El efecto mariposa. En la cultura pop, es una noción que sugiere que un pequeño cambio en una condición inicial puede tener un efecto profundo en un sistema más grande.
En el caso del Bureau voor Normalisatie (Agencia de normalización, NBN), la organización belga de desarrollo y publicación de normas, ese pequeño cambio llegó en la forma del bot basado en software IBM® Robotic Process Automation.
Las normas tienen una importancia innegable. Mejoran la calidad de los productos y servicios. Impulsan la eficiencia y facilitan el comercio. También apoyan a las economías nacionales y el comercio global al establecer parámetros nivelados. Solo en Bélgica, el desarrollo y la publicación de una norma adicional, aumenta en promedio el producto nacional bruto (PIB) por UE 2.04 millones al año, según un estudio de 2020 publicado por VUB (Vrije Universiteit Brussel).
Como el órgano nacional miembro de Bélgica del Comité Europeo de Normalización (CEN), la NBN contribuye al desarrollo y la publicación de normas europeas (EN). El CEN publica aproximadamente 1100 normas EN en promedio al año, y la NBN las publica todas también como normas nacionales (NBN EN), por mandato legal.
La NBN también es el organismo nacional miembro de la Organización Internacional de Normalización (ISO) y contribuye igualmente al desarrollo y la publicación de normas ISO. Aunque la NBN no está obligada a implementar todas las normas ISO como normas de Bélgica (NBN ISO), tradicionalmente publica algunas seleccionadas cada año. Sin embargo, la demanda de las industrias belgas de normas NBN ISO ha aumentado en los últimos años. En 2020, la NBN se centró en publicar más normas ISO.
Mayores resultados
Con el software RPA, la NBN registra 2150 normas ISO al año, en contraste con las 800 que se registraban en el pasado
Ahorro de tiempo
El tiempo ahorrado con el software de automatización fue de 650 horas en 2021
Sin embargo, el trabajo debía hacerse manualmente. Dado que la herramienta de automatización interna existente no estaba diseñada para ser compatible con las normas ISO, la NBN tuvo que recopilar información e introducir a mano los datos de las papeletas. El proceso tardó ocho semanas o más, lo que limitó la cantidad de normas ISO que la NBN podía publicar cada año.
"Fue tedioso y repetitivo", dice Catherine Michel, experta en producción y responsable del proceso de publicación de la NBN. "Es necesario llenar varios campos para registrar una norma. Cada campo debe copiarse de un sitio o pantalla diferente, y tienes que buscar la información. El riesgo de cometer errores era alto. Además, los empleados no pueden dedicarse a hacer esto todo el día porque tienen otras tareas que realizar”.
En octubre de 2020, la NBN contrató a Parplex, una empresa de tecnología que se especializa en soluciones de software de automatización robótica de procesos (RPA). Ellen Bartholomeeusen, gerente de operaciones de NBN, dice: “Fue importante para nosotros ver que Parplex era socio comercial de IBM. Y elegimos Parplex porque propuso la mejor solución".
La colaboración comenzó con un programa piloto centrado en el procesamiento de un pequeño subconjunto de papeletas. En enero de 2021, después del éxito del programa piloto, Parplex centró su atención en automatizar todo el proceso de implementación de normas ISO como normas belgas y configurar el bot, llamado Otis. Parplex trabajó iterativamente, y ajustó y validó el bot para cada fase. Después de las pruebas de extremo a extremo, la NBN lanzó Otis en mayo de 2021.
Nordine Vandezande, propietaria de Parplex, explica: "El software RPA de IBM tiene todas las funciones necesarias para crear un bot y automatizar el proceso de votación de la NBN. Configuramos el proceso completo: crear los papeletas y recopilar la información de las normas. El bot se ejecuta todas las noches. Trabaja con hojas de cálculo que contienen metadatos relacionados con ISO, como el número y la descripción de la norma. Cuando lee las hojas de cálculo, el bot sabe qué papeletas necesita crear y cuáles cerrar".
