La agilidad empresarial es imprescindible para el rápido crecimiento de Sol Caribbean, Ltd. La compañía petrolera se ha expandido exponencialmente desde su lanzamiento en 2005. Hoy en día, se valora en miles de millones de dólares y opera en 23 países en toda la cuenca del Caribe, suministrando combustible, gas licuado de petróleo y lubricantes a la industria automotriz minorista, de aviación, marina e industrial de camiones, entre otras.
Para coordinar y automatizar sus procesos de gastos de capital (CapEx) en toda su estructura organizativa compleja y diversa, Sol Caribbean utiliza IBM Cloud Pak for Business Automation. Esa coordinación no es tarea fácil. La empresa inicia aproximadamente 1.000 proyectos al año que abarcan sus países y empresas. El alcance de los proyectos varía mucho, desde el desarrollo de una nueva gasolinera hasta la compra de una computadora de oficina.
Antes de contratar a IBM en 2017, el proceso de CapEx de la empresa estaba lejos de ser ágil. “En ese momento, todo el proceso se hacía por correo electrónico”, dice Juan López, Gerente Regional de Operaciones de Sol Caribbean. “No había un repositorio central, ninguna forma de rastrear los documentos para un proyecto, ningún flujo de trabajo y ningún sello de aprobación cuando todos los stakeholders habían firmado un proyecto”.
"Cuando teníamos una auditoría, era difícil encontrar la documentación de cada proyecto", continúa. “Nuestro negocio es muy activo y queríamos tener un mejor control de nuestras inversiones. Desde el proceso de aprobación hasta la finalización, no había forma de revisar el éxito relativo de un proyecto, no solo en términos de dinero gastado, sino también en cuanto a los negocios que generaba o si la rentabilidad era buena o mala".
La compañía necesitaba una solución tecnológica para ayudar a administrar mejor sus procesos de CapEx, rastrear y auditar proyectos y minimizar el riesgo de fraude.
Amplia automatización de procesos
Automatiza el proceso de gastos de capital en 23 países para 1000 proyectos al año
Flujos de trabajo optimizados
Agiliza el tiempo de aprobación de proyectos importantes, de varias semanas a 1 semana o menos
Sol Caribbean trabajó con LPA Corporate Solutions (LPA), asociado de negocios de IBM, para crear una plataforma de automatización respaldada por IBM Cloud Pak for Business Automation, que está optimizada para su implementación en Red Hat OpenShift en cualquier entorno de nube o TI. De las varias opciones existentes, los ejecutivos de Sol Caribbean eligieron la solución en función de un prototipo de LPA presentado durante el proceso de selección. "Abordaba todos los aspectos: gestión de procesos de negocio, gestión de documentos, gestión de contenido y flujo de trabajo automatizado", dice López.
La plataforma centralizada resultante, alojada localmente en Barbados, en servidores virtualizados, automatiza completamente el proceso de inversiones de la empresa:
- Para iniciar un proyecto, los usuarios autorizados, a menudo gerentes a nivel de país, inician sesión en la plataforma a través de la interfaz basada en web de la solución de IBM, completan un formulario de solicitud en línea y envían la documentación de apoyo requerida, que se almacena en un repositorio centralizado de contenido relacionado con el proyecto. El repositorio es parte del componente de gestión de contenido de la solución IBM Cloud Pak for Business Automation, que también emplea un esquema de seguridad riguroso para proteger los documentos confidenciales de la exposición a usuarios no autorizados.
- El motor basado en reglas incluido en el componente de flujo de trabajo de automatización empresarial de la solución IBM Cloud Pak for Business Automation, de forma automática, asigna y enruta la solicitud de proyecto a los revisores correspondientes utilizando una matriz de autorización basada en el umbral presupuestario, el sector empresarial y el país de origen. Los revisores aprueban o rechazan el proyecto y envían la justificación de sus decisiones.
- A continuación, el sistema realiza un seguimiento de cada paso del proyecto de CapEx, desde las aprobaciones hasta la finalización del proyecto, y puede generar informes sobre el estado de un proyecto o conjunto de proyectos en cualquier momento, ya sea durante la ejecución o después de la finalización del proyecto. Además, el sistema se integra en un proceso colaborativo con el sistema de contabilidad para garantizar que los presupuestos estén sincronizados y encaminados.
