Por cada vehículo que alquila, Fleet Hire Services debe gestionar una montaña de información, desde contratos de arrendamiento y facturas hasta registros de reparaciones. ¿Podría encontrar una forma más eficiente de aprovechar este contenido?

Fleet hire Services trabajó con Open Connections para optimizar la captura y el almacenamiento de datos con las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM, ayudando a los equipos a gestionar operaciones complejas de manera más eficaz.

Durante más de 35 años, empresas de todo el Reino Unido han recurrido a Fleet Hire Services y a su subsidiaria West Wallasey Car Hire Limited para obtener servicios flexibles de alquiler de vehículos. Para brindar a cada cliente una experiencia de alquiler excepcional, los equipos deben manejar grandes volúmenes de contenido entre bastidores, desde correspondencia con clientes y contratos de alquiler hasta multas y facturas.

Con su flota de 11 500 vehículos en constante expansión (y un equipo relativamente pequeño que gestiona todo), Fleet Hire Services descubrió que su floreciente negocio estaba superando rápidamente los procesos de gestión de documentos existentes.

Tom Tierney, coordinador de proyectos de TI en West Wallasey Car Hire Limited, continúa: “Tradicionalmente, hemos ejecutado nuestras operaciones en papel. Por ejemplo, si un cliente llamara para reservar un automóvil o camioneta, nuestro equipo de contratación anotaría sus datos, ingresaría la información en nuestro sistema principal de alquiler e imprimiría el contrato de alquiler y la hoja de verificación de daños. Y cuando realizamos entregas a clientes de todo el Reino Unido, firman la documentación. Luego, los documentos se devuelven a nuestros escáneres, donde nuestros equipos los escanearían y los enviarían a un sistema separado para archivarlos. Luego actualizarían el sistema de alquiler para cambiar el estado de ese vehículo para que esté alquilado. Fue un proceso muy complicado que consumió una gran cantidad de tiempo y esfuerzo de nuestro personal, y fue una historia similar para casi todas las demás áreas del negocio”.

Por ejemplo: “Cuando queremos renovar o ampliar nuestra flota, normalmente compramos los vehículos al por mayor. Por eso, no es raro que recibamos grandes lotes de facturas y albaranes de entrega (de cientos de vehículos) al mismo tiempo. Los equipos tendrían que ingresar manualmente información sobre cada vehículo, como su número de registro, número de motor, número de chasis, color, impuesto sobre licencias de fondos viales [RFL], costo de compra y muchos más detalles en nuestros sistemas de backend, lo cual fue otra tarea tediosa y que consumía mucho tiempo”.

Al reconocer que tenía que haber una forma más eficaz de gestionar sus crecientes volúmenes de información, Fleet Hire Services se propuso encontrar una solución que pudiera ayudar a aliviar la presión de los equipos administrativos y respaldar formas de trabajo más ágiles y automatizadas.

La búsqueda de la empresa la llevó a Open Connections, un asociado de negocios Gold de IBM, que propuso una potente plataforma de captura y gestión de documentos basada en el software de gestión de contenido empresarial de IBM.

“Open Connections nos mostró que la gestión de contenido empresarial de IBM podría llevarnos exactamente a donde queríamos ir”, comenta Tom Tierney. “Llegamos a ellos con nuestros requisitos y una visión general de cómo funcionaron nuestros procesos existentes, y nos ayudaron a ver cómo podríamos hacer mejor las cosas con las soluciones de IBM”.

Fleet Hire Services comenzó poco a poco, con la presentación de IBM® Datacap e IBM® FileNet Content Manager como la base para una forma más eficiente y constante de capturar y almacenar la información de contratación de vehículos. La empresa trabajó con Open Connections para integrar las soluciones de IBM con las aplicaciones de backend, incluido su sistema de gestión de alquileres. IBM Content Navigator proporciona una interfaz de frontend intuitiva para la nueva plataforma de gestión de contenido, lo que brinda a los usuarios empresariales un fácil acceso a la información.

Cuando entregamos un vehículo a un cliente, este firma un contrato de alquiler que contiene un código de barras, que luego escanea Fleet Hire Services. Datacap extrae automáticamente la información clave de la imagen del documento y la envía al sistema de gestión de alquileres. Este proceso también activa una función de temporizador, que muestra cuánto tiempo se ha atascado un vehículo en particular en un estado determinado, como "En proceso de entrega" o "En proceso de recolección"; esto indica que la documentación no se devolvió al escáner. En el futuro, Fleet Hire Services está considerando introducir aplicaciones móviles y firmas electrónicas para documentos de contratación, haciendo que el proceso sea más rápido y fácil para los clientes.

Con base en este éxito inicial, Fleet Hire Services se asoció posteriormente con Open Connections para ampliar las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM en todo el backoffice.

