El futuro es muy parecido a un océano. Está en constante cambio. Y aunque la preparación adecuada puede ayudarle a sortearlo de mejor manera, su incertidumbre puede arruinar rápida y despiadadamente incluso los planes mejor realizados.
Idaho Forest Group, LLC (IFG) sabía que necesitaba abordar mejor este futuro incierto, por lo que contrató a Dan Redmond para que se desempeñara como el nuevo director de planificación y análisis financiero de la empresa.
Explica: “Antes de que me incorporaran, IFG nunca antes había hecho un pronóstico. Todo lo que hicieron fue comparar los presupuestos con los datos reales a fin de mes y luego agregar experiencia personal e instinto para tomar decisiones. Por lo tanto, no sabían cuál sería su flujo de caja futuro. Y eso los dejaba vulnerables y a tener que ingeniárselas si había algún problema en alguna de las fábricas o si los precios bajaban”.
En el momento en que se incorporó Redmond, IFG estaba experimentando cambios sin precedentes en el mercado debido al impacto de la pandemia. Mientras tanto, la empresa estaba trabajando para actualizar uno de sus aserraderos, inmovilizando algunas de sus reservas de efectivo para ese proyecto.
Además de los desafíos financieros, las ineficiencias de planificación de la empresa estaban comenzando a interrumpir también sus operaciones diarias, lo que resultaba en plazos más largos para la entrega de productos y escasez ocasional de materias primas.
“En general, me gusta ser eficiente y hacerme la vida más fácil”, agrega Redmond. “Prefiero centrarme en los analytics y su revisión que tener que dedicar todo mi tiempo a elaborar un pronóstico. Pero hacíamos todo en hojas de cálculo de Excel. Dedicaba 80 horas al mes solo a esta tarea”.
Continúa: “Obviamente, Excel no es la herramienta ideal para esto, en especial a medida que los modelos se hicieron más grandes. Estaba planificando en varias plantas y sitios corporativos, y los datos que estaba viendo estaban plagados de errores. Como ya había trabajado con una herramienta de planificación en la empresa donde estuve anteriormente, sabía que existía tecnología que podía ayudar”.
Libera alrededor del 25 % del horario de un ejecutivo al reducir los esfuerzos de previsión de más de 80 horas a menos de 15
Utiliza la automatización de procesos para ahorrar un 25 % de tiempo en todo el departamento de finanzas
Redmond e IFG encontraron rápidamente esa ayuda con el asociado de negocios de IBM, ActionKPI, y su solución de rentabilidad integrada, con la tecnología IBM® Planning Analytics. El nuevo software permite a IFG centralizar todos sus datos de balance, estado de resultados e informes de flujo de caja, lo que ayuda a simplificar los esfuerzos de pronóstico.
Lance Tylor, director ejecutivo de ActionKPI, comenta: “Tal como lo veo, Planning Analytics es el siguiente paso de la evolución de Excel, y personalmente creo que es uno de los mejores productos del mercado. Y hemos sido capaces de tomar esa base y hacerla más funcional”.
Con la solución integrada de rentabilidad implementada, el personal de IFG ahora puede mantener un pronóstico continuo de 24 meses que se actualiza constantemente con datos de productos, precios, ventas e inventario. Al mismo tiempo, los supervisores de las fábricas pueden generar pronósticos diarios para priorizar mejor los cronogramas de corte y equilibrar las cargas de trabajo a lo largo de la semana o el mes.
“El equipo de ActionKPI conectó todo dentro de IPS”, explica Redmond. “Así que ahora podemos ver los ingresos hasta la fecha. Podemos observar la composición de las ventas, los volúmenes de ventas/MBF [1000 pies tablares] por fábrica. Podemos concentrarnos en los clientes. Podemos observar las entregas de troncos y cuáles son los precios, y desglosar los diferentes componentes de esas entregas. Incluso podemos observar los datos de producción en vivo y compararlos con nuestros pronósticos”.
Para ayudar a simplificar las licencias en torno al software de Planning Analytics subyacente, ActionKPI ofrece su solución de rentabilidad integrada bajo un acuerdo de solución integrada de IBM. Y la tecnología de IBM, a su vez, proporciona la esencia de la solución, ya que se encarga de los complejos análisis y cálculos utilizados para crear pronósticos. Por supuesto, ActionKPI ha mejorado el software para generar más valor.
“IPS es más un marco que un simple producto”, explica Tylor. “Hay cambios de proceso. Hay integraciones de datos predefinidas. Hay metodologías que desplegamos en torno a la gestión y adopción de cambios. Luego lo complementamos con un servicio de soporte (un portal, help desk) para que podamos ayudar a resolver cualquier desafío con los modelos que se han desarrollado. Es un paquete completo”.
“Para los pronósticos, los supervisores de las fábricas utilizan la hoja de planificación de la producción creada por ActionKPI”, explica Redmond. “Y pueden cambiar las horas, las especies y los cortes para elaborar un plan de producción diario que se introduce directamente en la cola de pronóstico. Luego podemos ver estos niveles planificados en el módulo de ventas e identificar el valor en dólares de la producción por especie, mes y fábrica”.
