Con la visión de convertirse en un Smart Hospital, Asan Medical Center (AMC) buscaba mejorar la eficiencia operativa y la atención al cliente empleando tecnologías transformadoras. AMC colaboró con IBM Services® para automatizar la asignación de camas y las reservas de pacientes hospitalizados a través de la automatización inteligente, utilizando la metodología IBM Garage™. Esto ayudó a AMC a asignar camas hasta 20 minutos más rápido y a reducir la carga de trabajo del personal del hospital en 3 horas al día.
El sector de la salud está cambiando a un ritmo acelerado en el intento de brindar una mejor atención al paciente, mientras controla los costos y mejora las ineficiencias operativas. Asan Medical Center quería automatizar el procedimiento de asignación de camas para reducir la carga de trabajo del personal del hospital, lo que les permitía tener más tiempo para centrarse en las tareas de mayor valor de atención al cliente.
Usando la metodología IBM Garage, el equipo de IBM Services trabajó con Asan Medical Center para reestructurar flujos de trabajo complejos y optimizar los procesos de asignación de camas a través de la automatización inteligente. Como extensión del proceso automatizado de asignación de camas, la automatización robótica de procesos (RPA) también se aplicó a tareas relacionadas, como el registro de pacientes hospitalizados, el cambio y la cancelación de reservas.
En el sector de la salud en Corea del Sur, que es altamente competitivo, la atención al cliente y la eficiencia son los principales puntos de diferenciación y la tecnología se está convirtiendo cada vez más en un habilitador clave.
Para establecerse como un hospital centrado en el paciente, Asan Medical Center quería mejorar el servicio que prestaba a sus pacientes. Se dio cuenta de que había una oportunidad para liberar al personal del hospital de la tarea repetitiva de asignación de camas, una tarea compleja que se hacía de forma manual. Además, la capacitación del nuevo personal para realizar esta tarea suele llevar varios meses. AMC quería automatizar los procesos críticos y los criterios complejos de asignación de camas.
Woo Ye-seon, director adjunto de Asan Medical Center, explica: "Había muchas tareas repetitivas en las asignaciones de camas, por lo que no teníamos suficiente tiempo para trabajar en tareas más importantes, como la recepción de los pacientes. Lo que queríamos era dedicar más tiempo a la recepción o atención de los pacientes, que es una tarea de alto valor añadido, y reducir las horas de trabajo del personal dedicadas a tareas menores."
A principios de 2018, el profesor Kim Jong-Hyeok, director de la división de planificación y coordinación de AMC, visitó el IBM® Research Lab en Nueva York para experimentar las tecnologías más prometedoras y disruptivas, por ejemplo, inteligencia artificial, blockchain, IBM Watson® y automatización inteligente. El profesor Kim Jong-Hyeok debatió en detalle con el equipo de IBM sobre la necesidad de digitalización y automatización en los hospitales, y cómo podrían mejorar la experiencia de los pacientes y el personal cuando se aplican a determinadas áreas estratégicas. Agrega: "Hablé sobre IBM Watson y Design thinking con el personal del centro de investigación y me impresionó la forma en la que trabajaban, cómo innovaron para desarrollar cosas nuevas y su trabajo en equipo".
Posteriormente, el equipo global de IBM visitó Asan Medical Center en Corea para llevar a cabo un taller de Design Thinking de 3 días. Se trata de un marco centrado en el usuario que se utiliza para resolver problemas de una manera creativa y práctica, a la velocidad y escala de una empresa moderna. Durante el taller, los equipos de IBM y AMC analizaron los puntos débiles del hospital, el estado del entorno, así como los objetivos y prioridades previstos para lograr el estado deseado. Esto incluyó una evaluación de todos los departamentos que se adecuaban para la automatización y la selección del departamento que más la necesitara. El profesor Kim Jong-Hyeok recuerda: "Los equipos de suministros, tratamiento adecuado y médico expresaron una gran necesidad de automatización. Entre ellos, debatimos sobre qué tipo de tareas debía aplicarse la automatización en primer lugar y optamos por automatizar la asignación de camas, que era lo más cercano a la experiencia del cliente y el trabajo de interacción."
Utilizando la metodología IBM Garage, IBM Services y Asan Medical Center se embarcaron en un proyecto de 12 semanas que abarcó a 35 departamentos. La fase inicial del proyecto se centró en definir los casos de uso. Este paso incluyó identificar los procesos y requisitos de negocio, definir y configurar los requisitos de datos y establecer criterios de evaluación del desempeño para la tarea de asignación de camas. El equipo también analizó una tarea potencial que podría automatizarse con RPA y seleccionar dos candidatos objetivo de prueba.
