El mayorista especializado de herramienta mecánica profesional Trusco Nakayama se propuso mejorar sus capacidades de gestión y entrega de existencias. Al trabajar con IBM®, la empresa trasladó sus aplicaciones de inventario y gestión de cadena de suministro a SAP S/4HANA® en un entorno de nube, generando información estratégica práctica que permite a la empresa brindar un servicio estelar.
Los clientes esperan que los mayoristas abastezcan los productos que necesitan y ofrezcan envío rápido en todos los pedidos. ¿Cómo podría Trusco Nakayama garantizar un servicio rápido y fiable las 24 horas del día?
Trusco Nakayama trabajó con IBM para trasladar aplicaciones de misión crítica a SAP S/4HANA en un entorno de nube, brindando una mejor gestión de inventario e información para fortalecer el servicio al cliente.
El lema de gestión de Trusco Nakayama es convertirse en el líder del sector mayorista en Japón. Al ofrecer una gama de productos que otras empresas no manejan, seguir las tendencias para mejorar el inventario y entregar los productos tan pronto como se necesitan, la empresa pretende aumentar la comodidad del cliente. Trusco Nakayama maneja 2.3 millones de productos, mantiene su inventario abastecido con 390,000 artículos y proporciona una tasa de acierto de inventario del 90.5 por ciento.
Como parte de sus operaciones diarias, la empresa utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI), como el índice de rotación de inventario y el periodo de rotación de inventario, para medir si los inventarios se han enviado de manera eficiente o no. Trusco Nakayama también utiliza el índice de aciertos del inventario como un KPI importante para medir si los artículos se envían lo más rápido posible.
Trusco Nakayama presta servicios a más de 2,500 proveedores y más de 5,500 puntos de venta minorista, y más de un millón de usuarios confían en sus sistemas de inventario. Además, la empresa proporciona la información de los productos a través de su catálogo (llamado “Libro Naranja”) y sitios de comercio electrónico. Para asegurar que pueda entregar sus productos a tiempo, la empresa opera en 97 ubicaciones, incluidos 22 centros de distribución en todo el país.
La empresa utiliza un sistema de TI llamado 'Paradise 3' para respaldar estas actividades principales. Además, vinculada con este sistema central, la empresa ha creado un sitio de comercio electrónico, sistemas de logística, de soporte de ventas y de gestión de inventario, así como una plataforma de comunicación y una de análisis. De hecho, Trusco Nakayama ha invertido 10 mil millones de yenes en sistemas durante los últimos 10 años.
Sin embargo, si la empresa desea alcanzar sus objetivos de desarrollo futuros, requiere una mayor inversión. Atsushi Kazumi, director del Departamento de Estrategia Digital, director de Información y director del Departamento Digital de Trusco Nakayama, explica: “Para convertirnos en el mayorista líder de Japón, necesitamos un mecanismo que pueda brindar más comodidad mediante el uso de las últimas tecnologías: no podemos confiar únicamente en los procesos manuales”.
El Sr. Kazumi añade: “Para alcanzar objetivos de entrega aún más rápida, planeamos almacenar una variedad de 500,000 artículos en todos los centros de distribución del país. Naturalmente, la demanda de ciertos artículos difiere de una región a otra, por lo que necesitamos un sistema que pueda pronosticarla con precisión y permitir una entrega rápida”.
Trusco Nakayama también pretendía asegurar el cumplimiento de los requisitos de entrega directa. Si bien la proporción entre compras y ventas en línea está cambiando rápidamente, también existe una creciente demanda de entrega directa a los usuarios finales, incluidos algunos fabricantes que dependen de envíos rápidos para mantener la producción funcionando sin problemas. Esto también se aplica a la 'ruta de la fábrica' a través de vendedores de herramienta mecánica.
El Sr. Kazumi comenta: "Para satisfacer estas necesidades de entrega directa, operamos nuestros centros de distribución las 24 horas del día, los 365 días del año, por lo que el nuevo sistema de gestión de inventario también deberá respaldar esta forma de operar".
Además de la petición de mejorar los sistemas centrales actuales, el contrato de soporte de Trusco Nakayama para SAP ECC estaba a punto de expirar.
La migración de los sistemas SAP de SAP ECC a SAP S/4HANA® presentó a Trusco Nakayama una oportunidad para la transformación digital.
El Sr. Kazumi dice: “Diseñamos nuestro proyecto de migración de modo que proporcionara una reforma operativa, no sólo un reemplazo. Nuestro objetivo es innovar las operaciones en toda la cadena de suministro y en todas las industrias”.
Trusco Nakayama pasó tres meses planificando el proyecto antes de su lanzamiento. El Sr. Kazumi dice: “Con la participación de líderes, incluidos los departamentos comerciales, identificamos problemas en toda la empresa y perseguimos una visión orientada al futuro. Como resultado, establecimos 15 casos de uso para nuevos requisitos comerciales. Las palabras clave generales son automatización, eficiencia operativa y digitalización”.
Trusco Nakayama nombró a IBM como socio principal para ayudar a acelerar el tiempo de generación de valor y brindar soporte, consultoría y desarrollo de sistemas continuos tanto en la etapa de planificación como en la de implementación. IBM también respaldará la actualización anterior del sistema SAP y utilizará su amplia experiencia para ayudar a trasladar los sistemas centrales de la empresa a SAP S/4HANA. Al actualizar la solución SAP, Trusco Nakayama acelerará la transformación digital mediante el desarrollo de nuevas capacidades y aplicaciones en la nube, construidas en SAP Cloud Platform, que permitirán a la empresa mejorar la eficiencia operacional, realizar la automatización y aumentar la colaboración externa.
