Galp lanzó su iniciativa de integración global con las regiones de las islas de Azores y Madeira de Portugal, dos mercados nacionales clave para su negocio de energía downstream.
Catarina Ceitil, directora del Programa de Transformación ERP de Galp, dice: “Gracias a la asistencia de IBM® Services, estamos utilizando aplicaciones móviles SAP Fiori conectadas a la plataforma SAP S/4HANA para capacitar a los empleados de nuestras estaciones de servicio y tiendas de conveniencia para acelerar tareas, como ordenar existencias y aumentar los tickets de mantenimiento. En el futuro, utilizaremos datos de punto de venta en tiempo real para identificar rápidamente la combinación óptima de productos para cada tienda en función del comportamiento de compra detallado de los clientes. Combinadas, estas capacidades ayudarán a garantizar que los clientes puedan encontrar siempre sus productos deseados en nuestras estanterías, haciendo que vuelvan una y otra vez”.
Agrega: “En nuestras operaciones B2B, hemos comenzado a reemplazar los procesos manuales con flujos de trabajo digitales y automatizados. En colaboración con IBM Services, este esfuerzo ya está teniendo un impacto muy positivo en nuestros equipos de cuentas por pagar, donde hemos elevado el procesamiento directo de las facturas al 75 %. Ahora estamos liberando a nuestro personal para que se centre en actividades de valor agregado, y las reacciones han sido muy positivas: en una encuesta reciente, el 76 % de los encuestados consideraron que el proyecto había sido un éxito”.
Galp se está preparando para el futuro de la energía. La estrategia a largo plazo tiene como objetivo diseñar una cartera de activos competitiva, pasar de servicios centrados en el producto a servicios centrados en el cliente y aprovechar las oportunidades de transición energética a medida que surjan.
Al igual que muchos líderes en energía, Galp confía en los sistemas comerciales de SAP para administrar sus procesos end to end. A lo largo de los años, los sistemas ERP SAP de la empresa se habían personalizado en gran medida, lo que dificultaba responder con agilidad a la iniciativa de transformación. Además de plantear problemas prácticos para el negocio B2C —donde los complejos y laboriosos procesos de recepción de mercancías a veces provocaban errores de inventario negativo—, los sistemas personalizados también causaban dificultades en las operaciones B2B de Galp.
“Incluso hacer un pequeño cambio en las soluciones SAP ERP existentes podría requerir hasta seis meses de trabajo”, confirma Catarina Ceitil. “Para hacer realidad nuestras ambiciones a largo plazo, a nivel organizativo estamos sustituyendo los silos operativos por unidades de negocios integradas, lo que permite una mayor eficiencia y una mejor experiencia del cliente. Por ejemplo, al fusionar nuestras distintas unidades de negocio, podemos ofrecer un único punto de contacto para cada cliente B2B, en lugar de ejecutivos de cuentas, órdenes de compra y facturas independientes para cada área de producto”.
Para acelerar su transformación, Galp reconoció que las capacidades digitales serían cruciales. En el corto plazo, el objetivo es permitir una mayor integración entre las unidades de negocio de la empresa, para promover una mayor eficiencia interna y conveniencia a los clientes. A largo plazo, la empresa aprovechará sus datos para incubar la innovación de las start-ups y apoyar nuevos modelos de negocio energéticos.
“Cuando escuchamos sobre el lanzamiento de SAP S/4HANA, reconocimos inmediatamente que podría ser un habilitador clave para nuestro proyecto de transformación”, recuerda Catarina Ceitil. “A diferencia de otros proveedores que consideramos, SAP tiene soluciones maduras diseñadas específicamente para los requisitos de la industria del petróleo y gas, y tuvimos una gran confianza en que SAP S/4HANA cumpliría con nuestras necesidades”.
Para ayudar al negocio en su transición a la nueva solución de SAP, Galp contrató a IBM Services como su colaborador de integración de SAP.
