Cuando usted opera una red de tiendas de conveniencia multisímbolos, generar presupuestos detallados y hacer un seguimiento del rendimiento de ventas de cada una es fundamental para el éxito empresarial continuo. Para reducir la complejidad en sus actividades de informes de grupos, BWG Foods trabajó con ProStrategy para mejorar su función analítica con IBM® Planning Analytics.
Con múltiples depósitos de BWG Foods que envían artículos a tiendas en toda su red, la empresa descubrió que los procesos de elaboración de informes de presupuestos y ventas se habían vuelto cada vez más complejos. ¿Cómo podría agilizar estos procesos?
Trabajando con IBM Business Partner ProStrategy, BWG Foods actualizó la tecnología que gestiona sus actividades de análisis con IBM Planning Analytics, con lo que pudo conseguir informes más rápidos, simples y precisos.
Cuando usted opera una red de tiendas de conveniencia multisímbolos, llevar un registro del rendimiento de ventas de cada una y generar presupuestos anuales precisos puede resultar difícil a medida que el negocio crece. Sin una forma práctica de analizar los datos financieros, corre el riesgo de pasar por alto información valiosa que podría impulsar la toma de decisiones estratégicas.
BWG Foods, una de las principales empresas minoristas y mayoristas de alimentos de Irlanda, opera diversas tiendas de conveniencia en Irlanda y la región del Sudoeste de Inglaterra, incluyendo Londis, MACE, SPAR y EUROSPAR. A medida que la empresa introdujo más tiendas en su grupo a través adquisiciones, su departamento financiero se enfrentó a una presión adicional para elaborar presupuestos y reportes de ventas oportunos y sumamente detallados.
Tim O'Leary, gerente de MIS de BWG Foods, explica: "Cada entidad de nuestra red no solo vende alimentos, vinos, licores y otros bienes de consumo de rápido movimiento [FMCG] directamente a los clientes, sino que también compra bienes de múltiples canales, como nuestra red de comprar y llevar, y el centro de distribución nacional. Para obtener una imagen precisa del rendimiento de cada tienda y generar presupuestos confiables, debemos distinguir los diferentes tipos de ventas realizadas por cada tienda y marca de conveniencia. A medida que introdujimos nuevas marcas en nuestro grupo, esto se volvió cada vez más complejo y llevaba mucho tiempo".
BWG Foods descubrió que la solución analítica que utilizaba para respaldar sus actividades de elaboración de informes presupuestarios y de ventas ya no brindaba la flexibilidad y el rendimiento necesarios para proporcionar información rápida y confiable a los encargados de tomar decisiones clave.
Tim O'Leary continúa: “Debido a que nuestra solución de análisis existente ofrecía capacidades de automatización limitadas, a menudo teníamos que trabajar hasta altas horas de la noche durante nuestro ciclo de presupuestación anual. Una proporción significativa de este tiempo a menudo se dedicaba a completar tareas que tenían el potencial de ser automatizadas, como perfilar gastos generales y calendarizar presupuestos”.
Lorton Sherlock, contador sénior de administración de BWG Foods, agrega: "Debido a que nuestra solución analítica existente estaba muy personalizada para nuestras necesidades, yo era el único miembro del equipo financiero que se sentía listo para adaptarla, arreglar y actualizarla. Queríamos una solución que mitigaría el riesgo de depender de individuos clave”.
Al trabajar con el socio de negocios de IBM ProStrategy (el enlace reside fuera de ibm.com), BWG Foods se propuso evolucionar sus capacidades analíticas mediante la actualización de IBM Cognos® TM1® a IBM Planning Analytics, con lo que pudo acelerar sus procesos presupuestarios.
Impresionado con una presentación entregada por ProStrategy, BWG Foods decidió implementar IBM Planning Analytics en las instalaciones para sustentar los presupuestos e informes en toda la empresa.
Tim O'Learning continúa: "Evaluamos una serie de ofertas de diferentes proveedores. IBM Planning Analytics destacó porque ofrecía una solución lista para usarse que sería bastante fácil de implementarse en poco tiempo. Al haber utilizado las soluciones IBM Cognos con resultados positivos durante algunos años, confiamos en que IBM Planning Analytics podría ayudarnos a mejorar el rendimiento y la confiabilidad de nuestras funciones analíticas".
