Ciertos criterios fueron particularmente importantes para los controladores de BKW cuando se preparó la licitación. Por un lado, el enfoque principal de la solución de analytics debía estar en el soporte estratégico y operativo para la alta dirección. El equipo de control del grupo tenía que estar en condiciones de realizar cambios flexibles en la estructura de datos en solo unas horas teniendo en cuenta nuevas fuentes de datos o categorías, por ejemplo. Además, el nuevo paquete de analytics debía representar varios KPI, como indicadores financieros, no financieros, técnicos y específicos del mercado. Los informes de negocio mensuales debían estar disponibles a más tardar el día 10 del mes siguiente. Además, debería ser posible simular cambios organizacionales y actualizar informes anteriores. También había que incluir el flujo de trabajo y la comunicación con todos los implicados en el proceso, así como la distribución rápida y sencilla de los informes.

Sin embargo, la pregunta crucial al final del día era quién podía ofrecer la mejor solución cuando se trataba de informar sobre los servicios de BKW, ya que esto todavía se hacía mediante hojas de cálculo de Excel. IBM causó la mejor impresión aquí con su paquete IBM® Planning Analytics: una versión más nueva y mejor de IBM® Cognos TM1. Fue la flexibilidad y la facilidad de uso del software lo que convenció al equipo. Los controladores pueden agregar nuevas organizaciones muy rápido junto con todos sus datos maestros, reasignarlos, mostrar diferentes estructuras organizacionales en paralelo o adaptar las vistas y análisis a nuevos requisitos. Estas cualidades son particularmente beneficiosas en vista del rápido crecimiento heterogéneo que estuvo experimentando el grupo.

La instalación de IBM Planning Analytics se desarrolló sin problemas y, como resultado, se completó rápidamente. Un pequeño equipo de control del grupo ejecutó el proyecto en paralelo a su trabajo diario y fue asesorado por expertos de IBM en el proceso. Gracias a esta supervisión personal, los controladores de BKW aprendieron rápidamente cómo generar modelos que necesitaban para fines particulares empleando sus datos. De hecho, pudieron crear sus propios informes en solo unos días y, unas semanas después, incluso pudieron realizar cambios en los modelos o datos por sí mismos.

La implementación exitosa del software significó que ahora se había logrado el propósito de obtener el nuevo sistema para la creación de informes mensuales. Sin embargo, IBM Planning Analytics también hizo posibles otros cambios útiles, como acelerar el proceso de presupuestos. Antes, tardaba hasta 26 semanas en aprobarse el presupuesto, pero ahora solo se necesitan ocho. También se incluyó la planificación a mediano plazo, y se pueden generar cifras estratégicas para el futuro hasta el año 2050. Por lo tanto, el llamado original de BKW para una visión general a corto plazo de todos sus campos comerciales se ha mejorado para cubrir una planificación integral para el momento venidero. Gracias a la estructura modular del nuevo sistema, su flexibilidad y facilidad de uso, los controladores han podido aprovechar estas y otras posibilidades sin tener que adquirir primero habilidades especiales de TI.

Como resultado de la implementación, BKW pudo acelerar enormemente sus informes y presupuestos. Y sus controladores tienen ahora a su disposición una herramienta multifuncional con la que pueden resolver todo tipo de retos empresariales de forma creativa. Por un lado, pueden elaborar una serie de estados de resultados para las distintas sucursales de la empresa, También es interesante ver cómo emplearon el software para construir un sistema de informes propio y eficiente que cubre todas las pequeñas organizaciones de la división de Ingeniería, ya que cada año se agregan nuevas empresas que deben registrarse junto con sus datos financieros y KPI. Gracias a la solución ERP de IBM, esto se puede hacer fácilmente mediante una pantalla de entrada especial. El sistema de analytics combina todos los datos y proporciona una visión específica del sector de ingeniería de BKW en su conjunto. De esa manera, el departamento de Ingeniería puede hacer declaraciones sobre su situación comercial actual con relativamente poco esfuerzo y declarar sus propios datos directamente al grupo.

IBM Planning Analytics no puede sustituir por completo un sistema contable SAP, pero no es eso lo que realmente pretende. Lo que interesa a los controladores es suministrar al nivel directivo datos estratégicos y operativos válidos para facilitar la toma de decisiones. A pesar de la declaración mensual pendiente y de la participación de varios departamentos financieros (Fiscal y Contabilidad), por no mencionar la necesidad de una amplia consolidación, los controladores están ahora en condiciones de suministrar los datos financieros apropiados antes del octavo día laboral del mes siguiente, y además los datos son muy precisos. Esto arroja una nueva luz sobre la función creativa que los controladores pueden tener hoy en día en una empresa. En el caso de BKW, evolucionaron de contadores a navegantes confiables y siguen afrontando, y resolviendo, cualquier nuevo reto que surja con creatividad y habilidad.

BKW Group (enlace externo a ibm.com) es una empresa internacional de energía e infraestructura con sede en Berna, Suiza, que actualmente cuenta con más de 11 500 empleados. Planea, implementa y explota la infraestructura técnica para producir y suministrar energía a empresas, particulares y el sector gubernamental, y proporciona modelos de negocio digitales para las energías renovables. En la actualidad, la cartera del grupo abarca desde la planeación y consultoría en el sector de la ingeniería para proyectos de energía, infraestructuras y medio ambiente hasta paquetes integrados para servicios de edificación y la construcción, servicio y mantenimiento de redes de energía, telecomunicaciones y tráfico y sistemas de abastecimiento de agua.