Otis se ejecuta en una estación de trabajo completamente configurada por Parplex. Se integra con el sistema interno de gestión de información de productos (PIM), el sitio web de ISO y las plataformas de software como servicio (SaaS) de la NBN. Esto garantiza que la información llegue a donde debe en tiempo real.
Michel agrega: “Cada mañana vemos de inmediato qué papeletas se implementaron correctamente: están marcadas con "ok". En algunos casos, el bot no puede completar un campo porque falta la información en los sistemas ISO o por alguna otra razón. En esos casos, el bot destaca que se necesita la intervención humana y de campo para hacer una corrección o completarlo”.
Bartholomeeusen también aprecia la capacidad de la solución para reportar errores y fallas. "Facilita la tarea al mostrarnos lo que no funcionó para que podamos terminarla rápidamente", dice. “Yo diría que solo el 5 % de las implementaciones de normas requieren intervención manual. Desde el punto de vista de la velocidad y la calidad, implementar el bot ha sido un gran valor agregado”.
La cantidad de normas ISO NBN publicadas cada año se ha disparado.
En 2019, la NBN publicó solo 140 estándares ISO NBN. En 2020, con el apoyo de estudiantes en pasantías y cinco personas encargadas de la creación de papeletas, publicó 800. Pero en 2021, utilizando tecnología de automatización, registró 2150 estándares ISO NBN, lo que supone un incremento del 1435 % en solo dos años.
"Gracias a Parplex, podemos procesar una gran cantidad de normas", dice Michel. "Cuando se lanzó el bot por primera vez, realizamos pruebas y descubrimos excepciones. Cada una de estas veces, Nordine pudo mejorar el bot para manejar las excepciones, por lo que el bot se volvió cada vez mejor".
Continúa: “Hemos logrado grandes avances. Para el próximo año, ya habremos manejado las normas ISO que antes no estaban en nuestro catálogo. Con la tecnología de automatización de IBM, hemos acelerado la minuciosidad de nuestro catálogo de normas y continuaremos nuestra colaboración con Parplex”.
Para la NBN es igual de importante mejorar la calidad de los datos y ahorrar tiempo. El centro cierra alrededor de 4000 papeletas nacionales por año. Respecto a las relacionadas con el desarrollo de normas EN e ISO, la agencia estima que ahorró aproximadamente 150 horas de trabajo al año en 2020 y 2021. En cuanto a las normas NBN ISO, ahorró 500 horas de trabajo en 2021.
"Liberar a nuestra fuerza laboral de tareas repetitivas y tediosas es muy importante para nosotros", dice Bartholomeeusen. “Además, los clientes tienen un acceso más rápido a nuestro contenido”. Michel concuerda: “Como empleada de la NBN, estoy muy contenta de poder concentrarme en tareas de mayor valor y más cualitativas. El bot es mi mejor amigo".
Creada una decisión legislativa en 2003 y plenamente activa desde 2007, la NBN (el enlace reside fuera de ibm.com) es una agencia del gobierno nacional belga encargada de facilitar la elaboración, publicación y venta de normas belgas, europeas e internacionales. Atiende a una amplia gama de sectores, incluyendo los de energía, construcción, productos de consumo y más. La NBN también proporciona servicios para promover la difusión y el uso de estándares y cuenta con un catálogo de 42 000 estándares. La NBN tiene su sede central en Bruselas.
Parplex (el enlace reside fuera de ibm.com), socio comercial de IBM, es un proveedor galardonado de soluciones, servicios y soporte de automatización robótica de procesos. Con más de 20 años de experiencia en automatización de procesos, Parplex sabe cómo evitar errores comunes y cómo ayudar a los clientes a implementar RPA con éxito. Parplex se encuentra en Heusden-Zolder, Bélgica.
Legal
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Producido en Estados Unidos de América, agosto de 2022.
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