Lorton Sherlock agrega: "En comparación con nuestra herramienta de informes anterior, IBM Planning Analytics ofrece una interfaz de usuario más moderna y accesible. Como la solución es mucho más fácil de usar y más flexible en cuanto a la creación de modelos, también sabíamos que no tendríamos que hacer cambios técnicos en el sistema cuando necesitáramos actualizar algo".
Con la ayuda de expertos en ProStrategy, BWG Foods integró la solución IBM con el sistema financiero y analítico externo de la empresa, automatizando la extracción, transferencia y carga de datos (ETL) entre estos sistemas.
"ProStrategy ofreció una excelente orientación y soporte durante toda la implementación de IBM Planning Analytics y nos ayudó a poner en marcha la solución en menos de cuatro meses. La implementación rápida fue especialmente clave para nosotros, ya que una adquisición reciente había adelantado tres meses nuestro plazo de cierre financiero anual, por lo que necesitábamos implementar la solución durante nuestro periodo presupuestario de mayor actividad”.
Con IBM Planning Analytics respaldando todas las actividades de gestión del rendimiento financiero, BWG Foods ha acelerado el proceso de presupuestación, eliminado su dependencia de personas clave y automatizado la generación de informes clave.
"Con nuestro sistema anterior, nos tomaba semanas completar un ciclo presupuestario, pero ahora podemos completar este proceso en cuestión de días sin necesidad de trabajar por las noches y los fines de semana", dice Tim O'Learning. "Gracias a IBM Planning Analytics, hemos ahorrado más de 240 horas en el proceso de presupuestación y más de ocho horas a la semana en los informes de ventas. Esto le ha facilitado la vida a nuestro equipo de presupuestación e informes y nos libera tiempo para enfocarnos en optimizar nuestros informes.
Las características de automatización inteligente de la solución de IBM permiten a BWG Foods ahorrar mucho tiempo. Por ejemplo, la empresa ahorra una cantidad significativa de tiempo porque IBM Planning Analytics calendariza de forma automática e instantánea los gastos generales, un proceso que antes llevaba hasta un par de semanas en cada ciclo de presupuestación. Asimismo, automatizar los procesos ETL entre Planning Analytics y los otros sistemas financieros y de informes de la empresa ha reducido significativamente la carga de trabajo para el equipo de finanzas.
Sherlock agrega: "No solo podemos generar presupuestos e informes de ventas mucho más rápido, sino que también hemos visto una gran mejora en la precisión. Nunca hemos necesitado enviar correcciones de un informe desde que comenzamos a usar Planning Analytics”.
Al equipar a los usuarios comerciales de BWG Foods con una interfaz mucho más fácil de usar, la compañía también ha reducido el riesgo y fortalecido su planificación de continuidad comercial. El sistema Planning Analytics está más estructurado que el antiguo sistema de la compañía, pues guía a los usuarios a través de un proceso paso a paso para completar cada flujo de trabajo, por lo que se requiere mucho menos conocimiento especializado.
Tim O'Leary concluye: "Gracias a IBM Planning Analytics, hemos podido racionalizar considerablemente nuestros procesos de elaboración de informes y presupuestos y obtener una visión muy detallada del rendimiento de cada una de nuestras marcas de conveniencia y tiendas individuales. Con esta capacidad para entregar informes precisos, detallados y oportunos, podemos empoderar a los responsables clave de la toma de decisiones en BWG Foods para construir estrategias de desarrollo empresarial basadas en hechos a fin de apoyar el crecimiento futuro".
BWG Foods UC (el enlace reside fuera de ibm.com) es parte de BWG Group, una empresa líder de distribución minorista y mayorista que opera en la República de Irlanda y el Reino Unido.BWG posee y opera varias marcas minoristas líderes con más de 1400 tiendas SPAR, EUROSPAR, MACE, Londis y XL que prestan servicio a comunidades locales en asociación con minoristas independientes.BWG también posee y opera las marcas mayoristas irlandesas líderes BWG Foodservice y Value Centre Cash & Carry.BWG Group tiene una participación estimada del 12 % del mercado minorista general de comestibles en Irlanda y una participación del 40 % en el mercado minorista de conveniencia.