Implementar medios electrónicos para la transmisión de la información requerida por las instituciones financieras autorizadas para realizar pagos de pensiones

El intercambio automatizado de datos ayudó a la agencia de seguridad social eslovena a gestionar las pensiones del contingente croata que reside en el país.

Los pagos de pensiones se realizan a través de bancos autorizados, organismos gubernamentales y organizaciones financieras que se basan en la información precisa y oportuna de HZMO sobre los aportes realizados al fondo de seguro de pensiones, y los beneficios que deben pagarse de ese fondo. Hasta hace poco no existía ningún medio electrónico para el envío de la información y cada mes HZMO se encontraba sobrecargado con la tarea de copiar los datos vitales en 800 medios magnéticos individuales, que luego se enviaban por correo postal a cada ubicación.

Además de la magnitud enorme de la operación, el procedimiento conllevaba el riesgo de error humano y dependía de la confiabilidad del sistema postal para garantizar que los socios recibieran los discos. Las fallas llevaron a que se realizaran pagos incorrectos, lo que provocó que HZMO incurriera en costos excesivos relacionados con la recuperación del dinero pagado y la conciliación de los gastos.

Sanja Grković-Hrabar, gerente de implementación de software, departamento de sistemas de TI y comunicaciones, HZMO, comenta: “Preparar 800 medios magnéticos cada mes era un trabajo manual enorme para nuestra organización; cada mes debemos enviar alrededor de 2GB de datos a nuestras instituciones financieras asociadas. Tomamos la decisión de que teníamos que empezar a enviar esta información de forma electrónica y a través de una puerta de enlace común que protegiera los datos y garantizara la confidencialidad. Esta fue una de las principales razones por las que elegimos usar Sterling B2B Integrator”.
 

Sterling B2B Integrator es una herramienta de colaboración entre empresas (business-to-business) que ayudó a permitir la integración de los procesos de negocio de HZMO y de las instituciones asociadas dentro y fuera de Croacia. La solución se implementó con un adaptador para IBM Sterling Connect:Direct, una herramienta empleada por muchos de los principales bancos e instituciones financieras para realizar transferencias de archivos punto a punto, sumamente protegidas, automatizando el intercambio de datos entre aplicaciones de misión crítica.

TIS Group, un proveedor líder de tecnologías de la información y las comunicaciones en Croacia, fue el socio elegido para implementar la solución. Grković-Hrabar dice: “Hemos usado Sterling Connect:Direct durante unos cinco años y nuestra experiencia ha sido muy buena. Esta fue una razón de peso para elegir Sterling y TIS para llevar a cabo el trabajo”. A través de la colaboración en otros proyectos, HZMO tuvo la seguridad de que ambas compañías eran confiables y responsables.

Antes de que se llevara a cabo la implementación, se realizó un trabajo preliminar para crear los procesos comerciales que describen los flujos de datos, además de una base de datos con un directorio de los parámetros esenciales necesarios para transmitir los datos, por ejemplo, los nombres de las instituciones, el tipo de transmisión y el cronograma de transmisión. Sterling B2B Integrator se instaló en un servidor de la red HZMO y los empleados de TI de HZMO recibieron capacitación sobre el uso del software para que pudieran llevar a cabo los nuevos procesos en el futuro.

Luego de una fase piloto inicial de prueba de concepto, se estableció la primera conexión con Eslovenia, país vecino que fue miembro de la antigua Yugoslavia. El intercambio de datos automatizado ayudó al organismo de previsión social esloveno a gestionar las pensiones del contingente croata que reside en el país.

Las conexiones con otras instituciones financieras se continuarán implementando por etapas. Con las dos transmisiones automatizadas en funcionamiento, los datos se transmiten a través de Sterling B2B Integrator diariamente y varias veces al mes.

La solución permitió a HZMO alcanzar los mismos estándares que muchas otras organizaciones gubernamentales emplean para realizar pagos de pensiones en la Unión Europea, ayudándolo en la preparación para formar parte de una red internacional.

Uno de los principales beneficios de emplear Sterling B2B Integrator sobre otros programas de la competencia es que ofrece una gama de módulos, que funcionan con una diversidad de sistemas y normas. Grković-Hrabar explica: "Nuestras agencias asociadas pueden emplear FTP, HTTPS, Connect:Direct o el protocolo que prefieran. Podemos cubrir todos estos tipos diferentes con Sterling B2B Integrator porque cuenta con todos estos protocolos. Para nosotros eso es muy importante en este difícil clima económico: no podemos esperar que nuestros socios inviertan en un nuevo software que sea compatible con nosotros. Con Sterling B2B Integrator pueden recibir los datos que les enviamos sin necesidad de actualizar sus sistemas".

La automatización de la transferencia de datos ya benefició al negocio de HZMO al liberar recursos, tiempo y costos asociados con los procesos manuales. Ahora, los datos se pueden enviar a las agencias con más frecuencia para garantizar que estén actualizados y minimizar el riesgo de realizar pagos incorrectos. La información también se puede actualizar con mayor facilidad y los errores se pueden corregir sin tener que reiniciar el proceso, lo que mejora la capacidad de gestión de la transferencia de datos.

Según Grković-Hrabar, "Ahora, la transmisión de datos es más rápida y eficiente. También tenemos una mayor precisión de los datos porque todo el proceso de intercambio de datos está automatizado, desde nuestros mainframes hasta los sistemas de los socios en el otro extremo. Además, los procesos están estandarizados. En resumen, la eficiencia, la precisión y la estandarización son tres de los principales beneficios que estamos recibiendo".

El Croatian Pensions Insurance Institute (Hrvatski Zavod za Mirovinsko Osiguranje–HZMO) es responsable de gestionar las pensiones de los 4.4 millones de ciudadanos de Croacia. El organismo gubernamental, con sede en Zagreb, la capital del país, gestiona los aportes de los trabajadores al fondo de pensiones del estado y los pagos a unos 1.2 millones de pensionistas, que viven no solo en Croacia sino también pensionados que viven en el extranjero.