La pandemia de COVID-19 ralentizó las cosas para muchas empresas. Por ejemplo, las ventas minoristas, los viajes y los eventos deportivos experimentaron grandes caídas. Pero la respuesta mundial al virus también impulsó la innovación, inspirando a muchas organizaciones a desarrollar nuevas formas de realizar su trabajo más importante manteniendo a sus empleados lo más seguros y sanos posible.
El camino de Kuwait National Petroleum Company (KNPC) hacia la automatización ilustra este fenómeno. Aproximadamente un año antes de la pandemia, el equipo informático de KNPC comenzó a digitalizar y automatizar el flujo de comunicaciones interdepartamentales importantes mediante un software basado en la tecnología IBM Cloud Pak® for Business Automation. Estaban ajustando la automatización de procesos para cuatro departamentos y preparándose para incorporar a otros departamentos cuando la pandemia cambió todo.
De repente, compartir documentos físicos y entregarlos a las partes interesadas de la organización se convirtió en una propuesta potencialmente peligrosa. Ya no era aceptable adoptar un enfoque individualizado para digitalizar el proceso para los departamentos adicionales. Para mantener en movimiento los documentos comerciales críticos, el Departamento de TI, dirigido por Anfal Al Rashed, jefe de proyecto de Soluciones digitalizadas y automatizadas, tendría que acelerar la implementación e incorporar a toda la empresa lo más rápido posible.
Reducción del tiempo de ciclo
Se redujo el ciclo de notas de 5 días a <3 horas
Ahorro
La solución ha ayudado a ahorrar más de 607.740 hojas de papel
En 2019, KNPC comenzó a usar Easy Note, una aplicación empresarial desarrollada por IBM Business Partner EBLA Computer Consultancy Company que permite a las empresas redactar, revisar, aprobar y distribuir notas o cartas electrónicas. Easy Memo utiliza las capacidades de gestión de contenido de IBM Cloud Pak for Business Automation para almacenar de forma segura los memorandos y la correspondencia críticos para el negocio de KNPC.
La solución también permite a la KNPC firmar digitalmente los documentos de forma que cumplan los requisitos establecidos por los tribunales kuwaitíes, clasificarlos según la taxonomía exclusiva de la KNPC y seguirlos a medida que avanzan en los procesos de revisión y aprobación. Además, Easy Memo permite a KNPC responder a memorandos electrónicos de la misma forma, incluir archivos adjuntos con memorandos y realizar búsquedas de contenido completo.
Los empleados de los primeros cuatro departamentos de KNPC en adoptar la aplicación Easy Memo apenas se estaban acostumbrando al nuevo flujo de trabajo cuando comenzó la pandemia. Estaba claro para Al Rashed y el Departamento de TI que toda la organización necesitaba la solución digital, pero obtener la aceptación de los otros 29 departamentos de KNPC presentaba un desafío completamente nuevo.
Afortunadamente, Al Rashed y el Departamento de TI sabían exactamente qué hacer. “Pedimos a nuestro gerente de TI que enviara una nota electrónica firmada digitalmente a todos los gerentes de departamento. Esto comenzó una reacción en cadena cuando un departamento tras otro solicitó utilizar Easy Memo”, dice Al Rashed.
Después, el equipo incorporó a la plataforma entre 2 a 4 nuevos departamentos cada mes. “Ni siquiera necesitábamos realizar sesiones de capacitación para ello. Una breve sesión de concientización fue más que suficiente para que los empleados capten qué era y cómo usarlo”, señala Al Rashed.
Para diciembre de 2020, los 33 departamentos de KNPC utilizaban Easy Memo para compartir, editar, firmar y almacenar memorandos y correspondencia. Esto incluye 168 divisiones y aproximadamente 5.000 empleados. En total, KNPC ha automatizado 26 procesos principales de negocios.
Los beneficios de la nueva solución han sido rápidos y notables. Para empezar, el ciclo medio de preparación de la correspondencia crítica ha pasado de cinco días a tres horas. La organización ya no necesita mensajeros o almacenamiento de papel, y su uso de papel y tinta ha disminuido considerablemente, ahorrando alrededor de 80 árboles y 303 cartuchos de tinta hasta ahora.
Los cambios son más fáciles de hacer ahora, e incluso los documentos que se someten a múltiples rondas de ediciones se mueven rápidamente a través del proceso. La solución también permite a los empleados hacer un seguimiento del progreso de sus notas a medida que pasan por la compañía, por lo que es fácil identificar y eliminar los atascos.
Además, se han eliminado los gastos de mano de obra asociados al archivado de documentos físicos —unos 6 KWD por expediente—, así como los asociados a la localización de documentos mal archivados (37 KWD) y la reproducción de documentos perdidos (68 KWD). En promedio, Easy Memo ayuda a los empleados de KNPC a dedicar aproximadamente un 75 % menos de tiempo a la correspondencia interna que antes.
Ahora, el Departamento de TI está buscando formas en que IBM e Easy Memo puedan optimizar aún más los procesos. “Estamos analizando el reconocimiento de voz basado en Watson, y también nos interesa utilizar la automatización robótica de procesos (RPA) para eliminar algunos de los tediosos trabajos que hacemos”, concluye Al Rashed.
Establecida en 1960, KNPC (el enlace reside fuera de ibm.com) es responsable de la refinación del petróleo crudo y la venta y distribución de todos los productos petroleros en el mercado Kuwait. La compañía tiene dos refinerías con una capacidad total de refinación de 800.000 barriles por día y opera 63 estaciones de servicio, incluidas 3 estaciones móviles, con planes de poner en marcha otras 82 estaciones en los próximos 5 años. KNPC emplea a alrededor de 6.000 personas de múltiples nacionalidades.
EBLA (enlace reside fuera de ibm.com) es considerada una de las mayores empresas de TI administradas profesionalmente en el Medio Oriente y una empresa integradora de sistemas líder en la región del Golfo Árabe. Fundada en 1993, EBLA tiene oficinas en Kuwait y Qatar. Sus 250 empleados se centran en vender y dar soporte a una gama completa de soluciones empresariales.
Legal
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Producido en los Estados Unidos en noviembre de 2021.
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