Inspirar a los estudiantes a avanzar en la frontera del conocimiento exige precisión en la gestión de cada aspecto de la vida del campus, ya sea la programación o el cobro de cuotas de cursos, o el manejo de inscripciones. Para ayudar al personal a apoyar la excelencia educativa, Portland State University (PSU) mejoró sus herramientas de inteligencia empresarial con IBM® Cognos® Analytics.
Como universidad grande y urbana, cada departamento de PSU depende del análisis detallado para que las operaciones sigan sin problemas. ¿Cómo podría la universidad garantizar que el personal tuviera acceso a las mejores herramientas analíticas?
Para mejorar la funcionalidad y la usabilidad de su plataforma de business intelligence, PSU se actualizó a IBM Cognos Analytics para proporcionar a 1500 usuarios una experiencia analítica aún más diversa.
Con más de 27 000 estudiantes inscritos en más de 200 programas de grado, la principal prioridad de Portland State University (PSU) es garantizar que cada estudiante reciba una educación verdaderamente enriquecedora. Esto exige una excelente planificación y gestión de recursos.
Alison Nimura, directora del equipo de inteligencia empresarial de PSU, nos lo explica con más detalle: “Tanto si se trata de supervisar las inscripciones, asesorar a los estudiantes o elaborar el presupuesto para el año siguiente, casi todos los aspectos de la vida universitaria dependen de tener un acceso rápido a los datos clave de rendimiento y a los informes críticos para la empresa. Tenemos alrededor de 1500 usuarios de Cognos, y muchos de nuestros departamentos operativos sencillamente no podrían funcionar sin los informes precisos e intuitivos que proporcionamos a diario.
Durante muchos años, hemos utilizado IBM Cognos para dar soporte a la elaboración de informes en toda la universidad, con gran éxito. Pero hay muchas oportunidades de mejora: siempre estamos interactuando con las unidades académicas y el personal administrativo para trabajar en cómo llevar nuestras capacidades de elaboración de informes al siguiente nivel”.
Después de recibir retroalimentación de varios usuarios, el equipo de business intelligence de PSU identificó varias formas de mejorar la elaboración de informes en toda la universidad.
Alison Nimura continúa: “Nuestros usuarios querían mejorar el aspecto de nuestras herramientas de elaboración de informes, con una interfaz más moderna que les permitiera adaptar y personalizar los paneles para satisfacer sus necesidades individuales. También vimos el potencial de una interfaz de usuario más intuitiva que ayudaría activamente a los usuarios a explorar diferentes formas de mostrar información”.
Por ejemplo, el equipo de business intelligence identificó una serie de casos de uso de visualizaciones que podrían ayudar a los usuarios a interpretar los datos de geolocalización con mayor precisión.
“Las herramientas que teníamos solo eran capaces de visualizar datos en mapas a nivel mundial o nacional”, dice Alison Nimura. “Queríamos profundizar mucho más y observar datos geográficos a nivel estatal, de ciudad o incluso de campus”.
Agrega: “Los usuarios también dijeron que les gustaría tener un mayor control sobre la carga de sus datos en Cognos. En épocas de mucho trabajo, como los periodos de inscripción de estudiantes, tener que esperar a que TI agregara datos a nuestro almacén central de datos podía retrasar a veces el trabajo de misión crítica”.
Para satisfacer las solicitudes de los usuarios para mejorar sus capacidades de business intelligence, PSU comenzó la búsqueda de una solución que le permitiera desarrollar la apariencia y la funcionalidad de sus herramientas de analytics.
“Tenemos miles de informes incorporados en la plataforma IBM Cognos, por lo que buscamos mejoras en la elaboración de informes que funcionen con nuestra infraestructura de informes existente tanto como sea posible”, dice Alison Nimura. “Consideramos integrar una herramienta de terceros como una capa de visualización de datos, pero eso habría aumentado significativamente nuestros costos de licencias, así como dificultado la gobernanza de datos y la gestión de la seguridad”.
Después de obtener más información sobre las nuevas capacidades que se ofrecen en la última versión de IBM Cognos Analytics, PSU decidió actualizar su entorno IBM Cognos existente.
“Decidimos actualizarnos a IBM Cognos Analytics porque, tras haber utilizado las soluciones de IBM durante varios años, sabemos que podemos confiar en que las soluciones de Cognos nos proporcionarán una inteligencia empresarial rápida, precisa y perspicaz. También nos atrajeron las nuevas opciones de personalización implementadas en la última versión, así como la capacidad de permitir que los usuarios carguen datos por sí mismos. Pensamos que estas nuevas capacidades proporcionarían al personal una mayor libertad para crear la experiencia de usuario que mejor se adapte a sus necesidades y estilo de trabajo.
