Los esquiadores perseguían al líder revolucionario Gustav Eriksson Vasa. Y cuando le dieron alcance, convencieron a este futuro rey de Suecia de volver a Mora con ellos y liderar la lucha contra la actual monarquía danesa. Dos años y medio después, la revolución terminó y Suecia se convirtió en una tierra libre.

Esta rica historia está bordada en el tejido mismo de las carreras anuales de Vasaloppet, que llevan el nombre de Vasa y se celebran en la región sueca de Mora y Sälen. Y cada año, unos 100 000 participantes compiten en al menos una de las más de 12 carreras de esquí, a pie y en bicicleta organizadas por la organización de Vasaloppet en los meses de verano e invierno.

"Nuestras carreras se han celebrado durante cien años", señala Marcus Berndt, coordinador de Tecnología de Vasaloppet. "Nuestra historia va mucho más allá. Por eso, competir en uno de nuestros eventos suele ser algo muy importante para la mayoría de los participantes. En Suecia, casi todo el mundo tiene algún familiar relacionado con Vasaloppet”.

Y con la intención de continuar e incluso fortalecer este nivel de conexión cultural y personal, la organización empezó a buscar una manera de comunicarse mejor con los participantes de la carrera.

"Queríamos crear una conexión emocional con su experiencia de carrera que durara todo el año", añade Berndt. "Y sabíamos que la creación de una historia era el contenedor perfecto para esas emociones. Podríamos conectar todos estos diferentes puntos de datos sobre su experiencia, y cada uno de estos momentos digitales ayudaría a contar la historia de su día y así les ayudaría a recordar su experiencia personal.

Por supuesto, Vasaloppet ya había plasmado algunos momentos importantes para sus corredores. Pero quería integrar mejor estas instantáneas en una narración unificada. Por ejemplo, la organización de la carrera trabajó con varios proveedores y patrocinadores a lo largo de los años para tomar fotografías e incluso videos para compartir entre los competidores. Pero estos videos e imágenes siempre eran enviados por la organización externa que los recopilaba y no por Vasaloppet, lo que significaba que la historia del viaje del corredor llegaba poco a poco y a menudo de manera desordenada.

A medida que se acercaba el centenario de las carreras de Vasaloppet, la organización quería hacer algo especial que ayudara a crear conexiones más sólidas con los participantes. Y tras un taller de Design Thinking de IBM a finales de 2021, Vasaloppet tenía un plan claro.

"Hemos estado colaborando con IBM en diferentes iniciativas durante más de 50 años", indica Berndt. "Son uno de nuestros principales patrocinadores, y organizamos estos talleres con ellos dos o tres veces al año. Estábamos explorando lo que llamamos "moon shots" —cambios transformadores e innovadores— para las carreras del aniversario, y de ahí surgió la idea de Vasastory".

En lugar de comunicarse a través de correos electrónicos inconexos y publicaciones en redes sociales, Vasastory proporciona a cada participante una cuenta única de su día de carrera a través de una página web personalizada que se puede compartir en las redes sociales. Los corredores, por su parte, pueden acceder a su Vasastory a través de un correo electrónico de felicitación que se envía en los 30 minutos siguientes de cruzar la línea de meta.

En una primera fase, Vasaloppet trabajó con IBM y el asociado de negocios de IBM Atea para crear una solución piloto, impulsada por tecnologías de integración de datos de IBM e IBM Db2 Warehouse nativo de la nube. Un equipo de IBM iX, la práctica de diseño de experiencia dentro de IBM Consulting, se centró en el front-end y el diseño para el nuevo Vasastory, mientras que un equipo de IBM Client Engineering y Atea dividió la carga de trabajo para el back-end.

"Trabajamos juntos como una sola unidad para sacar esto adelante", aclara Berndt. Teníamos un desarrollador Java que trabajaba directamente con los expertos de IBM para crear el back-end: bases de datos, API, etc. Fue una iniciativa de gran colaboración".

Y basándose en el éxito de esta primera iteración, la organización pasó a la producción completa de Vasastory para todas sus principales carreras en 2022. "Aún nos queda trabajo por hacer para nuestras pruebas de relevos", añade Berndt. "Y se nos plantea un reto importante para nuestra carrera nocturna. Es difícil crear un Vasastory convincente si no tenemos ninguna foto".

Un entorno público de IBM Cloud aloja la nueva infraestructura, e IBM Db2 Warehouse consolida y almacena diversos silos de datos de carreras capturados. Vasaloppet también utiliza el software IBM Cognos Analytics para obtener conocimiento sobre este conjunto de información, identificando tendencias y extrayendo estadísticas clave para compartir con patrocinadores, medios de comunicación y el público.

A lo largo de 2022, Vasaloppet fue generando un mayor interés y atrayendo una mayor participación en sus diversas carreras, con más de 35 000 participantes que compartieron su Vasastory personal en línea a través de las redes sociales.

"Ahora estamos en posición de usar esta narración para crear una conexión real sin precedentes con nuestros participantes", señala Berndt. "Llevamos tiempo observando que los corredores están cada vez más interesados en contar al mundo su participación en las carreras: por ejemplo, haciendo capturas de pantalla de sus correos electrónicos de felicitación de años anteriores para publicarlos en Instagram. Quieren compartir que son parte de este evento. Que son parte de esta historia. Y Vasastory hace que les resulte fácil".

Por supuesto, tener los correos electrónicos de felicitación disponibles en menos de 30 minutos también fue un gran avance. "A lo largo de nuestra historia, nunca antes había sido tan rápido", señala Berndt. "Concentramos la mayoría de nuestras carreras en una semana en invierno y una semana en verano. Antes, esperábamos hasta que terminara la semana para enviar todos los correos electrónicos juntos. Podrían pasar de un par de días a más de una semana antes de que contactáramos a los participantes. Ahora, la narración ocurre casi al instante".

Como parte de este proyecto, Vasaloppet también digitalizó sus registros e imágenes históricas de carreras, lo que permitió transmitir su extensa historia con una mayor facilidad. Además, estos detalles se pueden integrar mejor en historias individuales para crear un sentido de comunidad y conexión.

"La innovación forma parte del ADN de IBM", concluye Berndt. "Lo hemos visto a lo largo de los años que hemos trabajado juntos. Y Atea encaja bien en la relación. Estoy deseando descubrir las historias que compartiremos y exploraremos juntos en el futuro”.

Una auténtica institución cultural sueca: cada año, unos 100 000 competidores participan en las carreras Vasaloppet (enlace externo a ibm.com). Desde su primera competencia de esquí en 1922, la organización ha crecido a lo largo del último siglo hasta albergar en la actualidad más de una docena de carreras de esquí, ciclismo y a pie, incluido uno de los mayores recorridos de esquí de fondo del planeta, durante "semanas de carreras" concentradas en verano e invierno.

Centrado en las regiones nórdicas y bálticas, el asociado de negocios de IBM Atea (enlace externo a ibm.com) proporciona servicios y soluciones de TI, especializados en gestión de productos e infraestructura. En conjunto, la compañía emplea a más de 7500 empleados distribuidos en 85 ciudades de siete países europeos. Y solo en Suecia, Atea mantiene más de 30 oficinas locales, gestionadas por 2700 empleados directos y consultores.