Bio-Rad Laboratories, Inc., es muy consciente de la urgencia que subyace a las necesidades de sus clientes de productos y servicios de última generación. Con centros de fabricación y distribución en todo el mundo, este proveedor de productos de diagnóstico clínico y ciencias de la vida, con 70 años de historia, da prioridad absoluta a la entrega puntual de sus soluciones de alta calidad.

En el ámbito de la investigación en ciencias de la vida, estas soluciones incluyen instrumentos, software integrado y reactivos para la investigación biofarmacéutica, académica y gubernamental en áreas, como la genómica, la proteómica y la biología celular. Y en el diagnóstico clínico, los productos y tecnologías de Bio-Rad permiten a los laboratorios hospitalarios, de salud pública y comerciales realizar pruebas, monitoreo y tratamiento de enfermedades, protección de suministros de sangre y controles de calidad clínica.

Para prosperar dentro de mercados en evolución tan constante y acelerados, Bio-Rad siempre debe mantenerse un paso adelante. “Lo que hace que Bio-Rad sea único es nuestro compromiso con la innovación”, dice Andres Ospina, gerente sénior de Planificación de la cadena de suministro global de la empresa. “Nos mantenemos muy cerca de las megatendencias en la atención médica, trabajando con los laboratorios para capturar información sobre las necesidades dentro de la industria y cómo podemos cumplirlas”.

En 2021, la empresa estaba lista para dar el siguiente paso en su evolución tecnológica: una modernización de sus procesos de planificación de ventas y operaciones. En ese momento, Bio-Rad realizaba gran parte de su planificación de la oferta y la demanda en plantillas de hojas de cálculo que tenían poca o ninguna uniformidad entre funciones o ubicaciones geográficas. Los planificadores tuvieron que navegar por múltiples sistemas para generar pronósticos e informes de ingresos, pasar largas horas evaluando datos manualmente y, a menudo, recrear las mismas hojas de cálculo mes tras mes.

Una plataforma unificada de planificación de la cadena de suministro tenía el potencial de ser algo revolucionario. No solo podría permitir a Bio-Rad aumentar la precisión de sus proyecciones, sino que también podría ayudar a eliminar los silos y abrir la comunicación en toda la empresa. Con una visión global de la oferta y la demanda de los clientes, la empresa podría mejorar en gran medida la eficiencia operativa y de procesos, las capacidades de generación de informes y la gestión de inventarios.

Afortunadamente, los altos directivos conocían las ventajas que podía aportar una plataforma de este tipo y, de hecho, estaban liderando el proceso de adopción. Con ese fin, la empresa desarrolló una estrategia preliminar, documentando los requisitos y evaluando las plataformas basadas en la nube para adaptarse a la estructura global de Bio-Rad.

Una plataforma basada en la nube con capacidades listas para usar fue clave para adaptarse a la estructura global de la empresa y minimizar las necesidades de capacitación y personal. Bio-Rad también buscó un asociado para ayudar a planificar, desarrollar e implementar su plataforma de planificación de ventas y operaciones.

Bio-Rad eligió IBM® Consulting para ayudar con la estrategia e implementación de su nueva plataforma de planificación de ventas y operaciones. IBM no solo fue colaborador desde hace mucho tiempo, sino que también tuvo una experiencia profunda y multisectorial en procesos y plataformas de gestión de la cadena de suministro.

Para sus plataformas de planificación de ventas y operaciones, Bio-Rad seleccionó la plataforma RapidResponse de Kinaxis Inc., asociado de negocios de IBM. La plataforma basada en la nube gozaba de una excelente reputación, así como de capacidades de planificación de ciencias de la vida que incluían la planificación de la vida útil, esencial para reducir la cantidad de desechos debidos a la caducidad de los productos.

Durante todo el proceso, las tres empresas trabajaron juntas como un solo equipo. Bio-Rad proporcionó el conocimiento empresarial y organizacional; Kinaxis, la experiencia en plataformas; e IBM, la orientación estratégica y colaboración en implementación.

Para aprovechar la estrategia inicial de Bio-Rad, IBM facilitó una serie de talleres con líderes de la empresa, planificadores, desarrolladores y otras partes interesadas. El objetivo era identificar y aclarar los requerimientos y ayudar a traducir los objetivos del negocio en resultados tangibles mediante la plataforma Kinaxis. En el proceso, el equipo reunió información del usuario para definir las capacidades principales que proporcionaría la primera iteración de la solución.

“IBM aportó estudios de casos e ideas, y nos ayudó a diseñar estrategias y sortear los altibajos propios del proceso”, dice Ospina. “Porque no es fácil, ¿verdad? Estamos hablando de la gestión del cambio. Estamos hablando de personas con diferentes grados de adoptar la nueva plataforma”.

El equipo comenzó con la planificación de la demanda en abril de 2021. “Somos una organización impulsada por la demanda”, dice Ospina. “Necesitábamos saber qué querían nuestros clientes y tener un entorno que capturara aportes tanto desde la perspectiva empresarial como tecnológica. Necesitábamos esa información para tener los pronósticos bajo control y ser estratégicos en lugar de reactivos”.