Por ejemplo, la última versión viene con funciones de mapeo mucho más detalladas, que visualizan datos hasta el nivel del mapa de calles. Entonces, si tenemos un conjunto de datos que contiene coordenadas de latitud y longitud, por ejemplo, ubicaciones de edificios en nuestro campus, podemos explorar una gama completamente nueva de análisis”.
PSU implementó IBM Cognos Analytics on premises durante un periodo de nueve meses. La actualización se realizó sin problemas, con una interrupción mínima de las actividades diarias de la universidad.
“No nos estábamos mudando a una plataforma completamente nueva; estábamos brindando a nuestros usuarios una versión mejorada de sus conocidas herramientas de business intelligence, lo que ayudó a facilitar la transición a la nueva solución. Para mitigar aún más el riesgo de disrupción, formulamos un plan de implementación detallado con la gestión del cambio en el centro de nuestra estrategia.
“También pedimos asesoría al equipo de BI de la Universidad de Oregón, que también había pasado recientemente a IBM Cognos Analytics. Nos dieron una serie de consejos útiles que hicieron que la transición a la nueva solución fuera aún más sencilla”.
Dado que IBM Cognos Analytics impulsa su business intelligence, el personal de PSU puede personalizar su espacio de trabajo según sus preferencias individuales y ejercer un mayor control sobre la creación, el análisis y la visualización de sus propios conjuntos de datos.
“Para nosotros, uno de los mayores beneficios fue la fluidez de la transición a la nueva solución”, dice Alison Nimura. “Dedicamos un esfuerzo significativo a comunicar los próximos cambios y capacitar al personal sobre cómo usar la nueva interfaz. Les ofrecimos videos para ayudarlos a navegar por la interfaz, así como sesiones de capacitación individuales. Debido a esta preparación inicial y a la preparación del producto, la actualización a IBM Cognos Analytics se desarrolló sin problemas. Pasamos mucho menos tiempo de lo que esperábamos para solucionar problemas de producción.
“La retroalimentación sobre la experiencia del usuario de IBM Cognos Analytics ha sido excelente; a los usuarios les encanta especialmente la idea de paneles personalizables. Los paneles les permitirán arrastrar y soltar los datos que necesitan y crear un espacio de trabajo adecuado para ellos. La función de búsqueda en la nueva versión de Cognos también ha mejorado mucho, por lo que es mucho más fácil encontrar los informes que necesitan.
“Y no solo es bueno para principiantes: nuestros usuarios más establecidos disfrutan de las nuevas características de carga de datos. En lugar de tener que perseguir a TI para que cargue sus datos antes de poder adentrarse en el análisis, pueden ponerse a trabajar en sus conjuntos de datos con unos cuantos clics”.
PSU también está considerando cómo aplicar herramientas de visualización de geolocalización a una amplia variedad de actividades e informes, descubriendo formas interesantes de explorar este tipo de datos.
Alison Nimura dice: “IBM Cognos Analytics podría permitirnos rastrear y predecir el flujo dinámico de personas a través de nuestros edificios, por ejemplo. Esto podría ser de gran ayuda en la programación de las clases, al identificar horarios que reduzcan los tiempos de desplazamiento entre clases, mejorando así la experiencia de los estudiantes. Ese es solo uno de los muchos nuevos casos de uso que Cognos Analytics pone a nuestra disposición”.
Concluye: “Con IBM Cognos Analytics, mantenemos todos los beneficios del análisis de datos rápido y preciso, al tiempo que obtenemos nuevas funcionalidades y proporcionamos a nuestro personal una experiencia de usuario más personalizada. Business intelligence toca casi todos los aspectos de la vida universitaria, por lo que empoderar al personal con herramientas analíticas mejoradas nos ayuda a ofrecer un entorno de aprendizaje aún más enriquecedor y estructurado para nuestros estudiantes”.
Portland State University (PSU) (enlace externo a ibm.com) tiene un campus en el centro de 49 acres que atiende a aproximadamente 27 000 estudiantes cada año. Ubicada en el corazón de uno de los centros de cultura, negocios y tecnología más vibrantes de Estados Unidos, PSU es reconocida en todo el mundo por programas, como Planificación urbana, Trabajo social y Estudios ambientales, que involucran directamente a la comunidad y dirigen a sus estudiantes hacia la creación de un mundo mejor y más sostenible. Por tercer año consecutivo, Portland State University ha sido clasificada entre las 10 universidades más innovadoras por U.S. News & World Report.
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