Como empresa recién formada, impulsar operaciones rentables de fabricación y distribución eran objetivos clave para Hellenic Glass Industry. ¿Cómo podría obtener un control estricto sobre sus procesos?

Hellenic Glass Industry contrató IBM Services para diseñar procesos empresariales integrados, compatibles con SAP S/4HANA que se ejecutan en IBM Services for Managed SAP Applications.

Hellenic Glass Industry (HGI) nació a raíz de la recesión económica mundial y se separó de una empresa más grande llamada Yioula Glassworks S.A. en 2017. HGI heredó fábricas en Bulgaria y Ucrania, así como centros de distribución en Romania y Grecia.

Elias Stassinos, director de Información de Hellenic Glass Industry S.A., explica los desafíos que enfrentó la nueva empresa: "Cada uno de nuestros sitios de fabricación y distribución funcionaban eficazmente como negocios separados. Debido a que cada ubicación tenía su propio enfoque para gestionar e informar sobre sus actividades, fue extremadamente difícil obtener una visión general única y precisa de nuestro desempeño a nivel de grupo".

Manolis Kainourgiakis, director general adjunto y director financiero del Grupo en Hellenic Glass Industry S.A., explica: "Como empresa recién independizada que opera en un clima económico volátil, la rentabilidad operativa fue un objetivo clave desde el principio. ¿Cómo podríamos construir una base operativa sólida mientras habilitamos un futuro sostenible para el negocio?".

Aunque las prácticas de trabajo distribuido ofrecían autonomía a cada unidad de negocio, HGI estaba desaprovechando las economías de escala. Con una gestión de datos fragmentada era muy difícil responder a tiempo a preguntas clave, como ¿qué productos se venden mejor? o ¿qué productos generan el mayor margen? Sin información precisa, HGI corría el riesgo de perder ingresos críticos o de no optimizar la rentabilidad. 

Al comienzo de cada mes, las fábricas y centros de distribución de Hellenic Glass Industry compartirían datos sobre pedidos, producción y niveles de inventario con la función financiera central de la compañía en formato de hoja de cálculo. 

Cerrar las cuentas cada mes exigía a menudo tres semanas de laborioso trabajo manual, lo que dejaba poco tiempo a la empresa para identificar oportunidades y amenazas potenciales y actuar en consecuencia.

Para resolver el desafío, Hellenic Glass Industry decidió utilizar métricas de todo el grupo e indicadores clave de rendimiento (KPI) para comprender el rendimiento y la eficiencia, con objetivos ambiciosos para la entrega de información. 

"Al convertirnos en un negocio integrado, confiamos en que podríamos mejorar nuestra eficiencia y reducir nuestra exposición a los riesgos relacionados con los ingresos", dice Manolis Kainourgiakis. “Pero claramente nuestros sistemas de hojas de cálculo no estaban a la altura de la tarea. Nos propusimos definir nuestros requisitos y buscar una solución de negocios rentable.”

La antigua empresa matriz Yioula Glassworks había confiado en múltiples plataformas de ERP diferentes para ejecutar sus procesos comerciales principales. El equipo de HGI se dio cuenta de que tenía la oportunidad de implementar un sistema integrado para la nueva empresa, aprovechando las mejores prácticas mientras adaptaban las soluciones para HGI.

Manolis Kainourgiakis confirma: "Rápidamente nos dimos cuenta de que SAP S/4HANA nos ofrecía una forma muy eficaz de gestionar nuestras operaciones: con una única definición para nuestros KPI, una única versión de la realidad para nuestros datos empresariales, y procesos comerciales estandarizados para todas nuestras operaciones".

Hellenic Glass Industry seleccionó SAP S/4HANA con aplicaciones para finanzas y control, planificación de producción, gestión de almacenes, ejecución de logística y mantenimiento de la planta. Elias Stassinos comenta: "Otro factor importante detrás de nuestra decisión de hacer de SAP S/4HANA la base para nuestro nuevo negocio fue la presencia local de la empresa en Grecia. Vemos que SAP es uno de los líderes en nuestro sector, y eso nos dio confianza en que la solución cumpliría con nuestras necesidades operativas específicas".

Para ayudar a trazar sus procesos de negocio y configurar las soluciones de SAP S/4HANA para dar soporte a la nueva forma de trabajar, Hellenic Glass Industry contrató a expertos de IBM Services. "Elegimos IBM Services porque estaba claro desde el principio que realmente querían que nuestro proyecto fuera un éxito", dice Elias Stassinos. 

"IBM siguió un enfoque de mejores prácticas basado en su metodología Ascend para SAP S/4HANA, combinado con una buena disposición, profesionalismo y flexibilidad que mantuvieron el proyecto en marcha cuando hubo baches en el camino."

En colaboración con IBM Services, Hellenic Glass Industry implementó exitosamente SAP S/4HANA usando IBM Services for Managed SAP Applications, una solución de nube privada de infraestructura como servicio (IaaS) basada en servidores IBM® Power S824 y almacenamiento IBM DS8870 altamente confiables. 

Suministrado desde un centro de datos de IBM en Grecia, SAP S/4HANA se ejecuta en el sistema operativo SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

"Cuando se trató de seleccionar la plataforma de infraestructura para nuestra solución SAP, IBM se destacó como la opción clara", dice Manolis Kainourgiakis. 

"Hemos utilizado IBM Systems para apoyar nuestro negocio global durante más de diez años, y las soluciones nunca nos han decepcionado."  

