El rápido crecimiento trajo grandes cambios al distribuidor del centro de datos TIM. Para dar soporte a una mayor expansión e impulsar la flexibilidad, la empresa quería estandarizar los procesos y simplificar la incorporación de nuevos empleados.

Al elegir la solución IBM® Blueworks Live, basada en la nube y fácil de usar, TIM obtuvo las capacidades para capturar y gestionar procesos de forma colaborativa en todos los departamentos.

En los últimos años, TIM AG ha mantenido con éxito tasas de crecimiento constantes. La empresa planea aprovechar cualquier oportunidad de crecimiento futuro.

Para cumplir con su objetivo, la gestión de la empresa transformó su perspectiva hacia el interior. Específicamente, quería analizar continuamente y aprovechar el conocimiento y la experiencia de los empleados para optimizar los procesos de negocio.

Christian Franzen, líder del equipo de ventas internas y gestión de procesos en TIM, explica: “Para satisfacer las demandas de grandes volúmenes de negocio, contratamos con frecuencia a nuevos miembros del personal. Nuestros clientes esperan que estos empleados demuestren un alto nivel de competencia. Es más, nos esforzamos continuamente por reducir el tiempo que lleva incorporar personal nuevo para aprovechar su capacidad más rápidamente”.

“Al mismo tiempo, nuestro objetivo es aumentar aún más la productividad de los empleados y la eficiencia de la empresa a medida que crecemos. Es precisamente esa eficiencia que pasamos a nuestros clientes”.

Para superar estos desafíos, TIM comenzó a buscar una nueva solución de gestión de procesos que pudiera proporcionar el mejor soporte posible para su enfoque y sus planes futuros. Christian Franzen agrega: “Queremos permitir que todo el personal participe activamente. Deberían poder plantear simplemente sugerencias de mejora, sin tener que perder tiempo creando diagramas de procesos”.

Después de evaluar varias herramientas en el mercado, TIM seleccionó IBM® Blueworks Live como base para transformar su enfoque de gestión de procesos de negocio para prepararse para el crecimiento futuro.

“Elegimos IBM Blueworks Live porque ofrece las capacidades de gestión de procesos que estábamos buscando y es muy fácil de usar”, dice Christian Franzen. “Además, el modelo de entrega en la nube nos ayuda a mantener nuestro entorno de TI simple. Al ser una solución en la nube, pudimos empezar rápidamente, sin largos plazos, inversiones iniciales ni costos de administración”.

“Hoy, todos los empleados, sin importar si están en nuestra sede o en una de nuestras dos oficinas internacionales, tienen acceso instantáneo a la última documentación de procesos en un solo lugar”, continúa. “Lo llamamos una herramienta para todo, ya que nos ofrece una herramienta centralizada de administración del conocimiento para todos los procesos, desde la portada de la cobertura en vacaciones hasta las auditorías”.

Al generar automáticamente diagramas de flujo fáciles de entender, la solución ayuda a TIM a formalizar y estandarizar los procesos basados en las mejores prácticas, almacenando directrices, plantillas de documentos y otra documentación de apoyo junto con la información del proceso.

Con la API REST de IBM Blueworks Live, TIM AG crea automáticamente copias de seguridad periódicas de documentos y otros artefactos almacenados en la nube. Esto incluye, por ejemplo, los procesos en el formato estándar abierto BPMN 2.0. Además, los datos de la solución en la nube se pueden integrar con otras aplicaciones y sistemas.

“Gracias a la experiencia del equipo de IBM Blueworks Live, comenzamos rápidamente con la solución y la adaptamos a nuestras necesidades, por ejemplo, al implementar el respaldo local automatizado”, agrega Christian Franzen. “Es un gran producto que logra el equilibrio adecuado entre simplicidad y funcionalidad enriquecida”.

Ahora que todos los empleados pueden encontrar la información de procesos que necesitan en una sola ubicación, el personal ya no necesita consultar diferentes sistemas para obtener información sobre flujos de trabajo específicos y plantillas relacionadas. El tiempo que ahorran ahora puede emplearse de manera más productiva.

En particular, TIM proporciona una descripción general rápida de los procedimientos básicos, lo cual es especialmente útil para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápido. Christian Franzen explica: “Hasta ahora hemos recibido muy buenos comentarios del nuevo personal. IBM Blueworks Live nos ayudó a reducir el tiempo de incorporación en un 50 por ciento, lo que permitió a los nuevos empleados comenzar más rápido y trabajar de manera más eficiente. Y para los gerentes, resulta más fácil trabajar con equipos en crecimiento, porque el personal puede consultar las cosas por sí mismo, en lugar de pedir consejo a su jefe. Esto ha demostrado ser un gran ahorro de tiempo”.

Mejora colaborativa

La interfaz de usuario intuitiva y la presentación bien diseñada de flujos de trabajo permitieron a TIM acelerar la captura de sus procesos. La facilidad de uso también ha contribuido a las altas tasas de aceptación de los usuarios en toda la empresa.

Christian Franzen comenta: “Con IBM Blueworks Live, todos los empleados pueden comentar los flujos de trabajo y sugerir cómo podemos hacer mejor las cosas, lo que nos permite aprovechar sus experiencias prácticas y sus conocimientos institucionales. Este enfoque colaborativo ha desbloqueado numerosas optimizaciones de procesos y fomenta la mejora continua”.

Estandarización de flujos de trabajo

Los procesos claramente documentados también permiten la estandarización en todos los equipos dentro de la empresa. Christian Franzen da un ejemplo: “En el pasado, algunos equipos tenían diferentes procesos para tareas similares. Al aceptar de una manera estándar, hemos aumentado la productividad en todos los equipos. Esto hace que nuestra organización sea más flexible en su conjunto, porque es mucho más fácil entregar tareas a otros miembros del equipo, por ejemplo, cuando un empleado se va de vacaciones”.

Con IBM Blueworks Live, TIM ha obtenido una base confiable para optimizaciones más generales de sus flujos de trabajo internos.

Christian Franzen concluye: “Al reducir el tiempo de incorporación para el nuevo personal y facilitar mejoras incrementales y colaborativas en los procesos para aumentar la eficiencia, IBM Blueworks Live es un habilitador crucial para el crecimiento futuro del negocio”.

TIM AG es un distribuidor líder de valor agregado para soluciones de centros de datos en la región de habla alemana, con sede en Wiesbaden, Alemania. Con más de 160 personas, la empresa ofrece una amplia gama de productos y servicios que incluyen soluciones todo en uno a los proveedores de servicios de TI.