Para The Master Lock Company, el rápido crecimiento global significa incorporar y realizar transacciones con más socios cada año. ¿Cómo podría la compañía empoderar a su equipo de lean EDI para gestionar los requisitos crecientes?

Master Lock Company migró sus procesos de integración de socios comerciales a IBM Sterling Supply Chain Business Network, una solución basada en cloud y rica en seguridad que reduce el trabajo manual para el equipo de EDI. 

La expansión internacional puede ser una herramienta poderosa para impulsar los ingresos y aumentar la participación en el mercado, pero también conlleva desafíos. Operar en nuevas regiones geográficas a menudo significa la incorporación de un número significativo de socios comerciales adicionales, cada uno con sus propios requisitos locales específicos.

Esta era la situación a la que se enfrentaba The Master Lock Company (TMLC), el mayor fabricante y comercializador mundial de candados y cajas fuertes personales. Aprovechando tanto el crecimiento orgánico como las adquisiciones estratégicas, la compañía lanzó operaciones internacionales en nuevos mercados de Asia, América Central y Europa.

Connie Rekau, gerente de EDI en The Master Lock Company, comenta: “Desde la perspectiva de la cadena de suministro, el crecimiento internacional crea muchas oportunidades adicionales. Gestionar los requisitos locales en áreas como los controles fiscales y de facturación es vital para sostener el negocio".

El negocio minorista de TMLC depende del intercambio electrónico de datos (EDI) para comunicarse de manera efectiva con su base global de socios comerciales. Al igual que muchas compañías líderes, la compañía confió durante muchos años en IBM Sterling Gentran para incorporar y gestionar sus integraciones EDI. Sin embargo, con un promedio de 40 nuevos socios comerciales para incorporar cada año, y el consiguiente aumento incremental de la complejidad, el equipo de lean EDI de TMLC estaba llegando a su límite.

“Sabíamos que pronto necesitaríamos agregar al menos tres equivalentes a tiempo completo [FTE] al equipo de EDI sólo para mantenernos a flote”, explica Rekau. “En cambio, si pudiéramos subcontratar los aspectos de EDI que consumen más tiempo, podríamos administrar el crecimiento mientras liberábamos tiempo para actividades de desarrollo de mayor valor. Buscamos un socio que nos ayudara a adoptar un enfoque más ágil y eficiente”.

Con base en sus experiencias positivas con la plataforma IBM Sterling Gentran, TMLC decidió migrar su plataforma EDI a IBM Sterling Supply Chain Business Network, una solución rica en seguridad basada en cloud para la integración de socios comerciales.

"Uno de los mayores beneficios de migrar nuestro EDI a IBM Sterling Supply Chain Business Network es el hecho de que ya no tenemos que dedicar recursos de tiempo completo a actividades como el mapeo de EDI", comenta Rekau. "Cuando necesitamos incorporar un nuevo socio comercial, simplemente enviamos nuestros requisitos a IBM y con eso ya tenemos la mayor parte del trabajo hecho: sólo necesitamos validar que la integración funcione de la manera esperada".

IBM Sterling Supply Chain Business Network se enriquece con IBM Sterling Business Transaction Intelligence, que proporciona capacidades de analytics cognitiva para ayudar a las compañías a obtener insights sobre los procesos EDI mediante reportes visuales y consultas escritas en lenguaje natural.

"Si una de nuestras transacciones EDI falla por algún motivo, IBM Sterling Supply Chain Business Network nos envía una alerta, lo cual es valioso a nivel táctico porque nos ayuda a comenzar a identificar la causa subyacente de inmediato", explica Rekau. "Con IBM Sterling Business Transaction Intelligence, podemos profundizar en nuestros datos EDI para identificar patrones que de otro modo no serían obvios. Además de crear un cuadro de mando para hacer un seguimiento de nuestro rendimiento en comparación con los acuerdos de nivel de servicio [SLA] internos con la compañía, creamos informes que destacan a los socios comerciales con tasas de error superiores a la media".

Y agrega: "Si enviamos confirmaciones de pedido incorrectas a un cliente, estamos expuestos al riesgo de sanciones financieras. Debido a que IBM Sterling Business Transaction Intelligence es tan fácil de usar, nuestro equipo de cumplimiento del cliente ahora puede ver el estado de los pedidos, envíos y pagos en tiempo real sin ninguna ayuda del equipo de EDI, lo que nos ayuda a disputar con éxito las devoluciones de cargo por problemas de datos que no fueron nuestra culpa".

A medida que extiende sus operaciones a países de todo el mundo, TMLC debe mantenerse al tanto de una amplia variedad de requisitos locales para la facturación electrónica. IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium incluye IBM Sterling E-Invoicing, una plataforma que permite a las empresas intercambiar estos documentos de manera automatizada, compatible y totalmente auditable.

