Tras una rápida expansión que dejó a ULMA Packaging con sistemas financieros aislados, la cooperativa española le pidió ayuda al socio de negocios de IBM LKS Financial Solutions & Corporate (FS&C). Con una IBM® Cognos® Platform integral, ULMA Packaging aceleró drásticamente la planificación, la consolidación y la generación de informes, y sus responsables de la toma de decisiones obtuvieron acceso a información precisa en tiempo real.
Al depender de sistemas financieros dispares y procesos propensos a errores, ULMA Packaging no les podía proporcionar rápidamente a los directivos información detallada y fiable sobre los negocios, las filiales y el personal.
Al asociarse con LKS, ULMA Packaging estandarizó y automatizó sus sistemas de administración financiera utilizando la suite Cognos de soluciones de business intelligence y gestión del rendimiento.
El envasado del producto hace mucho más que ayudar a promover las ventas y transmitir información importante. Puede permitir comodidad en el envío, las ventas y el consumo, prevenir alteraciones y robos y, en el caso de alimentos perecederos y otros artículos sensibles, mantener la frescura y seguridad.
ULMA Packaging, ubicada en la región vasca de España, domina el arte y la ciencia del envasado. Está organizada como una cooperativa que diseña y fabrica equipos y sistemas innovadores para envasar alimentos y productos médicos y farmacéuticos de diversas maneras. Con los sistemas automatizados para flow pack, termosellado, termoformado, film retráctil y más de ULMA Packaging, los clientes pueden optimizar la producción al tiempo que protegen mejor los productos.
La demanda de envases de alta calidad y tecnologías de envasado de vanguardia se ha disparado en los últimos 15 años, según Iñaki Alzibar, responsable de control económico de ULMA Packaging. Dado el crecimiento de la industria, los líderes de ULMA Packaging aprovecharon la oportunidad para expandir el negocio a nivel internacional. Durante la última década, la empresa adquirió y creó aproximadamente 20 nuevas filiales y amplió su red de distribución en 50 países. También consiguió varios nuevos clientes empresariales y duplicó sus ventas.
La ventaja de este éxito fue que los equipos financieros y operativos recopilaron y gestionaron grandes volúmenes de información utilizando sistemas aislados y procesos manuales propensos a errores. La falta de estandarización impedía la visibilidad y el control de los datos en toda la empresa, lo que ralentizaba los procesos de planificación y presupuestación ejecutiva, consolidación y presentación de informes en el Departamento de Finanzas y Control Interno. “Nuestro equipo dedicó mucho tiempo a recopilar datos y confirmar su precisión, lo cual no era práctico”, dijo Alzibar.
La idea de Alzibar era democratizar los datos financieros de ULMA Packaging para que los directivos, responsables de líneas de negocios y líderes de las filiales pudieran acceder rápidamente a información precisa y actualizada para guiar la toma de decisiones. Este trabajo requirió estandarizar y automatizar todos los sistemas de gestión financiera de la empresa utilizando tecnologías digitales.
Sin dudarlo, Alzibar acudió a LKS en busca de asistencia. Además de proporcionar experiencia en la industria y en TI, LKS había establecido relaciones de larga data en ULMA Packaging. El equipo entendía los desafíos únicos y complejos relacionados con la consolidación de las finanzas multinacionales.
"Para nosotros, LKS es más que un proveedor. Es un socio", comenta Alzibar. "Nos conocemos desde hace más de diez años, y entienden perfectamente la empresa, la cultura y la forma de movernos, y esto es sumamente importante para nosotros. En mi departamento, tenemos mucho trabajo y solo seis personas. LKS puede responder muy rápido a todas nuestras necesidades".
LKS ayudó a Alzibar y a su equipo a desarrollar e implementar una Cognos Platform que incluye las siguientes soluciones basadas en IA:
- Solución IBM Planning Analytics para planificación, elaboración de presupuestos y previsiones
- Software IBM Cognos Controller para cierres, consolidación e informes
- Solución de business intelligence IBM Cognos Analytics para preparación, análisis y visualización de datos
Con el apoyo de una infraestructura local, las soluciones se integran perfectamente entre sí, con ERP, CRM, HRMS y otros sistemas utilizados por ULMA Packaging LOBs y filiales, unificando las funciones financieras de la empresa en una única plataforma. “A diferencia de otros proveedores de tecnología, IBM ofrece un conjunto completo de herramientas en todas las áreas financieras”, explicó Alzibar.