Con la metodología ágil, el equipo trabajó en sprints para alcanzar los hitos que se había fijado, mediante un enfoque iterativo del desarrollo que incluía pruebas internas y con los usuarios. A lo largo del proceso, recopiló retroalimentación de las principales partes interesadas, añadiendo historias de usuarios a las que Bio-Rad ya había recopilado, hasta un total al menos 75 para la planificación de la oferta y la demanda.

El equipo se puso en marcha con la funcionalidad central de planificación de la demanda en octubre de 2021 y continuó perfeccionando la implementación hasta principios de 2022. El siguiente paso fue la planificación de la oferta. “Usamos un proceso similar al de la planificación de la demanda”, dice Steven Caron, director de TI asociado de Bio-Rad. “Hubo varios obstáculos en nuestra contra en la planificación de la demanda. La creación fue mucho más compleja y tuvo muchos requisitos adicionales”.

“En junio de 2022 realizamos un gran taller con líderes de la cadena de suministro de Europa para garantizar que nuestras decisiones en torno al nuevo sistema tuvieran respaldo mundial”, dice Ospina. “Les mostramos el borrador del proyecto técnico y luego incorporamos su retroalimentación en nuestro plan. IBM estuvo junto a nosotros, capturando requisitos detallados y aclarando preguntas”.

“Tras la pandemia, hubo enormes interrupciones en la cadena de suministro”, continúa. “Los planificadores tuvieron que sortear la escasez de materiales, buscar proveedores alternativos y elaborar planes en torno a la disponibilidad de productos. IBM fue un gran asociado durante todos los momentos más fáciles y desafiantes”. Afortunadamente, el equipo pudo aplicar las lecciones aprendidas durante la fase de planificación de la demanda y lanzó la funcionalidad de planificación de suministro en abril de 2022.

Con las funciones de planificación de la oferta y la demanda activadas en su nueva plataforma, Bio-Rad ya está cosechando los beneficios. “Todos están trabajando en un sistema para la planificación de la oferta y la demanda, las compras y la fabricación”, dice Ospina. “Es mucho más estable que el sistema anterior. Y tenemos el apoyo de todos, pues trabajamos juntos en el sistema y más por venir”.

Caron está de acuerdo. “Hay una clara aceptación por parte de nuestra cadena de suministro, equipos comerciales y financieros, así como de nuestros ejecutivos”, dice. “Ahora podemos generar un pronóstico para Bio-Rad que muestre tanto las unidades que vamos a fabricar y entregar, como los ingresos que vamos a recaudar. El desglose de la información que podemos hacer es bastante impresionante. Podemos realizar una planificación de escenarios hipotéticos que realmente no hubiéramos podido hacer antes”.

Continúa: “También hemos realizado mejoras significativas en la forma en que pronosticamos nuestros materiales de construcción de ventas. Contamos con requisitos exigentes en torno a los modelos de venta en consignación que tienen proporciones tanto de ingresos como de no ingresos”.

Aunque la empresa ha hecho un gran progreso, el trabajo apenas comienza. “Ahora tenemos funcionalidad central”, dice Ospina. “Pero en el proceso de lograr eso, dejamos temporalmente atrás algunas áreas, como la planificación de componentes para la fabricación. Estamos trabajando con IBM para realizar una evaluación y determinar los próximos pasos en nuestra hoja de ruta. La alianza estratégica continúa”.

“Al trabajar con IBM, tenemos un backlog claramente definido y priorizado de mejoras continuas para agregar valor a nuestros usuarios empresariales”, agrega Caron. "Tenemos una cadencia mensual para ofrecer esas mejoras. Cuando enfrentamos desafíos, IBM ayuda a analizar la situación y recomienda opciones para las mejores soluciones para nuestras necesidades”.

“IBM ha sido el motor del proyecto”, concluye Ospina. “Con IBM, tenemos la sensación de que una máquina sigue avanzando. Realmente se centra en el compromiso, la coordinación con los equipos de desarrollo y en poder alcanzar esos objetivos”.

Fundada en 1952, Bio-Rad desarrolla, fabrica y comercializa productos para los mercados de investigación de ciencias biológicas y diagnóstico clínico. La empresa tiene su sede en Hercules, California, y tiene locales de fabricación y distribución en América, Europa y Asia. Entre sus diversos clientes se encuentran hospitales, instituciones académicas y de investigación, laboratorios comerciales y de salud pública, así como la industria biotecnológica y farmacéutica, entre otros.

Fundada en 1984,  Kinaxis, asociado de negocios de IBM, es una empresa de software de gestión de cadena de suministro y planificación de ventas y operaciones. La empresa tiene su sede en Ottawa, Canadá. Kinaxis RapidResponse es el software de planeación de la empresa que ayuda a crear procesos de negocio en las áreas de operaciones de ventas, demanda, suministro, inventario y planificación de producción.