Cómo elaborar una estrategia de adquisiciones exitosa

13 de diciembre de 2023

5 minutos de lectura

El rol de las adquisiciones se extiende más allá de las actividades transaccionales. Una estrategia de adquisiciones permite que una organización navegue por una cadena de suministro global cada vez más compleja, se adapte rápidamente a las fluctuaciones del mercado y logre optimizar los costos, tener eficiencia operativa y crecer.

Al evaluar y gestionar de manera proactiva los riesgos inherentes a la cadena de suministro, las organizaciones pueden protegerse de las interrupciones y fortalecer la resiliencia de sus operaciones. Además, un marco de adquisiciones bien elaborado fomenta la innovación y la sustentabilidad. Puede promover las asociaciones de colaboración con proveedores e integrar consideraciones éticas y ambientales (adquisiciones ecológicas) en la estrategia de abastecimiento.

Una estrategia de adquisiciones no consiste simplemente en establecer una serie de pasos para adquirir bienes y servicios. Debe ser una hoja de ruta estratégica que, cuando se diseña e implementa de manera eficaz, se alinea con la misión de la organización y contribuye en gran medida a su éxito.

¿Qué es una estrategia de adquisiciones?

Una estrategia de adquisiciones es un plan estructurado que una organización desarrolla para guiar su proceso de compras de una manera que se alinee con sus necesidades comerciales. El objetivo de una estrategia de adquisiciones es garantizar la adquisición eficiente, rentable y sostenible de bienes o servicios que son esenciales para las operaciones de la organización. La estrategia debe delinear y proporcionar orientación específica para llevar a cabo las etapas del proceso de adquisiciones, que a menudo incluyen:

  • Identificación de las necesidades del negocio
  • Búsqueda de proveedores potenciales
  • Negociación de contratos
  • Gestión de las relaciones con los proveedores
  • Mantenimiento de registros de cada paso

La estrategia empleada para guiar estos pasos puede diferir de una organización a otra, dependiendo de su industria y necesidades. Algunos ejemplos de objetivos que son comunes a muchas estrategias de adquisiciones son eliminar los gastos no convencionales, aumentar la eficiencia de la entrega, minimizar los errores y cumplir con las normas aplicables. Establecer relaciones sólidas con los proveedores para fomentar contratos y servicios favorables también es un objetivo común.

Se necesita un equilibrio entre talento, tecnología, cumplimiento de normas, ética y sustentabilidad para alinear las actividades de adquisiciones con los objetivos empresariales. Una estrategia de adquisiciones eficaz debe estar abierta a nuevos enfoques y fomentar ideas que aporten valor, eficiencia y mejora continua de los procesos a la organización. Esto permite un enfoque eficaz y adaptativo del abastecimiento que crea valor y minimiza el riesgo.

Cuando se implementa con objetivos claros, la estrategia de adquisiciones proporcionará una hoja de ruta para que los gerentes de adquisiciones la sigan. Describirá el propósito, las responsabilidades y metas, así como el papel crítico que desempeñan en el éxito general de la organización.

Pasos para una estrategia de adquisiciones exitosa

Los pasos principales para desarrollar una estrategia de adquisiciones eficaz incluyen:

1. Realizar un análisis del estado actual (CSA)

Evalúe la eficiencia y eficacia del marco de la estrategia de adquisiciones actual (si existe) y determine si podrá satisfacer las necesidades actuales y futuras. Haga un análisis de gastos; identifique fortalezas, debilidades y oportunidades. Evalúe y categorice los componentes de los costos de adquisición, desde los costos directos, como los costos de bienes y servicios, hasta los costos indirectos, como gastos administrativos y gastos generales. Examine los costos relacionados con proveedores específicos, variables y tendencias de costos y el costo total del proceso de adquisiciones para comprender claramente qué se gasta y dónde.

2. Determinar las necesidades de la organización

Las empresas siempre quieren mejorar el resultado final; pero ¿cómo, específicamente? Comprenda las necesidades de la organización (ya sea ventas mayores, gestión del flujo de efectivo, plazos más cortos, mejores previsiones, gestión de la calidad o sustentabilidad) y cómo se alinean con la estrategia empresarial general y el plan a largo plazo. Una estrategia de adquisiciones integrada con estas necesidades garantiza que el proceso de adquisiciones contribuya directamente a la rentabilidad y el éxito de la organización. 

3. Involucrar a las partes interesadas

Identifique y colabore con departamentos internos, proveedores y todos aquellos que puedan verse afectados por el plan. Es posible que algunos no estén de acuerdo con los cambios propuestos. Recopile perspectivas diversas, comprenda las necesidades y gestione las expectativas. La participación de las partes interesadas es clave para garantizar que la estrategia esté bien planificada y tenga respaldo en toda la organización.

4. Determinar los objetivos comerciales

Defina objetivos específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y oportunos (SMART) para la función de adquisiciones. Estos objetivos deben respaldar directamente los objetivos comerciales generales y proporcionar un marco claro para la estrategia de adquisiciones. Por ejemplo, si el ahorro de costos es una meta, un objetivo de adquisiciones correspondiente podría ser lograr un nivel de reducción de costos. Las metas adicionales pueden ser la gestión y mitigación de riesgos, la gestión de relaciones con los proveedores y las consideraciones sobre sustentabilidad.

