Los conceptos básicos de la automatización empresarial

La automatización empresarial es un término para el uso de aplicaciones tecnológicas que realizan tareas repetitivas, liberando a los empleados para realizar trabajos de mayor valor. Esto incluye la automatización de procesos comerciales (BPA), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la automatización impulsada por IA.

Hace años, la automatización requería mainframes masivos y un equipo de expertos para mantenerlos. Hoy en día, las plataformas de automatización basadas en la nube ponen la funcionalidad al alcance de empresas de todos los tamaños. Algunos tipos de automatización empresarial incluyen los siguientes:

• Automatización básica: la automatización básica toma tareas simples y rudimentarias y las automatiza. Con poca o ninguna programación, las herramientas básicas de automatización digitalizan las tareas repetitivas, lo que ayuda a eliminar errores y acelerar el ritmo del trabajo transaccional. La gestión de procesos de negocio (BPM) y RPA son ejemplos de automatización básica.
• Automatización de procesos: la automatización de procesos administra los procesos del negocio para lograr uniformidad y transparencia. A menudo manejada por software dedicado, la automatización de procesos puede aumentar la productividad y la eficiencia, al tiempo que proporciona información valiosa para el negocio. La minería de procesos y la automatización del flujo de trabajo son ejemplos de automatización de procesos.
• Automatización avanzada: la automatización avanzada reúne a humanos y máquinas para integrar múltiples sistemas en toda la organización. Para respaldar procesos más complejos, la automatización avanzada se basa en datos no estructurados combinados con machine learning, procesamiento de lenguaje natural y análisis. Promueve la gestión del conocimiento y el apoyo a la toma de decisiones para trabajos especializados.
• Automatización inteligente: impulsada por IA, la automatización inteligente significa que las máquinas pueden “aprender” y tomar decisiones basadas en situaciones que encontraron y analizado. Por ejemplo, en atención al cliente, los asistentes virtuales impulsados por IA pueden reducir costos y al mismo tiempo permitir interacciones más inteligentes entre clientes y agentes humanos. El resultado es una mejor experiencia de servicio al cliente.

Ya sea que gestione una pequeña compañía o una gran compañía, la automatización es una excelente manera de optimizar las operaciones e impulsar el crecimiento del negocio. Las herramientas de automatización están diseñadas para reemplazar la mano de obra humana con mano de obra mecánica, de modo que pueda poner a esos recursos humanos a trabajar en otras partes de la compañía.

Para aprovechar todo el potencial de la automatización, las compañías deben emplear constantemente software de automatización probado y las mejores prácticas en todos los flujos de trabajo, desde la creación de experiencias del cliente digitales más rápidas hasta la simplificación de los procesos internos. Sin embargo, no todas las soluciones contienen la gama completa de tecnología necesaria para automatizar las operaciones de extremo a extremo. Esto puede llevar a muchas soluciones puntuales, costos más altos y una incapacidad de escalar.

La automatización empresarial es crítica para un mundo que cambia rápidamente. Por ejemplo, predecir qué comportamientos de los clientes persistirán luego de la pandemia, desde una demanda que fluctúa enormemente hasta mayores precauciones de salud y seguridad, puede ser complicado. Pero un área que puede controlar es cómo gestiona las experiencias que crea para sus clientes. La automatización, especialmente la automatización combinada con la IA, puede ayudarlo a organizar o refinar estas experiencias, lo que resulta en mayores ventas, mejor uso de los recursos y mayor satisfacción del cliente.

Una de las mejores maneras de hacerlo es a través de una plataforma de automatización que lo ayude a hacer lo siguiente:

• Descubra procesos: identifique ineficiencias o puntos críticos en sus operaciones para ayudar a determinar dónde los procesos automatizados pueden proporcionar el mayor impacto. Esto implica la minería y el modelado de procesos.
• Aplique inteligencia: emplee los datos de la automatización de sus operaciones con machine learning e IA para recomendar acciones y liberar a las personas para tareas más estratégicas.
• Aumente su fuerza laboral: cree herramientas de RPA y despliegue trabajadores digitales para colaborar con humanos dondequiera que se pueda lograr un mayor nivel de productividad o cuando se necesite respaldo.
• Automatice las operaciones principales: aplique las capacidades de automatización principales (procesamiento de documentos, orquestación de flujo de trabajo, administración de decisiones y servicios de contenido) a áreas operacionales clave para satisfacer las necesidades del negocio.

La automatización empresarial es muy adecuada para agilizar los procesos en casi todas las áreas de una organización:

• Actividades de marketing: con la automatización del marketing por correo electrónico, las compañías pueden emplear un software para enviar emails a una lista de distribución de clientes según un calendario predefinido, lo que reduce los costos de ejecutar las campañas manualmente. Los esfuerzos de marketing pueden vincular a un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) e incluso hacer cosas como enviar mensajes automáticos a los clientes a través de las redes sociales.
• Recursos humanos: los sistemas de gestión de recursos humanos pueden automatizar una amplia gama de tareas de recursos humanos, incluido el procesamiento de solicitudes de empleo, la programación de entrevistas, las ofertas de empleo, la incorporación, la gestión de nóminas y la administración de beneficios. Mediante el uso de analytics, estos sistemas también pueden proporcionar información sobre la productividad de la fuerza laboral.
• Procesos de ventas: las herramientas de automatización de ventas como Salesforce y otras herramientas de software como servicio (SaaS) permiten a los equipos de ventas dedicar menos tiempo a registrar su actividad relacionada con los acuerdos y más tiempo a hacer las llamadas telefónicas que cierran los acuerdos. Las herramientas pueden automatizar tareas repetitivas a lo largo del proceso de ventas, ya sea calificar clientes potenciales en función de su recorrido de comprador, asignar clientes potenciales al representante adecuado o crear previsiones de ventas respaldadas por datos.
• Finanzas y contabilidad: al automatizar las funciones de planeación financiera y contabilidad, las compañías pueden liberar tiempo para tareas importantes como el análisis, la estrategia y la colaboración con los stakeholders. En la gestión de cuentas a pagar (AP), por ejemplo, la captura de datos se automatiza, las facturas se asocian automáticamente con los documentos y las aprobaciones se envían automáticamente. Esto reduce errores de datos y ayuda a prevenir el fraude mediante controles en segundo plano.

IBM proporciona una plataforma única para la automatización empresarial y de TI, ayudando a las organizaciones de todo el mundo a automatizar ambas de manera efectiva. Por ejemplo, una reaseguradora global en Suiza utilizó el software IBM para automatizar sus tareas de cierre trimestral y ahorró USD 40,000 por trimestre.

IBM Cloud Pak for Business Automation es la poderosa herramienta detrás de todo. La plataforma de automatización proporciona recomendaciones generadas por IA, analytics para medir el impacto y herramientas de código bajo fáciles de usar para ayudar a las organizaciones a reducir la cantidad de tiempo dedicado a procesos manuales y disminuir los tiempos de espera de los clientes. Con IBM Cloud Pak for Business Automation, puede eliminar las tareas repetitivas y reasignar sus recursos hacia trabajos de mayor valor.

Para aprender más sobre la automatización impulsada por IA de IBM, explore la Guía del comprador para la automatización inteligente de negocios.