Como el tiempo apremiaba, la organización decidió centrarse en lo básico: crear una base sólida que ofreciera las funciones imprescindibles desde el primer día, y luego ir ampliándola a medida que se incorporaran más empleados y proveedores.

Al reconocer que no tenían tiempo para construir una infraestructura de TI completa desde cero y que querían adoptar tecnología moderna y preparada para el futuro, la organización decidió adoptar una solución de software como servicio. Quería una plataforma con procesos sensatos y estándar de la industria que estuvieran listos para su uso inmediato. También era importante que la plataforma se ejecutara en cloud porque esto permitiría que el equipo de administración del programa se enfocara en diseñar sus procesos de negocio, sin preocuparse por el software y la infraestructura subyacentes, a la vez que proporcionaría seguridad de datos de vanguardia.

Después de investigar las opciones, la organización seleccionó una suite de aplicaciones Oracle Cloud como su plataforma preferida. Con Oracle, los responsables de la organización pudieron ver una hoja de ruta clara para pasar de una solución inicial a pequeña escala al estado futuro previsto y comprendieron cómo crecer de forma escalable y modular. También reconocieron que Oracle tenía una footprint existente entre otras agencias del sector público, lo que les dio la confianza de que era la solución correcta.

A continuación, la organización quería encontrar un socio de implementación con experiencia en la entrega de soluciones de Oracle Cloud con grandes limitaciones de tiempo. Oracle recomendó IBM Services®, que recientemente había completado un proyecto muy similar para otra organización del sector público en el mismo país.

La organización quedó impresionada por el enfoque de IBM para comprender los requisitos y ayudar a definir un producto mínimo viable (MVP). El de IBM Design thinking Approach ayudó a mantener el proyecto en marcha al centrarse estrechamente en el alcance, diferenciando entre la característica central que tenía que estar en el MVP y la característica mejorada que la organización podría ofrecer en una fase posterior del proyecto.

Por ejemplo, la incorporación de proveedores será uno de los procesos más importantes para la organización cuando comience a gestionar grandes cantidades de contratistas para trabajar en el edificio. Sin embargo, el primer día, la empresa solo tuvo que incorporar un número relativamente pequeño de proveedores, ya que asumió la responsabilidad de una serie de contratos y órdenes de compra existentes.

Por lo tanto, el equipo decidió manejar el proceso de incorporación manualmente para este primer conjunto de proveedores, liberando tiempo para centrarse en prioridades más urgentes para la implementación inicial de Oracle. Como beneficio adicional, ejecutar este proceso de incorporación inicial manualmente ayudará al personal a limpiar los datos y obtener una comprensión más profunda de los requisitos, lo que debería ayudarlos a construir un proceso automatizado más sólido en la siguiente fase del proyecto.

Una de las lecciones clave aprendidas de IBM fue cómo comunicar el enfoque MVP y los beneficios de la estandarización a los stakeholders de la organización. Durante los sprints de diseño, el equipo combinado de IBM y el cliente utilizó IBM Blueworks Live para trazar e integrar los procesos de Oracle a fin de que todos pudieran ver exactamente cómo funcionaban. Esto ayudó a las personas a adquirir una forma más estandarizada y de mejores prácticas de hacer las cosas, en lugar de apegarse a sus ideas preconcebidas sobre cómo deberían funcionar sus procesos.

Una vez que se completó el diseño del MVP, el equipo planificó y ejecutó la compilación y la prueba de las aplicaciones de Oracle Cloud para garantizar la entrega dentro del plazo. Debido a que el equipo había utilizado la funcionalidad incorporada siempre que era posible, la mayor parte de la lógica del negocio ya había sido probada exhaustivamente por Oracle, lo que significaba que el esfuerzo de prueba podía centrarse principalmente en áreas donde se esperaban grandes volúmenes de transacciones o altos niveles de riesgo. Esto permitió ajustar el proceso de prueba al tiempo disponible sin comprometer la calidad.

Aunque más del 60 % del proyecto debía entregarse de forma remota debido a la pandemia de COVID-19, el equipo cumplió sus plazos. Los módulos de RR. HH., compras y reclutamiento estuvieron activos en menos de tres meses, seguidos del módulo financiero un mes después. Todos los procesos de transición fueron un éxito y los sistemas estuvieron en línea a tiempo para que los nuevos empleados empezaran a trabajar de forma productiva en cuanto se incorporaban a la organización.

Con las aplicaciones de Oracle Cloud implementadas, la organización ahora tiene las herramientas que necesita para administrar su negocio diario a medida que escala su equipo y comienza a incorporar proveedores para respaldar el diseño y la entrega de docenas de proyectos de renovación vitales.

Gracias a la adopción de soluciones estándar de la industria para finanzas, compras, recursos humanos y contratación, la organización cuenta ahora con un único conjunto de procesos empresariales claros y bien documentados, que le ayudarán a seguir siendo inteligente, eficiente y escalable a medida que crezca. Mientras tanto, la plataforma subyacente de Oracle Cloud evolucionará para seguir el ritmo de los requerimientos reglamentarios y proporcionar una funcionalidad más rica, lo que permitirá a la organización centrarse en las preocupaciones a nivel de negocio, no en la infraestructura de TI.

La solución permite una gobernanza sólida y una transparencia total, que son prioridades críticas para una organización que está invirtiendo dinero público. Los informes estandarizados de la aplicación cloud de Oracle ayudan al organismo patrocinador y a la autoridad de entrega de la organización a comprender dónde se gasta el dinero y generar comentarios y análisis sobre contratos, solicitudes y órdenes de compra. También es fácil auditar las decisiones financieras y operativas, lo que permite una plena rendición de cuentas.

A medida que el trabajo se intensifique, la organización podrá informar sobre los totales anuales de control a nivel corporativo e identificar las áreas en las que el programa gasta de más o de menos. También podrá analizar la cadena de suministro, garantizar que existan las autorizaciones adecuadas y comprobar que a los proveedores se les pague de manera justa, precisa y puntual.

Como la organización es responsable en última instancia tanto ante el gobierno como ante los contribuyentes, es crítico poder rendir cuentas de cada centavo del dinero gastado en el programa de restauración. Con la ayuda de IBM y Oracle, la organización confía en que podrá mantener la confianza del público en que el programa de restauración se gestiona de manera eficiente y proporciona el mejor valor para el dinero público mientras moderniza uno de los edificios públicos más emblemáticos del mundo según los estándares de la actualidad.

Este cliente de IBM es responsable de la renovación de uno de los edificios públicos históricos más importantes del mundo. Formada como empresa independiente en 2019, la función principal de la organización será adquirir y gestionar a los contratistas y la cadena de suministro para el proyecto.