El Sr. Kazumi continúa: "IBM está muy familiarizado con nuestro negocio y está encantado de discutir nuestros objetivos, lo que podemos hacer y también lo que no podemos hacer en este momento".
Agrega, "IBM reconoce lo importante que es estar en la misma página para un cliente y un proveedor. Nuestra asociación con IBM es más que una relación de cliente y proveedor; sentimos que podemos trabajar con IBM en igualdad de condiciones, que es uno de los ingredientes para el éxito de este proyecto”.
Los miembros del proyecto deben familiarizarse con su negocio mediante las inspecciones de los centros de distribución, como un equipo único que comparte una misión a través de las fronteras organizacionales.
El tablero "Equipo de equipos", que se encuentra en la entrada de la sala de proyectos, simboliza esto con mensajes y fotografías de los miembros participantes. El Sr. Kazumi dice: "Es TI, pero quiero que la gente se sienta humana".
Además, la empresa ha introducido un sistema creado con IBM Watson® Explorer, una plataforma de análisis de contenido que se ejecuta en IBM Cloud®, para el servicio de búsqueda de productos del sitio de comercio electrónico. Cuando el cliente ingresa una pregunta sobre el producto que está buscando, ya sea mediante texto o voz, IBM Watson Natural Language Classifier analiza la pregunta y genera resultados que coinciden con la consulta. Posteriormente, los elementos que son muy similares se extraen como posibles respuestas y se muestran en la pantalla. Como parte de este proyecto, Trusco Nakayama también creó un chatbot a través de IBM Watson Assistant ,llamado TRUSCO AI Orange Rescue.
Además de desarrollar nuevas funciones, el Departamento de Estrategia Digital de Trusco Nakayama tomará la iniciativa en la promoción de reformas comerciales que ayudarán a minimizar la interrupción de las operaciones durante la transición a SAP S/4HANA.
El Sr. Kazumi dice: “Hemos logrado la gran mayoría de los objetivos que nos propusimos inicialmente. Además de implementar SAP S/4HANA, también creamos una aplicación en la nube que permite aumentar la eficiencia y la automatización en línea con nuestros 15 casos de uso para la transformación, con lo que hemos logrado flexibilidad y una toma de decisiones más rápida. Al mismo tiempo, hemos desarrollado aplicaciones en la nube que fortalecerán la colaboración con partes externas".
Uno de los objetivos de transformación de Trusco Nakayama era desarrollar un sistema que pudiera responder automáticamente a las solicitudes de cotización. Actualmente, cada día se envían por fax y teléfono 50,000 solicitudes de cotización a sucursales de todo el país. Un equipo de 350 personas trabaja para responder a estas solicitudes y proporcionar por fax precios estimados y fechas de entrega para cada cliente.
Al automatizar este proceso con un motor de precios activado con inteligencia artificial y alimentado con historiales, Trusco Nakayama podrá responder a las solicitudes de cotización mucho más rápido, incluso cuando aumente el número de consultas.
El señor Kazumi explica: “Deberíamos poder aumentar las tarifas de los pedidos respondiendo automáticamente a las solicitudes de cotización.
Al mismo tiempo, digitalizaremos los intercambios de fax con proveedores y construiremos un portal en la nube que se integra con SAP S/4HANA para acelerar aún más las respuestas a las solicitudes de los proveedores, confirmar precios, fechas de entrega e inventario disponible, todo esto para aumentar la eficiencia."
Continúa: “También se introducirán nuevos servicios para aumentar la comodidad del cliente, incluida una solución llamada 'MRO Stocker'. Este servicio coloca existencias de herramientas cerca del sitio del usuario con antelación para que éste pueda comprarlas y utilizarlas inmediatamente cuando las desee. Es una forma de "entrega instantánea".
De cara al futuro, implementaremos un mecanismo que le permitirá realizar fácilmente operaciones como pedidos, pagos y gestión de inventario (por medio de etiquetas y teléfonos inteligentes), analizar grandes volúmenes de datos de clientes y datos meteorológicos, y ofrecer productos optimizados para el sitio”.
El Sr. Kazumi comenta: “En el futuro, habrá una mayor demanda de nuestros sistemas por parte de los departamentos comerciales y de TI. Para satisfacer esta demanda, es importante que las partes involucradas se pongan de acuerdo en dónde aterrizar. Si intentamos hacerlo perfecto, definitivamente fallaremos. El objetivo es sentarnos y discutir con franqueza el objetivo de la sistematización y las ideas detrás de ella”.
Kazumi concluye: “El lanzamiento de SAP S/4HANA no será el final de nuestro viaje de transformación, este es solo el comienzo de una nueva etapa de desarrollo. A medida que implementamos el nuevo sistema, también planeamos desarrollar una ruta para la innovación futura. La recopilación y utilización de datos serán fundamentales y seguiremos comprometidos a brindar comodidad a todos nuestros clientes”.
Fundada en 1959, Trusco Nakayama (enlace externo a ibm.com) se especializa en adquirir herramientas mecánicas profesionales de proveedores líderes y revenderlas a distribuidores de maquinaria, así como a ferreterías físicas y en línea. La empresa se compromete a vender artículos que otras empresas no ofrecen y tiene como objetivo garantizar una entrega rápida y confiable de todos sus productos.
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