“Podemos tenerlo todo en cuenta”, continúa. “Podemos pronosticar las utilidades, el gasto de capital. Podemos pronosticar el costo del personal de una fábrica o departamento en particular. Y podemos agrupar todo eso en varios informes y monitorearlo a través de paneles personalizados. Ya no estamos haciendo cuentas. En su lugar, simplemente actualizamos el sistema, tomamos una captura de pantalla y la colocamos en un PowerPoint. Y luego lo enviamos al propietario y a la junta para que lo revisen”.
Además de sus capacidades de pronóstico, la solución de rentabilidad integrada también ayuda con la gestión de inventario.
“En el sector de la silvicultura, los saldos de inventario siempre son complicados”, señala Redmond. “Durante la primavera, cuando la nieve comienza a derretirse, es muy difícil sacar troncos debido a las condiciones de la carretera. Por lo general, tenemos que sobrevivir con los registros que tenemos en el inventario actual. Por lo tanto, poder vigilar cuáles son los niveles actuales en toda la empresa significa que no nos vamos a quedar sin madera o una especie específica”.
Y la funcionalidad de la plataforma no termina ahí. Como explica Redmond: “La última herramienta de pronóstico que utilicé no tenía una función de comentarios. Pero con IPS, hemos tenido comentarios disponibles desde el primer día, lo cual es muy útil. A veces, estoy mirando un pronóstico, y hay un elemento que originalmente incluí hace dos meses, y lo que estaba haciendo hace dos meses es difícil de recordar. Pero luego veo el comentario y todo tiene sentido”.
Mediante la solución ActionKPI, basada en el software IBM Planning Analytics, IFG aceleró drásticamente el calendario de sus pronósticos e informes. En promedio, el departamento financiero de la empresa logró un ahorro de tiempo del 25 % en todas las operaciones gracias a la automatización de procesos.
“Personalmente, pasaba alrededor de 80 horas cada mes lidiando con las hojas de cálculo para crear nuestros pronósticos”, señala Redmond. “Ahora solo paso de 10 a 15 horas en la misma tarea. Literalmente, ha liberado alrededor del 25 % de mi tiempo. Además, nuestro equipo de FP&A [planificación y análisis financiero] está operando de manera mucho más eficiente. Podemos apoyar al negocio y manejar aún más solicitudes de análisis sin tener que agregar personal”.
“Les ayudamos a eliminar muchas de las hojas de cálculo que estaban usando mediante la incorporación de todo a Planning Analytics”, agrega Tylor. “Está extrayendo información de seis sistemas diferentes, por lo que estamos creando un pequeño almacén de datos con informes e interfaces integrados que lo hacen fácil de usar. Es esencialmente una única fuente de información para la planificación y el análisis de toda la empresa”.
Y con una herramienta más completa e intuitiva a su disposición, IFG redujo su ciclo presupuestario anual de aproximadamente tres meses a solo un par de semanas. La solución también ayuda a reducir los niveles de estrés para el personal de contabilidad, ya que ahora pueden responder preguntas del director financiero y el propietario en cuestión de minutos, evitando la investigación que antes requería mucho tiempo.
Además, el retorno de la inversión (ROI) de la solución de rentabilidad integrada fue muy atractivo. Como señala Redmond, “observo el costo de IPS en comparación con el costo de un sistema de contabilidad general, y obtengo mucho más valor de ActionKPI, especialmente en lo que respecta a la creación y análisis de informes”.
Concluye: “Con IPS, ahora tenemos un pronóstico completamente sin emociones. Y trabajar con ActionKPI solo será más preciso en el futuro. También es una gran ventana tener un nombre tan grande como IBM operando en el backend”.
Con sede en Coeur d'Alene, Idaho, IFG es uno de los mayores productores de madera de Estados Unidos, y fabrica casi dos mil millones de pies tablares cada año. En total, la empresa opera siete aserraderos y un único aserradero de finger joint donde produce madera de varios tamaños y calidades a partir de diez especies diferentes de árboles.
Acerca de ActionKPI
ActionKPI, asociado de negocios de IBM, es una empresa de consultoría de gestión que se especializa en llevar la gestión del rendimiento, analytics y una mayor rentabilidad a los departamentos financieros. Con sede en Calgary, Alberta, la empresa también cuenta con una oficina en Dover, Delaware.
Legal
© Copyright IBM Corporation 2023. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Producido en los Estados Unidos de América, agosto de 2023.
IBM y el logotipo de IBM son marcas comerciales de International Business Machines Corporation, en Estados Unidos o en otros países. Otros nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM o de otras empresas. Una lista actualizada de las marcas comerciales de IBM está disponible en ibm.com/trademark.
Microsoft, Windows y Windows NT son marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos, otros países o ambos.
Este documento está actualizado a la fecha inicial de publicación e IBM puede modificarlo en cualquier momento. No todas las ofertas están disponibles en todos los países en los que opera IBM.
Todos los ejemplos de clientes citados o descritos se presentan como ilustraciones de la manera en que han utilizado los productos de IBM y los resultados que pueden haber logrado. Los costos ambientales reales y las características de rendimiento variarán según las configuraciones y condiciones individuales de cada cliente. No es posible garantizar resultados esperados, puesto que los resultados de cada cliente dependerán por completo de los sistemas y servicios solicitados por este. LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE PROPORCIONA “TAL CUAL”; SIN NINGUNA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, INCLUIDAS SIN GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD, APTITUD PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de conformidad con los términos y condiciones de los acuerdos bajo los cuales se proveen.