"A partir de nuestra experiencia positiva de trabajo con IBM en el pasado, sabíamos que tenían la pericia técnica y las capacidades de gestión de proyectos para apoyarnos eficazmente en nuestro camino de transformación." 

“Al elegir IBM Services for Managed SAP Applications, conseguimos el rendimiento de los sistemas basados en procesadores IBM® POWER8 sin la necesidad de una costosa inversión de capital en nueva infraestructura.” 

Hoy en día, la empresa está capacitando a su fuerza laboral global en los nuevos flujos de trabajo, que incluyen compras, ventas y gestión de almacenes e inventario.

"Nuestro entorno de SAP S/4HANA ya es completamente funcional, y nuestro próximo objetivo es dotar a nuestro personal de las competencias necesarias para abandonar los procesos manuales basados en hojas de cálculo y adoptar los flujos de trabajo de SAP", añade Manolis Kainourgiakis. 

"Nuestra relación con IBM Services sigue siendo extremadamente valiosa, y el equipo de IBM brinda asistencia continua con la capacitación para nuestros empleados."

A medida que continúa impulsando su transformación digital mediante el uso de SAP S/4HANA en IBM Services for Managed SAP Applications, Hellenic Glass Industry confía en que cuenta con las capacidades que necesita para lograr operaciones globales eficientes y rentables.

A cada lote de productos se le asigna ahora un identificador único en SAP S/4HANA, que se adjunta como código de barras y se escanea a medida que los productos se desplazan por la cadena de suministro. Con todos los datos de producción, inventario y logística gestionados por SAP S/4HANA, HGI dispone de una visión inmediata y precisa de las existencias disponibles para la venta y de su ubicación en la empresa.

Obtención de insights detallados

En la actualidad, Hellenic Glass Industry puede elaborar informes precisos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) a nivel de grupo, incluido el número de productos fabricados diariamente, el número de envíos a sus instalaciones de distribución y el espacio disponible en sus almacenes. Fundamentalmente, el equipo financiero de la compañía puede usar estos datos para completar el cierre mensual en una fracción del tiempo.

"En el pasado, normalmente necesitábamos esperar hasta el día 22 del mes para cerrar nuestros libros, pero desde que trabajamos con IBM Services para implementar SAP S/4HANA, hemos reducido la fecha de cierre al octavo día del mes: un 63 % más rápido", afirma Manolis Kainourgiakis. 

"Mientras más pronto cerremos nuestros libros, más pronto podremos determinar si vamos por buen camino para alcanzar nuestros objetivos en términos de ingresos, y el cierre más rápido que estamos logrando con IBM y SAP nos equipará para tomar decisiones proactivas en un mercado competitivo". Seguimos esforzándonos por aumentar la eficiencia, y creemos que finalmente podremos lograr un cierre en cinco días."

A medida que los empleados completan la transición al uso de SAP S/4HANA, Hellenic Glass Industry predice que aumentará sustancialmente la eficiencia en muchas áreas del negocio.

"Una de las grandes desventajas de trabajar con hojas de cálculo es que aumentan rápidamente de tamaño y complejidad, lo que hace que mantenerlas al día sea un proceso lento", afirma Elias Stassinos. "En promedio, calculamos que nuestros empleados que trabajan con hojas de cálculo tienen que volver a introducir los datos en tres lugares distintos, lo que reduce la eficiencia y aumenta el riesgo de errores humanos. Durante el próximo año, prevemos que el cambio completo a SAP S/4HANA aumentará la eficiencia operativa de nuestros equipos de producción, almacén y administración en un 50 %, y hasta en un 80 % en el caso de nuestros analistas de negocios a nivel de grupo".

Manolis Kainourgiakis agrega: "Al utilizar SAP S/4HANA en IBM Services for Managed SAP Applications, nuestro objetivo es minimizar el tiempo necesario para completar los procesos clave, empezando por nuestros flujos de trabajo de ventas. Una mayor eficiencia en todo el negocio ayudará a reducir nuestros costos operativos, incrementar nuestra agilidad y mejorar nuestra capacidad para competir en un mercado difícil. Nuestro objetivo final es aumentar nuestras ganancias antes del margen de intereses, impuestos, depreciación y amortización [EBITDA] al 35 por ciento, y nuestras soluciones de IBM y SAP harán una contribución importante para lograrlo”.

Listos para el futuro

Al poner datos empresariales precisos en manos de los responsables de la toma de decisiones, Hellenic Glass Industry pretende ayudar a su equipo directivo a tomar decisiones bien informadas y basadas en datos. Para facilitar aún más el acceso a estos insights empresariales desde cualquier dispositivo, la empresa se dispone a mejorar su solución con las soluciones de movilidad de SAP.

"La posibilidad de tomar una tableta y ver cómo funcionan todas las partes de nuestro negocio a nivel internacional casi en tiempo real es una innovación enorme", concluye Manolis Kainourgiakis. "Gracias a nuestro trabajo con IBM Services para implementar SAP S/4HANA en una nube privada basada en servidores IBM Power Systems, estamos construyendo un negocio ágil y eficiente que puede sortear incluso las condiciones económicas más duras".

Con sede en Mandra, Grecia, Hellenic Glass Industry S.A. (enlace externo a IBM.com) es uno de los principales fabricantes y distribuidores de productos de vidrio. Especializada en contenedores y vajillas, la empresa tiene centros de fabricación en Bulgaria y Ucrania, y centros de distribución en Rumania y Grecia.