“Una vez que vimos qué podría hacer la solución de IBM y Open Connections para nuestros procesos de contratación de vehículos, nos dimos cuenta de que hubo un enorme potencial para optimizar muchas otras áreas de operaciones”, dice Tom Tierney. “Nuestra experiencia solo demuestra cuán flexibles son las soluciones de IBM; aunque inicialmente las introdujimos para resolver una necesidad específica, hemos sido capaces de adaptar el software para mejorar muchos otros procesos.

“El equipo de Open Connections ha sido la fuerza impulsora detrás de toda esta personalización. Solo tenemos que acudir a ellos con una idea o un problema que queremos solucionar y encontrarán una forma de resolverlo. Nos impresionó mucho la calidad del trabajo que han realizado, así como su apoyo y asesoramiento: han sido un activo invaluable para este proyecto”.

El nuevo enfoque de la gestión de contenido está ayudando a los equipos de todo el negocio a trabajar de manera más rápida y eficiente. En las cuentas por pagar, Fleet Hire Services se ha alejado del procesamiento manual de facturas; hoy utiliza Datacap para extraer automáticamente la información clave de los documentos de facturación a medida que llegan, y almacena los datos en un repositorio central de FileNet Content Manager. El contenido electrónico luego fluye a través de los sistemas contables, listos para su revisión y pago.

Tom Tierney comenta: “Manejamos cientos de facturas y Avisos de cargo de penalización [PCN] al mes, e incluso miles en nuestros momentos más ocupados, por lo que eliminar la necesidad de que el personal ingrese manualmente la información de todos estos documentos ahorra a nuestra fuerza laboral un tiempo y esfuerzo considerables.

“También nos estamos volviendo más inteligentes en cuanto a la forma en que gestionamos las facturas y los PCN. Open Connections nos ayudó a desarrollar una característica que organiza facturas y PCN en función de la fecha de emisión y la fecha límite de pago. Si una factura o PCN en particular se acerca a su fecha de vencimiento, activará una alerta, notificando al equipo que pronto se requiere el pago. Esto hace que sea mucho más fácil para nuestro personal mantenerse al tanto de su carga de trabajo, ya que pueden priorizar los rubros más urgentes, asegurándose de que nuestros proveedores, ayuntamientos y policías siempre reciban su pago a tiempo”.

Además, la nueva información sobre el contenido empresarial ha ayudado a Fleet Hire Services a desbloquear valiosos ahorros de costos.

Tom Tierney explica: “Todos nuestros vehículos deben estar gravados antes de que puedan ser utilizados en la carretera. Si compramos un vehículo, pero no pretendemos usarlo de inmediato, entonces tenemos que solicitar una Notificación reglamentaria de vehículo fuera de circulación [SORN] para que no se grave, y usamos un número de referencia del libro de registro de cada vehículo para completar una SORN.

“Como tendemos a comprar vehículos de forma masiva y agregarlos gradualmente a nuestra flota en el transcurso de unos meses, a menudo pagábamos impuestos sobre los vehículos que solo estaban en un concesionario, un gasto completamente innecesario, simplemente porque carecíamos de una visibilidad fácil del estado fiscal de cada vehículo”.

Y continúa: “Hoy en día, utilizamos Datacap para extraer automáticamente información de los registros de vehículos y confirmar si deben estar gravados o no. Estimamos que estamos ahorrando alrededor de 1200 libras esterlinas al mes al evitar costos de impuestos innecesarios, y todo es gracias a la visibilidad mejorada que obtenemos de las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM”.

A medida que Fleet Hire Services continúa expandiendo su uso de las soluciones de gestión de contenido empresarial de IBM, tanto sus empleados como los clientes a los que atienden están cosechando los beneficios de un mejor acceso y control de la información.

Tom Tierney concluye: “Antes, capturábamos muchos datos, pero no estábamos haciendo mucho con ellos. Gracias a IBM y Open Connections, ahora estamos aprovechando al máximo nuestro contenido empresarial. Los equipos pasan mucho menos tiempo hurgando en archivos en papel, imprimiendo documentos e insertando datos en diferentes sistemas; están trabajando más rápido y con mayor precisión. En consecuencia, pueden asumir mayores volúmenes de trabajo, lo que nos ayuda a mantener el crecimiento rentable del negocio, ya que podemos evitar aumentar la cantidad de personal.

“E igualmente importante, las ganancias de eficiencia liberan más tiempo para que nuestros empleados en roles orientados al cliente se centren en la interacción con el cliente. Al proporcionar un servicio atractivo y receptivo cada vez que un cliente se pone en contacto, fortalecemos su lealtad, lo cual es vital para el éxito continuo de nuestro negocio”.

Fleet Hire Services (enlace externo a ibm.com) se especializa en el servicio y reparación de vehículos comerciales y automóviles. También ofrece servicios de alquiler de vehículos comerciales a través de su filial, West Wallasey Car Hire Limited. Fleet Hire Services opera actualmente una flota de más de 11 500 automóviles y vehículos comerciales ligeros, dando servicio a grandes y pequeñas empresas en todo el Reino Unido.