Desde 1847, Siemens ha evolucionado hasta convertirse en la empresa de fabricación industrial más grande de Europa, con operaciones comerciales enfocadas en productos industriales, energía, salud, infraestructura y ciudades. La organización siempre está buscando formas innovadoras de servir mejor a sus clientes globales. Para lograr ese objetivo, Siemens estableció una estrategia de transformación digital.

Esta estrategia tiene como objetivo permitir el crecimiento empresarial a largo plazo y una mayor rentabilidad a través de una estructura corporativa simplificada. Como resultado, el grupo separó a Siemens AG, Siemens Healthineers AG y Siemens Energy AG en empresas independientes, que colaboran dentro de un ecosistema compartido de intereses y servicios comunes.

El talento ha sido el motor de este programa de transformación en curso. Olaf Reichert, gerente sénior de TI y jefe de Servicios de Desarrollo de Siemens AG, explica: “En los últimos años, la variedad de skills y competencias requeridas en todo el grupo ha crecido sustancialmente. Por ejemplo, con la adquisición de la plataforma de bajo código Mendix, Siemens amplió su cartera de soluciones y posteriormente su dominio y experiencia en TI”.

En el pasado, los países confiaban en sus propios sistemas y procesos para HCM, incluida la administración diaria de RR. HH., así como capacidades como procesamiento de nómina y gestión de talento. Muchos de los principales sistemas HCM utilizados en todo el mundo estaban llegando al final de su vida útil según la hoja de ruta del producto, y Siemens reconoció una valiosa oportunidad para adoptar un enfoque diferente.

"Anteriormente, las ubicaciones utilizaban infraestructura local para ejecutar sus propios sistemas HCM", continúa Reichert. "Además de aumentar nuestros costos, esta forma de trabajar incrementaba significativamente la complejidad del soporte de los servicios compartidos de RR. HH., así como desde la perspectiva de TI. Desde el punto de vista del empleado, el enfoque anterior ofrecía una capacidad limitada de autoservicio, lo que podía derivar en que llevara mucho tiempo completar recorridos comunes de RR. HH. Para resolver estos desafíos y mejorar la experiencia de los empleados, así como para beneficiarnos de las ofertas SaaS, decidimos reemplazar los procesos globales dispares con estándares unificados y uniformes”.

Siemens buscó soluciones que permitieran un enfoque de implementación común y acelerado para la gestión de RR. HH. en las tres empresas de Siemens, impulsadas por RR. HH. y la organización de Servicios Compartidos Globales.

Para hacer realidad su visión, Siemens HR, Global Share Services y el departamento de TI emitieron una solicitud de propuestas (RFP) para una nueva solución HCM. Después de un proceso de evaluación en profundidad, la empresa determinó que las soluciones Workday basadas en cloud implementadas por un equipo de expertos en la industria y la tecnología de IBM eran las más adecuadas para su objetivo de transformación digital.

"Nuestra RFP incluyó criterios funcionales de RR. HH. y TI", comenta Reichert. "Desde el punto de vista funcional, buscábamos una solución que ofreciera trayectos sin fricciones para los casos de uso habituales de RR.HH., tanto para los directivos como para los empleados. Por el lado de TI, buscábamos una solución que simplificara nuestros requisitos de administración, mantenimiento y soporte, liberando a nuestro equipo de Servicios Compartidos Globales para que dedicara más tiempo a actividades de valor agregado. De todas las soluciones que consideramos, nos impresionó más Workday Human Capital Management. La combinación de las capacidades avanzadas de HCM de Workday y la profunda experiencia de IBM en torno a proyectos de RR. HH. similares a gran escala nos convenció de que podríamos alcanzar nuestros objetivos para procesos simples de RR. HH. y optimizar el aprovisionamiento de servicios de TI".

Reichert continúa: “Queríamos evitar los costos y la complejidad del trabajo de integración manual, por lo que el hecho de que Workday ofreciera un conjunto de soluciones totalmente integradas, que incluyen gestión de ausencias, compensaciones y gestión de talentos, todas ellas entregadas desde la nube, fue muy convincente. Durante la RFP, la solución Workday también superó mucho a otros proveedores en términos de la experiencia del usuario, lo que nos convenció de que era la opción óptima. Fundamentalmente, la estrecha relación estratégica entre una plantilla certificada de IBM y Workday nos dio la tranquilidad desde el principio de que nuestro equipo de proyectos de IBM tenía los conocimientos necesarios para hacer el mejor uso posible de estas nuevas capacidades móviles, ayudándonos a sustituir los procesos locales en papel, así como los sistemas HCM heredados, aumentar la flexibilidad y dar soporte a las ofertas globales de RR. HH.".

Al principio de la etapa de planificación, Siemens definió su enfoque de implementación global junto con sus negocios (Siemens AG, Siemens Healthineers AG y Siemens Energy AG) agrupando a los países para implementaciones regionales. Sin embargo, incluso este enfoque agrupado requería hasta 10 instancias de Workday independientes, lo que creaba aproximadamente 30 flujos de trabajo paralelos para la implementación. Para ayudar a gestionar esta complejidad, reducir el riesgo de negocio y acelerar el despliegue, Siemens contrató el soporte experto de IBM Services.