5. Definir políticas de adquisiciones

Establezca y acuerde políticas, procedimientos y modelos operativos de adquisiciones que sean claros y se alineen con los objetivos de la organización. Este es un buen momento para revisar los procesos actuales y ajustarlos para que se adapten al nuevo enfoque. Se deben definir las tareas de forma clara, como los criterios de selección de proveedores, la gestión de contratos y las iniciativas de cumplimiento. Comunique las oportunidades que brindan estos cambios y explique sus beneficios para las partes interesadas. Sea flexible. Las políticas sirven como pautas para el equipo de adquisiciones, lo que garantiza la coherencia y el cumplimiento de las normas éticas.

6. Integrar nuevas herramientas

Explore las herramientas y tecnologías que respaldarán el éxito de la nueva estrategia. Las adquisiciones ya no son un proceso analógico; un porcentaje cada vez mayor se realiza en línea (e-procurement). El software Procure-to-Pay (P2P) vincula las prácticas de adquisiciones con las cuentas por pagar y puede optimizar pasos como la gestión de suministros, las órdenes de compra y la facturación. El software de adquisiciones adicional incluye herramientas de análisis de gastos y software de gestión de relaciones con proveedores (SRM). Estos aumentan la precisión y la productividad, rastrean las compras y ofrecen visibilidad de datos que informa la toma de decisiones y reduce los riesgos, las ineficiencias y las demoras que consumen mucho tiempo.

7. Desarrollar la estrategia

Desarrolle una estrategia integral de adquisiciones basada en la información recopilada en los pasos anteriores. Esto implica la creación de una declaración de estrategia, que describa el enfoque de las adquisiciones, incluida la gestión de proveedores, la mitigación de riesgos y la optimización de costos. La estrategia debe ser lo suficientemente flexible para que se adapte a las condiciones cambiantes del mercado y a las necesidades de la organización.

8. Definir el éxito

Establezca los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se emplearán para medir el éxito de la estrategia de adquisiciones. Estas métricas se deben alinear con los objetivos comerciales definidos y proporcionar puntos de referencia cuantificables para evaluar el rendimiento. Los criterios de éxito comunes incluyen la reducción de errores, el aprovechamiento de las oportunidades de ahorro y la mejora de las calificaciones de rendimiento de los proveedores, los flujos de trabajo, los tiempos del ciclo de adquisiciones y el cumplimiento.

9. Implementar la estrategia

Ejecute la estrategia de adquisiciones de manera gradual y bien coordinada, implementando las políticas, procedimientos y tecnologías definidas. Proporcione la capacitación necesaria para garantizar el éxito de las adquisiciones.

10. Medir y perfeccionar la estrategia

Periódicamente, mida los resultados de la estrategia en función de los parámetros de éxito establecidos. Determine si está fomentando el cambio y mejorando el rendimiento general de la organización. Utilice los datos y la información para analizar los resultados, identificar las áreas de mejora y perfeccionar la estrategia de adquisiciones en consecuencia. Monitoree y adapte continuamente la estrategia para garantizar que siga respondiendo a la dinámica cambiante del mercado, a la evolución de los objetivos empresariales y a las oportunidades o retos emergentes.

Beneficios de una estrategia de adquisiciones exitosa

Al implementar oportunidades estratégicas de abastecimiento y compra, las organizaciones pueden lograr ahorros de costos sustanciales. Además, una estrategia de adquisiciones eficaz mejora la eficiencia operativa al optimizar los procesos e introducir tecnologías de automatización. Esto se traduce en tareas administrativas reducidas y ciclos de adquisición más rápidos.

Una estrategia de adquisiciones exitosa también reduce los riesgos inherentes a la cadena de suministro. Mediante prácticas de evaluación y gestión de riesgos, las organizaciones pueden protegerse contra las interrupciones y garantizar la agilidad y la continuidad. La estrategia también puede promover la mejora de las relaciones con los proveedores, la colaboración y la innovación. En conjunto, estos beneficios permiten a las organizaciones navegar por las complejidades de la empresa moderna con resiliencia, agilidad y con una ventaja competitiva.

Adquisiciones e IBM

Al navegar sistemáticamente a través de estos pasos, las organizaciones pueden establecer una estrategia de adquisiciones que satisfaga las necesidades inmediatas y pueda evolucionar para contribuir al éxito sostenido de la organización.

Los consultores de adquisiciones de IBM colaboran con los clientes para crear flujos de trabajo inteligentes que combinan la experiencia de su equipo de adquisiciones, tecnologías exponenciales como la IA y la automatización, así como datos internos y externos, todo habilitado en su nube híbrida. Al crear flujos de trabajo de adquisiciones integrales más inteligentes, ayudamos a las empresas a capacitar a los empleados con información poderosa para hacer un trabajo de mayor valor y transformar las iniciativas de abastecimiento y la estrategia de adquisiciones.

Autor

Matthew Finio

Content Writer, IBM Consulting