LKS ayudó a escalonar el complejo proyecto a lo largo de varios años para que ULMA Packaging pudiera seguir cumpliendo los requisitos operativos y normativos vigentes, incluida la creación de informes financieros mensuales y anuales.
Con la transformación ya completada, ULMA Packaging puede proporcionarles a los responsables de la toma de decisiones una fuente fiable de datos financieros de alta calidad. "Hemos eliminado las fronteras departamentales y ahora tenemos una única fuente de datos, la misma información, en toda la empresa", dice Alzibar. La empresa también ha estandarizado los procesos utilizando los flujos de trabajo automatizados integrados de la solución de Cognos.
Con un acceso a los datos más rápido y procesos recientemente optimizados, el equipo de Finanzas y Control Interno puede completar rápidamente informes oportunos a nivel corporativo. Además, el consejo de administración puede consultar las métricas y los insights de rendimiento financiero en un panel de business intelligence interactivo con cuadros de mando detallados creado por LKS mediante la herramienta IBM Planning Analytics Workspace.
El equipo de Alzibar también ha creado muchos otros cuadros de mando personalizados que ofrecen a los directivos información y análisis detallados sobre los aspectos financieros específicos de su empresa, como el rendimiento de las ventas, los centros de compras y costos y la eficiencia del personal.
"ULMA Packaging tiene numerosos negocios y plantas de producción en todo el mundo", explica Andrés Bedia, director comercial de LKS FS&C. "Al planificar su presupuesto anual, cada entidad comercial necesita estimar no solo qué y cuánto van a vender en el próximo año, sino también cuánto van a gastar en fabricar equipos, compensar a los trabajadores, etc. Necesitan información muy detallada y precisa".
El equipo de Alzibar ahora puede generar ingresos, balances y otros informes corporativos y regulatorios un 86 % más rápido, habiendo reducido el tiempo requerido para cada informe de aproximadamente una semana a 1 o 2 días. Con procesos automatizados y casi sin errores, el equipo también confía en la precisión y calidad de los datos.
ULMA Packaging también aceleró y mejoró la planificación del presupuesto anual y los procesos de revisión del presupuesto. Los equipos financieros y otros equipos de la empresa (y no solo en la oficina corporativa) pueden recurrir a datos detallados y exactos para hacer pronósticos más precisos.
Además, con los datos y procesos financieros estandarizados en la Cognos Platform, el pequeño equipo de Alzibar puede incorporar rápidamente a las nuevas filiales y formar a sus empleados en las mejores prácticas de ULMA Packaging. También puede dedicarle más tiempo a apoyar otras iniciativas estratégicas, como el desarrollo de soluciones de envasado innovadoras. Estas eficiencias le permiten a la empresa seguir expandiendo su negocio con mayor agilidad y rapidez, justo cuando la pandemia de COVID-19 impulsa cada vez más la demanda de envases seguros para los productos.
Alzibar enfatiza que la transformación digital en las finanzas es un paso importante para lograr la democratización de datos en toda la empresa. "Poco a poco, vamos estableciendo los cimientos para convertir ULMA Packaging en una organización verdaderamente basada en datos", afirma.
ULMA Packaging (enlace externo a ibm.com), con sede en Oñati, Gipuzkoa (España), suministra equipamiento, sistemas y servicios de envasado para una amplia gama de líneas de productos alimenticios y sanitarios. Utiliza métodos y tecnologías de avanzada para desarrollar ofertas que permitan la protección y presentación de productos con materiales sostenibles. ULMA Packaging emplea a aproximadamente 1730 personas en todo el mundo y generó un total de ventas mundiales de 287 millones de euros en 2020. Es una de las nueve cooperativas del Grupo ULMA, parte de la corporación de cooperativas Mondragon del norte de España.
El socio de negocios de IBM LKS FS&C (enlace externo a ibm.com), con sede en Bilbao, Bizkaia (España), ofrece servicios financieros integrales diseñados para ayudar a medianas y grandes empresas a capitalizar las ventajas de la nueva era digital. Su equipo de consultores combina un profundo conocimiento estratégico y funcional de los procesos de gestión financiera con capacidades técnicas críticas para ofrecer soluciones globales. LKS FS&C forma parte del grupo LKS Next, una de las mayores firmas de servicios profesionales del norte de España. Fue fundada hace 30 años, emplea a más de 600 personas y obtuvo ingresos por ventas de 50 millones de euros en 2019.
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Producido en los Estados Unidos de América, enero de 2021.
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