Para proteger sus márgenes de beneficio, United Foods debe garantizar que todos los aspectos de sus operaciones, desde las cadenas de suministro y la fabricación hasta los procesos financieros, de ventas y de recursos humanos, funcionen de manera eficiente y rentable. A medida que lanzaba nuevos productos y se expandía a nuevas regiones, la empresa descubrió que los procesos manuales tenían dificultades para seguir el ritmo del crecimiento.

“Realizamos manualmente muchos flujos de trabajo clave, como auditorías, aprobaciones de crédito y monitoreo del desempeño de recursos humanos”, comenta Mamdouh Ahmed Nada, director de TI de United Foods. “Por ejemplo, enviamos documentos de escritorio a escritorio para la aprobación de la gerencia, y los registros de estas aprobaciones estaban dispersos en múltiples bandejas de entrada de correo electrónico, lo que dificultaba la búsqueda de información durante las auditorías”.

Agrega: Generar indicadores clave de rendimiento [KPI] para todos nuestros departamentos requería tanto tiempo que no pudimos profundizar en nuestros informes para obtener hasta los más mínimos detalles, lo que limitó nuestra visibilidad y nos impidió identificar nuevas eficiencias”.

Para optimizar las finanzas, los informes y las ventas, y obtener una mayor comprensión de su eficiencia operativa, United Foods pasó a flujos de trabajo digitales integrados, respaldados por las aplicaciones SAP ERP. Dar este paso ayudó a la empresa a reinventar muchas de sus actividades principales, pero United Foods vio la oportunidad de ir aún más lejos.

“El despliegue de SAP ERP marcó un cambio radical en la forma en que gestionamos nuestro negocio”, explica Mamdouh Ahmed Nada. “Como siguiente paso, nuestro objetivo era reducir la complejidad, y eliminar las actividades repetitivas y de bajo valor adoptando la automatización. No podíamos hacer esto solos, así que comenzamos la búsqueda de un asociado tecnológico que nos apoyara en nuestro proceso”.

Después de solo dos años, United Foods ya ha automatizado con éxito más de 35 procesos clave en múltiples unidades de negocio, desde la aprobación de líneas de crédito y la generación de órdenes de compra hasta la generación de informes de recursos humanos y la planificación de materias primas.

“Logramos ahorrar mucho tiempo con IBM Cloud Pak for Business Automation al sustituir los flujos de trabajo manuales por procesos automatizados sin inconvenientes”, explica Mamdouh Ahmed Nada. “Nuestros empleados dicen que ahora pueden realizar las actividades diarias mucho más rápido y ya no vemos cuellos de botella en nuestras operaciones”.

Aprovechando las integraciones profundas con SAP ERP, IBM Cloud Pak for Business Automation permitió a United Foods transformar la manera en que extiende las líneas de crédito a sus clientes, lo que ayuda a acelerar los procesos de ventas. Hoy en día, los equipos de ventas pueden enviar una solicitud desde un teléfono móvil o tableta, que se procesa automáticamente y se reenvía a los líderes empresariales para su aprobación desde sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de enviar documentos entre oficinas para su firma física. Tan pronto como se aprueba un límite de crédito, se refleja automáticamente en la solución SAP ERP de la empresa.

Al mismo tiempo, United Foods mejoró enormemente los informes de KPI con IBM Cloud Pak for Business Automation. “Con SAP ERP e IBM Cloud Pak for Business Automation, podemos hacer un seguimiento de los KPI de todos nuestros empleados. Esta información nos ayuda a crear objetivos de rendimiento eficaces tanto a nivel de departamento como de empleado, ayudando a nuestros equipos a mantenerse centrados en trabajar de forma productiva y eficiente”.

La racionalización y simplificación de los procesos financieros con IBM Cloud Pak for Business Automation también ayudó a United Foods a reducir el tiempo y el esfuerzo manual durante las auditorías.

Mamdouh Ahmed Nada comenta: “Antes, pasábamos mucho tiempo reuniendo los registros y las pruebas que nuestros auditores pedían. Hoy puedo reunirme con un auditor y mostrar automáticamente información relevante sobre órdenes de compra, facturas, costos y mucho más con solo tocar un botón; es un gran ahorro de tiempo”.

Sobre la base de su éxito con las soluciones de IBM y SAP, United Foods planea dejar de usar papel en los próximos meses.

Mamdouh Ahmed Nada concluye: “Nuestro próximo paso es crear un portal de gestión de proveedores para que nuestros socios comerciales puedan enviarnos información electrónicamente, lo que eliminará todo el procesamiento en papel y la entrada manual de datos. Cada segundo y cada dólar que ahorramos con la automatización es tiempo y dinero que podemos reinvertir en el desarrollo de nuestro negocio y adelantarnos a la competencia, incluso en condiciones de mercado desafiantes”.