Pero ninguna de estas características es posible sin una infraestructura subyacente saludable y bien mantenida. El Departamento de Gestión de Activos Empresariales (DEAM) de la ciudad desempeña un papel fundamental en el buen funcionamiento de esas infraestructuras.

Gestiona los activos físicos que se encuentran bajo el fondo general de la ciudad, como el ayuntamiento, el tribunal municipal, los centros comunitarios, las estaciones de bomberos y las comisarías. En total, la división mantiene 51 instalaciones. Además, administra los programas de capital para nuevos proyectos de construcción de edificios municipales.

El compromiso con los ciudadanos y los trabajadores de la ciudad es fundamental para la misión de DEAM. "La columna vertebral del mantenimiento de las instalaciones es su atención al cliente", dice Remy Saintil, Comisionado de DEAM. "Los bomberos que viven en las estaciones de bomberos, por ejemplo, necesitan un entorno en el que puedan ser productivos y estar listos para salir a combatir incendios. No pueden preocuparse de que el techo tenga goteras o el sistema climatización no funcione”.

Cuando Saintil se incorporó en DEAM en 2020, el sistema de gestión de activos del departamento se había vuelto anticuado. “Necesitábamos un sistema que nos permitiera crear programas de mantenimiento, recibir solicitudes de órdenes de trabajo y comunicarnos continuamente con los solicitantes”, dice Saintil. “Administración de activos empresariales es el nombre de nuestro departamento. Queríamos ser expertos en esa área y obtener nuestra certificación ISO 55001”.

La certificación conlleva muchas ventajas para una ciudad. Al impulsar la gobernanza de la gestión de activos, se ayuda a garantizar que las instalaciones estén bien mantenidas y que el dinero de los contribuyentes se gaste bien. Además, mejorar la calificaciones de bonos y seguros, puede ahorrarle dinero a la ciudad.

El proceso de certificación es riguroso e involucra numerosas auditorías durante varios años. Solo ocho entidades en Estados Unidos están certificadas actualmente, dos de las cuales se encuentran en el área de Atlanta: la Autoridad Metropolitana de Transporte Rápido de Atlanta (MARTA) y el aeropuerto de Atlanta. Saintil y su equipo querían convertirlo en una trifecta de Atlanta, con DEAM como tercero en certificarse.

Saintil fue parte del equipo que dirigió la iniciativa de certificación en MARTA y dirigió un proyecto de prueba de concepto independiente utilizando las capacidades de mantenimiento predictivo de IBM. Conocía a fondo los puntos fuertes de la solución, especialmente los relacionados con los requisitos de certificación, que son rigurosos y tardan años en completarse. "Necesitaba un sistema sólido de gestión empresarial con las últimas funciones", dice. “Sabía que esas capacidades estaban disponibles con IBM e IBM® Maximo® Application Suite, así que ese es el camino que tomamos”.

Afortunadamente, la ciudad ya contaba con un contrato para utilizar IBM Maximo Application Suite para la gestión de activos, con despliegues on-premises muy exitosos en varios departamentos. La solución proporciona una plataforma única e integrada con acceso a aplicaciones integrales de monitoreo, mantenimiento y confiabilidad en todos los departamentos respectivos. Esos departamentos pueden utilizar la plataforma para planificar y programar el mantenimiento, hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo y gestionar los niveles de inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO, por sus siglas en inglés) dentro de una única plataforma.

Pero Saintil quería aprovechar aún más las capacidades de la solución. Estaba especialmente interesado en usarla como un servicio administrado basado en la nube, con el hosting de IBM y la administración de la plataforma en IBM Cloud^®, además de en sus funciones de mantenimiento predictivo que utilizan IBM Watson^® Machine Learning.

La preparación fue clave para el éxito del proyecto. El equipo de DEAM trabajó con IBM Expert Labs para crear un plan. El primer paso fue educar a los empleados sobre qué era la gestión de activos empresariales y cómo los ayudaría a hacer su trabajo. Además de brindar capacitación en gestión de activos, Saintil trabajó con su equipo para que pudieran certificarse en Maximo.

Dado que las implementaciones anteriores de IBM Maximo en la ciudad se habían ejecutado únicamente on premises, el equipo necesitaba actualizar el contrato de IBM para poder ejecutar la solución en IBM Cloud como un servicio gestionado. Llevó tiempo resolver los detalles con la legislatura de la ciudad, pero los esfuerzos dieron sus frutos y el contrato se aprobó en 2021.

Con el contrato actualizado, el equipo del proyecto entró en juego. El equipo de IBM incorporó al socio de negocios de IBM Aquitas Solutions para ayudar con la implementación. "Aquitas revisó el plan de procesos, el tipo de información relativa a nuestros activos que necesitaríamos recopilar y la forma en que recopilaríamos esa información y la introduciríamos en Maximo", afirma Saintil. "Decidimos aprovechar la sinergia y recopilar información relativa a las evaluaciones del estado de los equipos al mismo tiempo".