“IBM Services nos fue altamente recomendado y desde el principio quedó claro que IBM contaba con un profundo conocimiento tecnológico y experiencia en proyectos globales que nos ayudarían a tener éxito”, recuerda Reichert. "El hecho de que IBM utilice sus propias soluciones Workday y las haya implantado internamente con sus propios consultores y recursos técnicos nos dio la seguridad de que estábamos en buenas manos".

Al trabajar con IBM Services, Siemens decidió comenzar la implementación de Workday Human Capital Management en su región suroeste de Europa. Este despliegue de una suite completa incluyó aplicaciones para la gestión de ausencias, compensaciones y gestión de talento, así como la integración con el sistema de nómina de RR. HH. heredado existente. Para el resto del mundo, la empresa optó por desplegar primero Workday Talent Management e introducir gradualmente el resto de componentes de la solución país por país. Para facilitar la implementación, Siemens utilizó su instancia existente de tecnología IBM Watson® para enriquecer los procesos de RR. HH. con capacidades de IA.

“Muchos de nuestros sistemas globales de HCM están altamente personalizados, basados en los requisitos legales y fiscales específicos de la jurisdicción local, en particular nuestras soluciones de nómina heredadas”, explica Reichert. “IBM nos ayudó a identificar una oportunidad para acelerar el despliegue de las nuevas soluciones basadas en una plantilla de Proceso Global agrupando países similares en una implementación regional, creando, por ejemplo, la "región del suroeste de Europa". Esta recomendación de IBM, así como la huella global de IBM, resultó extremadamente valiosa, ya que nos permitió evitar la complejidad significativa de intentar rediseñar múltiples procesos específicos de cada país al mismo tiempo".

Durante el despliegue inicial de Workday Human Capital Management, IBM desarrolló una metodología innovadora para ayudar a optimizar la implementación de las soluciones a otras regiones del mundo. Este enfoque, denominado IBM Factory Method, se basa en patrones y plantillas repetibles (como la plantilla de Proceso Global), superpuestos a sólidos marcos de gobernanza y un enfoque estándar para evaluar y aprobar las solicitudes de cambio específicas de cada país para las soluciones de Workday.

Reichert añade: “Estamos muy impresionados con la eficiencia que obtenemos con IBM Factory Method. Al implementar enfoques de mejores prácticas desarrollados en colaboración con IBM Services, podremos reemplazar los sistemas de HCM heredados en todo el mundo con las ofertas de Workday significativamente más rápido".

Siguiendo el Factory Method de IBM, Siemens ha desplegado con éxito los procesos de administración de recursos humanos y gestión del talento de Workday en 35 países de Europa y Asia Pacífico. La compañía predice que la implementación se completará dentro de los próximos 24 meses, mucho antes de la fecha límite de fin de vida útil de sus sistemas actuales de HCM. Para permitir que Siemens se concentre en las actividades principales, la compañía contrató a IBM® Application Management Services para ofrecer mantenimiento y soporte continuos.

"Este es un proyecto complejo que involucra 30 flujos de trabajo paralelos, pero IBM Services nos ayudó a reducir esta complejidad y a lograr un despliegue fluido de nuestras soluciones Workday, incluyendo una implementación a gran escala de Workday Talent Management en toda la empresa global", comenta Reichert. "IBM nos ha permitido desbloquear sinergias y rentabilidad para Workday en las tres empresas de Siemens, y estamos muy impresionados con el profesionalismo del equipo de IBM".

Conforme avanza con el despliegue de las soluciones de Workday, Siemens confía en que la estandarización global para los procesos de RR. HH. desbloqueará la rentabilidad y mejorará la experiencia del empleado.

"A medida que continuemos alejándonos de los sistemas de HCM heredados al proceso global definido proporcionado a través de cloud de Workday, crearemos oportunidades para eliminar la costosa infraestructura on-premises", dice Reichert. "Al mismo tiempo, armonizar nuestras políticas y procesos globales de RR. HH. permitirá a nuestra organización de Global Shared Services ofrecer capacidades de HCM al negocio global de manera más eficiente y mejorar el soporte brindado a organizaciones empresariales globales".

Y, lo que es más importante, las nuevas soluciones de Workday habilitadas por IBM permiten a Siemens reforzar su posición como empleador global de elección, ayudándole a atraer, retener y desarrollar el talento que necesita para transformar a Siemens a una empresa digital.

"Hoy, 40 000 empleados de Siemens en 35 países pueden acceder a capacidades de autoservicio de RR. HH. de forma segura y práctica desde su teléfono inteligente", comenta Reichert. “Los mejores talentos en el espacio tecnológico esperan cada vez más que los empleadores les permitan interactuar con RR. HH. rápida y perfectamente a través de los canales digitales. Creemos que nuestro proyecto con IBM y Workday desempeña un papel importante en ayudarnos a satisfacer este imperativo de la industria".

Con sede en Múnich, Alemania, Siemens (el enlace reside fuera de ibm.com) es una compañía de tecnología enfocada en la industria, la infraestructura, la movilidad y la atención médica. Algunos ejemplos son fábricas eficientes en recursos, cadenas de suministro resilientes, edificios más inteligentes, redes inteligentes y transporte avanzado. Siemens Group emplea a unas 293 000 personas en todo el mundo, lo que genera unos 57 000 millones de euros en ingresos anuales.