Asten Santé, filial de La Poste Group, buscaba una herramienta presupuestaria avanzada para mejorar su eficacia operativa. La empresa eligió IBM Cognos Analytics e IBM Planning Analytics (nuevo nombre de TM1) para desarrollar varios módulos clave para los equipos, un proyecto que tardó más de 3 años en completarse.
IBM Cognos Analytics
IBM Planning Analytics (nuevo nombre de TM1)
Asten Santé es un destacado proveedor de servicios de atención médica a domicilio, que atiende a casi 120,000 pacientes diariamente en toda Francia. Originalmente una organización sin fines de lucro, ahora es filial de La Poste Group y afiliada a la sucursal La Poste Santé & Autonomie.
Hace más de tres años, Asten Santé inició conversaciones sobre la implementación de una herramienta para automatizar la elaboración de cotizaciones y facilitar su análisis. "Buscábamos una herramienta de toma de decisiones y dirección para nuestros equipos de gestión y operativos". explica Laurence Paquereau, gerente de control de grupo, Asten Santé.
La diversidad de actividades de la compañía hace que el proceso de generación de ventas sea cada vez más complejo... al igual que su afiliación con La Poste Group. "Ser parte de La Poste Group significa pasar por 5 pasos presupuestarios por año: 1 presupuesto y 4 cotizaciones. En otras palabras, las fases de construcción y desarrollo de la cotización se llevan a cabo cinco veces al año, lo que representa una carga de trabajo significativa. Por lo tanto, tener una herramienta de presupuestación nos permitió acelerar estas operaciones, al tiempo que garantiza que sean más confiables y seguras".
Asten Santé recurrió rápidamente a Next Decision, un socio con el que ya colaboró en proyectos de Business Intelligence, así como en las soluciones IBM Cognos TM1 e IBM Planning Analytics. "En un puesto anterior, uno de los controladores de gestión del equipo trabajó con estas soluciones de IBM: estaba familiarizado con la eficacia de las herramientas y los beneficios que podíamos derivar de ellas". señala Laurence Paquereau.
Asten Santé decidió empezar con un módulo contable inicial sobre cuentas de resultados analíticas.
"Nuestro objetivo era conectar IBM Planning Analytics con SAGE, para extraer datos reales y crear un módulo de elaboración de cotizaciones dedicado a las declaraciones de ingresos. Este primer módulo es un trampolín esencial hacia materias más técnicas y enriquecedoras". explica Laurence Paquereau, gerente de control de grupo, Asten Santé.
Desde entonces, se desarrollaron varios otros módulos:
Actividad comercial y ventas: este módulo se conecta con la herramienta comercial Isadom para extraer datos clave (pacientes, tratamientos, etc.) y obtener así una proyección presupuestaria para el año.
Consumo del paciente: los proveedores de atención médica requieren una cantidad significativa de consumibles. Este módulo, que ayuda a evaluar estas necesidades y calcular los márgenes, lo emplean con mayor frecuencia los equipos operativos para optimizar su consumo.
Activos: la compañía tiene implantado un módulo de previsiones de CAPEX, basado en proyecciones de actividad. Esta herramienta es empleada principalmente por el departamento de control de gestión.
Se emprendieron iniciativas adicionales, como la elaboración de declaraciones de ingresos por organismo.
Para cada módulo, el método de desarrollo es el mismo: " nuestro experto en Next Decision comienza con una página en blanco y anota nuestras necesidades durante las sesiones de taller. Esto permite que el módulo se cree en el transcurso de nuestras discusiones. De hecho, vemos que el módulo cobra vida en papel, ¡incluso antes de que exista la herramienta!”
Con el desarrollo de nuevos módulos, Asten Santé se ha alejado de la simple construcción de presupuesto a la creación de una auténtica herramienta de gestión financiera. La solución es sólida e incluye actualizaciones diarias de datos contables y operacionales.
"Actualmente empleamos IBM Planning Analytics de varias maneras". explica Laurence Paquereau, gerente de control de grupo, Asten Santé. "Además de la previsión presupuestaria, producimos reportes mensuales para la gerencia, los directores regionales, los gerentes de sucursal y varios gerentes de servicios de apoyo (ventas, marketing, etc.). Una vez al mes, producimos análisis más detallados, especialmente centrados en los márgenes, para los equipos operativos. Empleamos esta solución a diario en nuestro departamento de control de gestión, tanto para tareas de control como de análisis".
Los equipos de Asten Santé y Next Decision están trabajando actualmente en un módulo FTE (equivalente a tiempo completo) que evaluará los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades previstas en la proyección presupuestaria. Asten Santé espera finalizar esta solución en el primer trimestre de 2024. Otro proyecto en el que estamos trabajando es proporcionar estados de resultados por actividad, lo que daría a la gerencia una imagen más precisa del rendimiento de la compañía, actividad por actividad. Nuevamente, este proyecto está programado para 2024.
Finalmente, los cambios en el equipo de control de gestión requerirán la capacitación de nuevos controladores, lo que facilitará la transferencia de habilidades. “2024 será el año de consolidar nuestra EPM”. concluye Laurence Paquereau.
Asten Santé, un actor clave en el sector de la atención médica domiciliaria, ayuda a los pacientes a lo largo de todo su recorrido de atención médica, abordando afecciones agudas y crónicas, así como abordando problemas relacionados con la pérdida de autonomía debido al envejecimiento o la discapacidad.
Los orígenes de Asten Santé como asociación y su afiliación con La Poste Group la convierten en un actor único en el sector de la atención médica domiciliaria, con un enfoque totalmente comprometido y práctico tanto con los pacientes como con los equipos de atención médica.
Asten Santé ofrece una amplia gama de servicios médico-técnicos a domicilio para pacientes: Apnea del Sueño, Insuficiencia Respiratoria Crónica, Infusión, Nutrición, Terapia con Insulina, Enfermedad de Parkinson...
Durante 50 años, nuestros equipos multidisciplinarios de expertos estuvieron trabajando junto con los profesionales de la salud para garantizar una atención integral y personalizada del paciente y garantizar la adherencia al tratamiento.
En Asten Santé, vemos a cada paciente como único, con su propia historia, necesidades e inquietudes específicas y, por lo tanto, siempre priorizamos la dimensión humana de nuestra profesión.