“Desde el principio, IBM demostró un sólido conocimiento de la industria del petróleo y gas, y un profundo expertise técnico en las soluciones de SAP”, continúa Catarina Ceitil. “Son las personas las que hacen una empresa, y nos impresionó mucho el desempeño del equipo de IBM durante las entrevistas y mesas redondas durante todo el proceso de evaluación. Galp, IBM y SAP crearon un equipo capaz de entregar un proyecto complejo, de varias etapas y exitoso”.
Con base en el éxito de la conversión inicial a SAP S/4HANA en Azores y Madeira, Galp e IBM han aprendido valiosas lecciones que les permitirán acelerar el despliegue continuo de la nueva plataforma SAP en todo el negocio global.
“En la siguiente fase, IBM seguirá ayudándonos con nuestra transformación mientras somos pioneros en métodos de implementación ágil híbridos”, explica Catarina Ceitil. “Cuando aprovechamos los sprints ágiles e iterativos en las fases de diseño y desarrollo, y las metodologías en cascada para la conversión final de SAP S/4HANA (pruebas, capacitación e implementación), confiamos en que podemos completar la siguiente etapa del proyecto en poco tiempo, lo cual nos acerca a nuestros objetivos de transformación a largo plazo”.
Con sistemas de negocio estandarizados e integrados en el núcleo de sus operaciones, Galp puede aumentar sus capacidades digitales rápidamente y con la escalabilidad necesaria para satisfacer la demanda futura.
Catarina Ceitil agrega: “Antes, hacer cambios en nuestras aplicaciones SAP ERP podría exigir hasta medio año de trabajo. Con nuestras nuevas soluciones de SAP, todo cambió. De hecho, recientemente actualizamos a la última versión de la plataforma SAP S/4HANA en solo 10 semanas. Como resultado, podemos aprovechar las funcionalidades mejoradas rápidamente y sin ningún impacto negativo en nuestras operaciones diarias”.
Mediante la colaboración con IBM Services, Galp comenzó por trazar sus procesos de negocio B2B y B2C en Madeira y Azores, e identificar los cambios necesarios para crear flujos de trabajo integrados en SAP S/4HANA.
“La conversión inicial de SAP S/4HANA fue una prueba de concepto importante para el proyecto global, y establecemos plazos ajustados para la puesta en marcha”, dice Catarina Ceitil. “IBM comprendió nuestros objetivos y siempre tuvo la disposición de ser flexible para ayudarnos a cumplirlos. Al principio del proyecto, IBM estableció un entorno de pruebas para SAP S/4HANA en IBM® Cloud, lo que nos permite comenzar a trabajar de inmediato, sin esperar a que la infraestructura de AWS esté lista”.
Inicialmente, IBM trabajó directamente con el equipo del proyecto de Galp. A mitad del proyecto, llego la crisis por la pandemia de COVID-19. Con el confinamiento nacional se cerraron oficinas en todo Portugal, y ambos equipos se vieron obligados a cambiar al trabajo remoto.
“Ante la interrupción por la COVID-19, los equipos de IBM y Galp estuvieron a la altura de las circunstancias con entregas a tiempo y muy pocos problemas de implementación para resolver”, continúa Catarina Ceitil. “IBM se esforzó por garantizar que pudiéramos impulsar nuestros procesos de diseño, pruebas y capacitación de forma remota, y todos estaban avanzando hacia los mismos objetivos en cada paso. La colaboración fue un gran éxito y logramos lanzarla solo un mes después de lo planeado”.
Con sede en Lisboa, Portugal, Galp (enlace externo a ibm.com) es una empresa energética comprometida con el desarrollo de soluciones eficientes y sostenibles en sus operaciones y en sus ofertas integradas a los clientes. Con 6360 empleados y operaciones en 11 países, la oferta de la empresa abarca diversos tipos de energía, desde electricidad procedente de fuentes renovables hasta gas natural y combustibles líquidos. Como productor, Galp opera en la extracción de petróleo y gas natural de yacimientos situados a kilómetros bajo la superficie del mar y es también el mayor productor ibérico de electricidad de origen solar.
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Producido en los Estados Unidos de América, febrero de 2021.
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