo del proveedor o fabricante
  
  
• Tiempo de procesamiento de entrada o la cantidad de tiempo necesaria para procesar el artículo una vez que llega a sus instalaciones
  
  
• Tiempo de procesamiento de salida, que tiene en cuenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para preparar el artículo para enviarlo al cliente final
  
  
• El costo de almacenamiento de los productos no vendidos

Para garantizar la reposición del inventario, las empresas determinan un punto de reposición, o el momento específico en el que se debe pedir nuevamente el producto para evitar que se agoten las existencias. También pueden considerar las existencias de seguridad, que es el inventario adicional que se mantiene como reserva para tener en cuenta la variabilidad de la oferta o la demanda. Y los planes del inventario se deben revisar y actualizar periódicamente en función de los datos en tiempo real y las condiciones cambiantes del mercado.

Se emplean varias técnicas y estrategias de optimización del inventario para la gestión y optimización del inventario:

• Análisis ABC
• Cantidad económica del pedido (EOQ)
• Inventario justo a tiempo (JIT)
• Optimización del inventario multinivel (MEIO)
• Inventario gestionado por el proveedor (VMI)

El análisis ABC es un método para categorizar los artículos del inventario en función de su valor e importancia.

Los artículos de la categoría A son productos de alta prioridad que se deben vigilar con atención debido a su alto valor o la rapidez de la venta. Los artículos de la categoría B tienen un valor y un ritmo de venta moderados. Los artículos de la categoría C son productos de escaso valor con un ritmo de venta lento.

Caso de uso: este enfoque de optimización del inventario es útil para empresas con grandes inventarios porque los ayuda a centrar los recursos en artículos de la categoría A que generan ganancias.

EOQ es un modelo que se utiliza para reducir los costos totales del inventario. Pedir pequeñas cantidades de artículos con demasiada frecuencia, o pedir demasiados artículos y tener que almacenarlos y guardarlos, puede generar gastos elevados. Al calcular la EOQ, las empresas pueden identificar cuál es la cantidad de artículos más rentable al momento de hacer el pedido.

Caso de uso: EOQ es más útil cuando las empresas tienen una demanda previsible y plazos de entrega constantes.

Este proceso de optimización tiene como objetivo mantener el inventario en proceso y los costos de transporte en el nivel más bajo posible. Los materiales se piden y reciben solo cuando son necesarios en el proceso de producción. Este enfoque significa que las empresas tienen menos bienes para almacenar y, a menudo, menos desperdicio. Pero también requiere un forecasting preciso de la demanda y proveedores confiables.

Caso de uso: JIT es útil para empresas con espacio de almacenamiento limitado o para aquellas que manejan productos perecederos.

Como se mencionó anteriormente, las cadenas de suministro multinivel pueden involucrar a múltiples entidades repartidas en muchos lugares. Si bien algunos métodos de optimización de inventario abordan cada ubicación por separado, MEIO considera las conexiones entre los diferentes niveles. Las prácticas de MEIO se pueden emplear para obtener una visión integral de la cadena de suministro.

Caso de uso: MEIO es especialmente útil para empresas con cadenas de suministro complejas y de múltiples niveles donde las decisiones de inventario en una etapa repercuten en otras.

Con VMI, el proveedor tiene acceso a los datos del inventario del distribuidor y es responsable de mantener los niveles de inventario requeridos por el cliente. El proveedor decide cuándo reponer y cuánto enviar, en función de los parámetros acordados. Este enfoque puede conducir a decisiones de inventario más precisas, ya que los proveedores suelen tener mejores capacidades de forecasting y una visión más amplia de la demanda del mercado.

Caso de uso: VMI es eficaz para las empresas que buscan reducir los costos de gestión del inventario y mejorar las relaciones con los proveedores.

Una gestión moderna del inventario se basa en tecnología, software y herramientas innovadoras, entre ellas:

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Software de gestión del inventario
• Inteligencia Artificial (IA)
• Internet de las cosas (IoT)
• Computación en la nube

Los sistemas ERP conectan numerosos procesos de negocio en un sistema completo para optimizar las actividades de toda la organización. En cuanto a la optimización del inventario, los sistemas ERP pueden proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, las ventas, los pedidos y las entregas. Pueden automatizar tareas rutinarias como las órdenes de compra, ahorrando tiempo y reduciendo los errores humanos.

El software para gestionar el inventario, a menudo incluido dentro de un sistema ERP, está diseñado específicamente para rastrear y gestionar niveles del inventario, los pedidos, las ventas y las entregas. Puede proporcionar informes detallados sobre el volumen de ventas y el rendimiento del producto, entre otras métricas. Estos sistemas de gestión del inventario ayudan a las empresas a identificar tendencias, prever la demanda, establecer precios y optimizar los niveles de existencias.

La inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) se pueden utilizar para encontrar patrones complejos en grandes conjuntos de datos. El proceso puede combinar datos históricos de ventas, tendencias del mercado, patrones meteorológicos y datos económicos para brindar insights más precisos. Esto permite a las empresas prever los cambios en la demanda y ajustar sus niveles de inventario en consecuencia.

En la optimización del inventario, los dispositivos de IoT, como las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) o las estanterías inteligentes, pueden ayudar a realizar un seguimiento de los niveles del inventario en tiempo real. De este modo, los gestores y planificadores pueden recibir alertas tempranas de posibles problemas de falta o exceso de existencias. También proporciona mayor eficiencia y transparencia a la cadena de suministro.

Las plataformas en la nube ofrecen herramientas para la optimización del inventario escalables y accesibles. Pueden mejorar la colaboración en tiempo real y el intercambio de datos en toda la organización y su cadena de suministro. A veces son más económicas que las herramientas on-premises, ya que eliminan la necesidad de grandes inversiones iniciales en hardware y software.

Para medir la eficacia de los esfuerzos de optimización del inventario, las empresas suelen realizar un seguimiento de las siguientes métricas: 

• Índice de rotación del inventario, o la rapidez con la que se vende y reemplaza el inventario durante un periodo determinado

• Días de inventario disponible, o el promedio de días necesarios para la venta directa del inventario

• Costos de mantenimiento del inventario, o el costo total de mantener existencias, que incluye el almacenamiento, el seguro y el costo de oportunidad

• Tasa de desabastecimiento, o la frecuencia de desabastecimiento como porcentaje del total de pedidos

• Tasa de cumplimiento, o el porcentaje de pedidos de clientes completados a partir del inventario disponible

• Precisión de las previsiones, que compara la demanda prevista con las ventas reales

La pandemia de COVID-19, las tensiones geopolíticas y otros eventos globales destacan la importancia de la planificación de la cadena de suministro basada en información. La optimización del inventario ayuda a desarrollar resiliencia al:

• Permitir responder con mayor rapidez a las interrupciones
  
  
• Equilibrar el riesgo y la eficiencia en la gestión del inventario
  
  
• Mejorar la visibilidad en toda la cadena de suministro
  
  
• Respaldar una mejor toma de decisiones durante eventos inesperados

Con software, estrategias y herramientas para la optimización del inventario, las empresas pueden limitar mejor el impacto de las interrupciones de la cadena de suministro en sus resultados finales.