“Master Lock Company fue una de las primeras en adoptar IBM Sterling E-Invoicing”, comenta Rekau. "IBM adapta continuamente la plataforma a medida que cambian las leyes y los estándares de integración, lo que reduce significativamente la complejidad de nuestras operaciones internacionales".

En la actualidad, el 95% de todos los pedidos EDI de TMLC se procesan a través de IBM Sterling Supply Chain Business Network sin intervención manual del equipo EDI.

"Nuestra migración de IBM Sterling Gentran a IBM Sterling Supply Chain Business Network fue un proceso fluido y sencillo, y el equipo de IBM hizo un trabajo fantástico, especialmente en lo relativo a trasladar a nuestros socios comerciales europeos", agrega Rekau. "Siempre sabemos que podemos confiar en IBM para responder a una solicitud cuando necesitamos su ayuda, y realmente valoramos la capacidad de respuesta de su soporte".

Al automatizar sus procesos EDI de misión crítica con IBM Sterling Supply Chain Business Network, TMLC puede continuar su rápido crecimiento y centrarse en el desarrollo de funcionalidades para dar soporte al negocio.

"Al adoptar el modelo de servicios gestionados, estimamos que evitamos la necesidad de emplear tres FTE adicionales, lo que supone un importante ahorro de costos", afirma Rekau. "Creemos que podemos acomodar cómodamente el crecimiento continuo de los socios comerciales durante al menos los próximos 12 meses con la misma plantilla".

Y agrega: “Cuando llegue el momento de agregar nuevo personal, capacitarlos será significativamente más rápido y más fácil. Recientemente, una nueva persona se mudó al equipo, y en menos de dos semanas estaba completamente al día con IBM Sterling Supply Chain Business Network”.

Con IBM Sterling Business Transaction Intelligence que admite usuarios de EDI no técnicos en toda la organización, TMLC puede rastrear sus transacciones más rápido que nunca.

"IBM Sterling Business Transaction Intelligence permite a nuestros usuarios empresariales rastrear fácilmente un pedido desde el inicio hasta el cobro", explica Rekau. "En el pasado, si uno de nuestros clientes llamaba para preguntar sobre el estado de una orden de compra, nuestro personal de gestión de pedidos tenía que dedicar una cantidad significativa de tiempo a reunir la información que necesitaban de los documentos técnicos de EDI. Hoy en día, nuestro equipo emplea IBM Sterling Business Transaction Intelligence para superar esa complejidad. Como resultado, pueden encontrar la respuesta a las preguntas de los clientes en minutos y transmitir cualquier información necesaria a nuestro equipo de ventas o cumplimiento en caso de que surja un problema”.

Agrega: "Este tipo de insights empresariales también son extremadamente valiosos para nuestro equipo de cuentas por cobrar. Si un cliente reconoció una de nuestras facturas pero no la pagó, a menudo es porque necesita información adicional sobre el pedido. En el pasado, nuestro personal de cuentas por cobrar confiaba en el equipo de EDI para recuperar estos datos, pero gracias a IBM Sterling Business Transaction Intelligence ahora pueden obtener la información por sí mismos, agilizando el proceso”.

Con servicios administrados para soportar sus requerimientos de EDI que cambian rápidamente, TMLC ya está implementando rápidamente soporte para nuevos modelos de negocios. Cuando TMLC adquirió un importante fabricante de seguros llamado SentrySafe, necesitaba incorporar rápidamente los 200 mapas de socios comerciales de la compañía y admitir pedidos de envío inmediato por primera vez.

"Si llevamos a cabo la migración EDI de SentrySafe por nuestra cuenta, estimamos que nos pudo haber tomado al menos 12 meses completar el proceso", recuerda Rekau. "Al contratar a IBM, completamos el trabajo de mapeo en solo 6 meses, un 50 por ciento más rápido".

En eventos minoristas clave como el Black Friday, la confiabilidad de IBM Sterling Supply Chain Business Network ayuda a TMLC a aprovechar cada oportunidad.

"Vemos picos en el tráfico EDI de alrededor del 250 por ciento en algunos puntos del año minorista, y muchos de esos clientes necesitan que sus pedidos se envíen en solo 48 horas", concluye Rekau. "El tiempo de inactividad no planificado de EDI puede mejorar o arruinar un año. Informo sobre la disponibilidad de IBM Sterling Supply Chain Business Network cada mes a nuestro equipo ejecutivo, y nunca ha sido inferior al 100 por ciento. A medida que nuestro negocio continúa creciendo, estamos seguros de que tenemos la plataforma EDI que necesitamos para interactuar de manera efectiva con más socios comerciales en todo el mundo".

The Master Lock Company (enlace externo a ibm.com) es reconocida en todo el mundo como un nombre auténtico y duradero en candados y productos de seguridad. Desde su fundación en 1921, la compañía estableció continuamente nuevos estándares para el diseño, la aplicación y el rendimiento de las cerraduras. Con sede en Wisconsin, EE. UU., TMLC es el mayor fabricante y comercializador mundial de candados y cajas fuertes.