"Nuestra herramienta de gestión de procesos era de código abierto. No había proveedores locales que pudieran apoyarla, y la tecnología era antigua, por lo que no era práctico para nuestros desarrolladores internos conocerla", dice Merve Faydali, Gerente de aplicaciones, Experiencia del cliente en MNG Kargo. "No pudo proporcionar los resultados requeridos por nuestras unidades de negocio. Además, queríamos automatizar muchos de nuestros procesos manuales como parte de nuestra transformación digital, pero la plataforma no era capaz de hacerlo".

Otro reto era la falta de integración entre los procesos de negocio de la empresa y sus sistemas de gestión documental. Muchos procesos seguían siendo en papel y requerían almacenamiento físico de documentos. Resultaba difícil controlar la eficacia de esos procesos y proporcionar a la dirección información vital para la toma de decisiones empresariales.

MNG Kargo necesitaba una nueva plataforma escalable con la que automatizar sus procesos de negocio y un sistema de gestión de documentos digitalizado y automatizado para gestionar el contenido en toda la organización.

"La capacidad de flujo de trabajo de automatización empresarial permite transferir fácilmente unas 5300 facturas al mes a nuestro sistema ERP, lo que mejora la continuidad operativa, un objetivo esencial de una empresa de transporte líder en el mercado", afirma Faydali. "Además, ahora ejecutamos nuestro proceso de mantenimiento de vehículos utilizando la capacidad de flujo de trabajo, un proceso que anteriormente requería la mayoría de las facturas manuales en papel". Hemos logrado ahorrar una gran cantidad de esfuerzo integrando el proceso en el ERP.

"También ejecutamos nuestras aprobaciones de paquetes no estándar a través de la capacidad de flujo de trabajo", continúa. “Y hemos diseñado un nuevo proceso para que las solicitudes financieras de nuestras sucursales fluyan digitalmente a nuestra oficina matriz. Este flujo principal de solicitudes tiene varios subflujos, lo que proporciona una jerarquía de aprobación entre las operaciones y la oficina central".

La capacidad de gestión de contenidos de la solución sirvió de base para el sistema de gestión de documentos de la empresa, con el que ésta puede digitalizar facturas y otros documentos cruciales y almacenarlos de forma segura utilizando un complejo esquema de seguridad integrado que está diseñado para proteger los documentos confidenciales de la exposición a usuarios no autorizados.

Trabajando juntos, los tres equipos (32bit, IBM y MNG Kargo) pudieron no sólo cumplir con la fecha de finalización del proyecto objetivo, sino también capacitar al equipo de TI de MNG Kargo para comenzar a asumir el mantenimiento del sistema y el desarrollo de aplicaciones. En tres años, ya estaba construyendo procesos por su cuenta.

Hoy en día, MNG Kargo está cosechando las recompensas de su nuevo flujo de trabajo de automatización empresarial y sus sistemas de gestión de contenido. Gracias a esto, la empresa puede realizar un seguimiento de más de 2500 solicitudes de procesos de negocio y 8000 tareas por día y pretende aumentar el número de solicitudes de procesos de negocio a 4000 para fines de 2021, para un total de más de 10 000 transacciones por día.

Con los flujos de trabajo automatizados implementados:

• Los procesos automatizados para enviar solicitudes de vehículos y generar estimaciones diarias de cantidad y costos hacen que las aprobaciones de pagos sean mucho más rápidas, mejorando la satisfacción de los proveedores.
  
  
• La automatización del proceso de reclamación por daños permite una resolución y una compensación más rápidas de las reclamaciones, lo que mantiene a los clientes más felices.
  
  
• El acceso a la información confidencial en documentos e informes proporciona más visibilidad de las conexiones concretas de causa y efecto en el proceso de compensación por daños de envío, de modo que la gerencia pueda tomar mejores decisiones comerciales basadas en valores medibles.
  
  
• La integración con el sistema ERP permite tomar decisiones de aprobación más conscientes y precisas en el proceso material a través del acceso a la información sobre los productos solicitados por los usuarios y la información de inventario actual.
  
  
• La transferencia automatizada de solicitudes de correo electrónico o cartas de presentación proporciona una resolución más rápida en los procesos operativos de solicitudes financieras.
  
  
• Una mayor visibilidad de las facturas operativas ayuda a impulsar las decisiones de inversión y un acceso más fácil a los datos de quejas de los clientes ayuda a resolver problemas y mejorar los procesos en el origen del problema.

El personal también puede comparar más fácilmente los importes de las compras aprobadas con los de las facturas. "Antes, era difícil para los gerentes detectar diferencias porque las aprobaciones se realizaban por correo electrónico", dice Faydali. "Desde la implementación de este proyecto, la gerencia puede ver todas las piezas del proceso durante un período de meses y algunas instancias de fraude se han bloqueado como resultado".

El nuevo sistema de administración de contenido también está teniendo un impacto muy positivo. Las solicitudes de procesos de negocios involucran un promedio de 3000 documentos por día, lo que resulta en 6000 transacciones diarias. La mayoría de estos documentos son facturas que contienen información confidencial. Además de procesar, manejar y proteger los documentos, el sistema almacena copias de seguridad de aproximadamente 43 millones de facturas anteriores.

Con el sistema de gestión de contenido:

• Los empleados pasan considerablemente menos tiempo buscando facturas y otra documentación, lo que mejora la eficiencia y ahorra dinero a la empresa.
  
  
• Los documentos se pueden recuperar fácilmente y su almacenamiento es más seguro.

Hoy, MNG Kargo está en proceso de integrar procesos adicionales en su sistema y está preparado para la siguiente fase de su recorrido de automatización. "Renovamos nuestro contrato con 32bit al comienzo del año y planeamos reunirnos con tanto con 32bit como IBM para conocer las nuevas tecnologías de automatización robótica de procesos e IA en el próximo año", concluye Faydali. Esa combinación de trabajo en equipo e innovación augura un éxito continuado a medida que la empresa desarrolle nuevos procesos automatizados en pos de su transformación digital.

Fundada en 2003 y con sede en Estambul, Turquía, MNG Kargo (el enlace reside fuera de ibm.com) es un proveedor líder de servicios de mensajería y paquetería en Turquía. La empresa cuenta con más de 850 sucursales, 27 centros de transferencia, 35 minicentros y 14 direcciones regionales. Con más de 12 000 empleados, la compañía brinda servicios a más de 600 000 direcciones al día en 220 países utilizando aproximadamente 3500 de sus propios vehículos terrestres además de vehículos de alquiler.

Acerca de 32bit Bilgisayar

Fundada en 1988 en Estambul, Turquía, 32bit, socia de negocios de IBM, proporciona a las empresas soluciones de software de TI listas para usar, así como servicios de integración y consultoría de tecnología. Las principales áreas de especialización incluyen procesos de negocio, arquitectura orientada al servicio (SOA) e integración, aplicaciones financieras, móviles y de Java Enterprise Edition (JEE).