En la siguiente fase, el equipo de IBM Services analizó todos los flujos de trabajo y reglas para la tarea de asignación de camas. Se reestructuraron los flujos de trabajo complejos y se definieron nuevas reglas para la asignación de camas con el fin de eliminar la redundancia y mejorar la eficiencia. Aprovechando los flujos de trabajo inteligentes, se ideó un sistema automatizado que asignaría camas en función de una compleja interacción entre varios conjuntos de criterios. Esto incluyó las preferencias de los pacientes, los horarios de cirugía, las circunstancias particulares de los pacientes, la situación de las reservas de cada departamento, e incluso factores como la distancia que el personal médico necesitaría cubrir para satisfacer las necesidades de cada paciente.
Como una extensión del proceso automatizado de asignación de camas, la RPA se aplicó a tareas relacionadas, como el registro de pacientes hospitalizados o el cambio y cancelación de reservas.
La implementación de la automatización inteligente en la tarea de asignación de camas ayudó a Asan Medical Center a mejorar la eficiencia operativa y proporcionar una mejor atención al cliente. Durante las 12 semanas que duró el proyecto, la tasa de error para la tarea de asignación de camas fue del 0 % en los 35 departamentos médicos seleccionados que manejaron casi el 55 % del total de pacientes ingresados. Las camas se asignaron hasta 20 minutos más rápido en comparación con el sistema manual. El personal de AMC, involucrado en el registro de pacientes, pudo ahorrar aproximadamente tres horas al día, dándoles más tiempo para dedicarse a la atención de los pacientes.
Actualmente, más de 100 registros de hospitalización al día se manejan sin intervención humana. Teniendo en cuenta que el sistema de asignación de camas tiene en cuenta incluso la distancia recorrida por el personal médico, las rondas de visitas a los pacientes también son más eficientes. El profesor Kim Jong-Hyeok, director de la división de planificación y coordinación de AMC, añade: "En poco tiempo, la asignación automatizada de camas y la RPA mejoraron la eficiencia del trabajo y hemos logrado una mayor satisfacción del personal. Cada miembro del personal que antes participaba en el registro de pacientes, ahora puede ahorrar unas tres horas al día".
Los flujos de trabajo inteligentes no solo están automatizados, optimizados y personalizados, sino que también son dinámicos y pueden flexibilizarse y escalar con facilidad para añadir valor. Ha ayudado a AMC a vincular procesos de un extremo a otro, eliminando silos y trascendiendo las funciones para exponer nuevos resultados. Kim Min-jung, jefe de IBM Corea, Global Business Services, agrega: "Es gratificante ver la diferencia que marca la ejecución eficiente de Asan Medical Center cuando los flujos de trabajo inteligentes ayudan a entender de forma rápida las tareas administrativas y los datos administrativos. Al automatizar las actividades rutinarias, este sistema libera al personal del hospital para que dedique más tiempo a otras tareas y se centre en mejorar la atención al paciente."
Con la visión de convertirse en un hospital inteligente, AMC tiene como objetivo seguir innovando mediante el uso de tecnologías transformadoras. El profesor Kim Jong-Hyeok concluye: "En el futuro, la creación de procesos hospitalarios más inteligentes y automatizados se ampliará a varios campos. Creo que puede aplicarse a la investigación, la educación, así como al área de la medicina, por ejemplo, las reclamaciones de seguros, las asignaciones de enfermeras, el trabajo relacionado con materiales, etc. En última instancia, creo que será posible hacer que todos los servicios médicos de Asan Medical Center sean más inteligentes".
Asan Medical Center (enlace externo a ibm.com) es la institución médica más grande de Corea con un total de 2705 camas que ocupan alrededor de 85 000 metros cuadrados. Desde su creación en junio de 1989, Asan Medical Center se ha convertido en una institución médica de prestigio a nivel mundial, ya que ha continuado invirtiendo de forma enérgica en investigación, desarrollo y tratamientos clínicos. Se esfuerza por convertirse en un referente global en el mundo de la medicina y establecerse como líder del desarrollo médico en Corea. Ha liderado el campo de desarrollo médico de Corea al tratar a los pacientes con la ayuda de profesionales altamente experimentados y equipos de vanguardia. Como resultado, Asan Medical Center atiende a 11 885 pacientes ambulatorios, 2540 pacientes hospitalizados y 328 pacientes de emergencia como promedio diario mientras realizan alrededor de 67 228 cirugías complejas por año. En la actualidad, Asan Medical Center goza del prestigio de ser el hospital más visitado de Corea.
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Julio de 2020 Producido en India
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