Desde la implementación de la plataforma en 2019, ha cumplido su promesa, como lo demuestra la recepción positiva que ha tenido por parte de uno de los mayores proveedores de combustible y productos derivados del petróleo de Canadá, Parkland Fuel Corporation, que adquirió Sol Caribbean en enero de 2019. "Hemos podido demostrar el valor del sistema a Parkland", señala López. "Los stakeholders de Parkland lo han analizado desde diferentes perspectivas y lo han respaldado".
Lo más importante es que ha proporcionado a Sol Caribbean mejoras esenciales en los procesos. El repositorio centralizado otorga a los usuarios acceso a la documentación del proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que facilita el cumplimiento y acelera el tiempo de procesamiento. "Tenemos un control mucho mejor desde la perspectiva del cumplimiento normativo", dice Lopez. "Nos sentimos cómodos sabiendo que tenemos la documentación para cada proyecto y podemos fundamentar cualquier auditoría. El proceso de aprobación de CapEx es más ágil: se tarda menos en aprobar los proyectos porque todo el mundo sabe lo que hay que hacer y quién debe hacerlo.
"Ahora tenemos las herramientas para hacer un seguimiento de la duración de los proyectos", continúa", lo que nos ayuda a realizar mejoras constantemente. Y estamos empezando a generar información que nos permita hacer un seguimiento de los KPI, como el porcentaje de proyectos que están dentro del presupuesto o están dentro del plazo".
La prevención del fraude es otro beneficio. “Ahora existen controles y equilibrios para asegurarnos de que podamos medir las adquisiciones con nuestra herramienta de inversiones ERP”, dice Elena Henckel-Dacosta, directora general de LPA. “Esa capacidad nos ayuda a minimizar las posibilidades de fraude”.
El motor de reglas de la plataforma también facilita una toma de decisiones más rápida. La solución IBM Cloud Pak for Automation está configurada para establecer hitos y plazos para la aprobación de proyectos. Si los revisores no cumplen con los plazos, el aprobador final recibe una notificación automática a través de la plataforma. "Antes, en algunos de los proyectos más complejos nos pasábamos semanas dándole vueltas a los temas, intentando llegar a un consenso sobre las decisiones", dice López. Ahora, una vez que se inicia el proyecto, la plataforma asigna plazos de forma automática, de modo que las personas involucradas den su opinión en un plazo determinado". La toma de decisiones tiene que ser literalmente más rápida. La gran mayoría de nuestras aprobaciones se hace en una semana”.
Según LPA, las recomendaciones futuras pueden incluir el uso de la automatización robótica de procesos para integrar la plataforma con el sistema ERP de Sol Caribbean. Otra área para explorar en el futuro es el uso de la IA para mejorar el análisis estadístico y de mercado.
Mientras tanto, Sol Caribbean está disfrutando de los beneficios de su plataforma actual. "Esta solución complementa la gestión de nuestro proceso de inversión", dice Lopez, "así que estoy muy satisfecho con ella. Todas las implementaciones de TI son difíciles; la gestión de cambios es difícil. Ha requerido mucho trabajo y compromiso, pero estamos en un momento en el que el sistema está funcionando bien".
Fundada en 2005, Sol Caribbean (enlace externo a ibm.com) suministra productos derivados del petróleo en toda la cuenca del Caribe, con operaciones en 23 países. Con sede en Bridgetown, Barbados, distribuye combustible, lubricantes y gas licuado de petróleo a través de una red de estaciones de servicio y a clientes comerciales en las industrias de transporte marítimo, aviación, camiones, minería y navegación de lujo. La empresa fue adquirida a principios de 2019 por Parkland Corporation, el mayor proveedor independiente de combustible y productos derivados del petróleo de Canadá.
LPA es un grupo de empresas asociado de negocios de IBM (enlace externo a ibm.com). Se fundó en 1996 y tiene presencia y liderazgo internacional en la producción e integración de soluciones de transformación digital que incluyen gestión de procesos de negocio, gestión de casos, gestión de contenidos empresariales, automatización robótica de procesos, automatización inteligente, IA, desarrollo de aplicaciones y portales web y desarrollo de comercio electrónico. Sus soluciones permiten que más de doscientos clientes logren una ventaja competitiva a través de la administración inteligente de sus activos y documentos, y mediante la optimización de sus procesos organizacionales críticos. LPA cuenta con sucursales en Argentina, Chile, Perú, Ecuador, Colombia y Barbados.
Legal
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Producido en los Estados Unidos de América, mayo de 2021.
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