Durante las fases de planificación e implementación, el equipo de atención al cliente de IBM estuvo entre bastidores, colaborando continuamente con los equipos de DEAM y Aquitas, haciendo revisiones mensuales y aportando ideas y opiniones a lo largo del proceso.

Recopilar los datos demandó tiempo y esfuerzo. “Fue una tarea agotadora, que requirió muchas horas de trabajo”, dice Tiffany Burden, Directora de administración en DEAM. “Pero una vez que reunimos la información, trabajamos con Aquitas para trasladarla al sistema. Y todavía lo estamos haciendo. No es un proceso que se detiene: está en curso. El sistema es tan bueno como la información que se ingresa en él, por lo que también contamos con un equipo de personas que verifica la precisión de los datos”.

El proceso para subir la información a Maximo comenzó a mediados de 2022 y, en marzo de 2023, DEAM lanzó su nuevo sistema de gestión de activos.

El nuevo sistema de gestión de activos establece la base sólida que DEAM necesita para lograr la certificación ISO 55001 y hace posible que el departamento haga cosas que nunca antes había hecho.

"Este sistema permite que los usuarios (ya sean directores, comisionados, supervisores o mecánicos de mantenimiento de instalaciones) accedan a un cuadro de mandos de consulta rápida", afirma Burden. "Nuestros mecánicos pueden ver inmediatamente sus tickets y los supervisores pueden ver la ubicación y el estado de todos los tickets abiertos y cerrados. También podemos recopilar métricas de desempeño y generar informes".

Los datos están en el centro de esa innovación. “No se pueden generar informes sin historia”, dice Saintil. “Con la información que estamos recopilando ahora, estamos creando esa historia. Ahí es donde está el oro: tener datos que sean procesables, con los que podamos hacer cosas. Estamos entusiasmados por tener esa capacidad de recopilar, formatear y almacenar datos correctamente en un sistema de administración de activos... todas lo cual antes no existía. Ahora que tenemos esa capacidad es simplemente genial. Es maravilloso”.

Mientras tanto, la reacción de los trabajadores de la ciudad ha sido muy positiva, según Saintil. "Lo más emocionante es ver el entusiasmo de los empleados de las estaciones de bomberos y las comisarías al saber que, si tienen un problema, ahora tienen una forma de comunicarlo".

La solución también contribuirá a las iniciativas de sustentabilidad de la ciudad. No solo permitirá que DEAM mantenga y preserve los activos de la ciudad, sino que también ayudará a que las instalaciones funcionen de manera más eficiente y los técnicos ahorren tiempo y dinero de la ciudad reduciendo la necesidad de viajar para verificar y reparar equipos rotos.

El equipo tiene previsto seguir ampliando las capacidades de Maximo, sobre todo en el ámbito de la IA. "El uso de IBM Watson va a ser fundamental para nosotros", afirma Saintil. Por ejemplo, la posibilidad de cargar el manual de un activo en Maximo, enviar consultas y obtener una respuesta sobre lo que está mal en función de las preguntas y los datos introducidos". Tener un sistema que nos guíe a través de la causa principal del problema nos ayudará enormemente”.

La estratificación del mantenimiento predictivo también puede proporcionar información muy valiosa, por ejemplo, cuándo un técnico necesita más capacitación, cómo funciona un equipo un día concreto en condiciones meteorológicas determinadas y cómo funcionará según la información recopilada.

"Una vez que entre en funcionamiento, tendremos un sistema realmente robusto, en el que ya no nos afectarán tanto las condiciones del entorno", dice Saintil. "Esa será realmente la prueba de fuego".

La base para el éxito futuro es sólida, fortalecida por el espíritu de trabajo en equipo entre DEAM e IBM. "IBM es nuestro mejor amigo en este momento", dice Saintil. "La relación ha sido fantástica. No siempre ha sido fácil trabajar con las regulaciones municipales. Pero incluso desde mis días en MARTA, la relación con IBM ha sido fenomenal".

DEAM (enlace reside fuera de ibm.com) es una sucursal del gobierno de Atlanta responsable de la gestión de activos empresariales para 51 instalaciones de la ciudad, incluyendo Atlanta City Hall, Atlanta Municipal Court, la sede de seguridad pública, estaciones de bomberos e incentivos entre otros. El departamento también supervisa los nuevos proyectos de construcción de la ciudad y mantiene el inventario de propiedades propias y arrendadas de la ciudad. 

Acerca de Aquitas Solutions

Con sede en Atlanta, GA, el socio de negocios de IBM Aquitas Solutions (el enlace se encuentra fuera de ibm.com) es un proveedor de gestión de activos empresariales y soluciones de IoT. La empresa fue fundada en 2006.