ANAS adoptó un sistema de gestión de contenido electrónico, basado en las soluciones IBM FileNet Content Manager e IBM Content Navigator, que incluye sistemas especializados para ingeniería, adquisiciones y TI.
ANAS S.p.A. trabaja en grandes proyectos de construcción que implican enormes cantidades de información. Para garantizar el acceso rápido a archivos importantes, la empresa quería una alternativa más inteligente a los procesos basados en papel.
ANAS adoptó un sistema de gestión de contenido electrónico, basado en las soluciones de IBM FileNet Content Manager e IBM Content Navigator, que incluye sistemas especializados para ingeniería, adquisiciones y TI.
ANAS es responsable de construir, mantener y actualizar la extensa red de carreteras y autopistas que mantienen a Italia en movimiento. Garantizar que miles de pueblos y ciudades permanezcan conectados sobre la desafiante geografía de Italia exige un trabajo de mantenimiento constante. En paralelo, ANAS también impulsa proyectos para crear nuevas conexiones de transporte entre las ubicaciones más remotas de Italia.
Maurizio Biccellari, director de sistemas de gestión y documentación de ANAS, explica: "Muchas de las cosas que hacen de Italia un país tan bello también lo convierten en un gran desafío desde el punto de vista de la ingeniería. Con tantos ríos, valles y regiones montañosas, los proyectos para construir o reparar carreteras requieren equipos de ingenieros, arquitectos y topógrafos, así como muchos tipos diferentes de proveedores especializados.
Los proyectos de construcción y mantenimiento de ANAS dependen de una gran cantidad de datos, desde los planos de los ingenieros y los contratos de adquisiciones hasta los procesos de registro de gestión. Para gestionar sus procesos de ingeniería y una enorme red de proveedores, anteriormente la organización dependía de procesos manuales basados en papel. Sin embargo, este enfoque dificultaba el seguimiento de formularios y archivos, especialmente en proyectos con varios stakeholders y flujos de trabajo.
Biccellari continúa: "Para llevar a cabo su trabajo, nuestro personal y proveedores necesitan acceder a planos y planes de ingeniería, documentos de adquisición, procedimientos de calidad, instrucciones operativas, correspondencia del personal, entre otros documentos. Actualmente tenemos casi 12 millones de documentos archivados en nuestros sistemas, que nuestros usuarios pueden necesitar consultar en cualquier momento. Si nuestro personal no puede acceder a la información que necesita de manera oportuna, aumenta el riesgo de que se produzcan retrasos en el proyecto, lo que podría aumentar sustancialmente nuestros costos".
Para introducir mayores niveles de eficiencia en su enfoque de gestión de contenidos, ANAS seleccionó IBM FileNet Content Manager e IBM Business Automation Workflow.
Biccellari señala: “Ya confiábamos en las soluciones de IBM para almacenar nuestros 12 millones de documentos y nuestras experiencias positivas trabajando con IBM nos dieron la confianza de que recibiríamos el apoyo adecuado y de alta calidad que queríamos.
Durante el proceso de implementación, el equipo de IBM fue de gran ayuda
y su experiencia nos permitió implementar y personalizar la solución rápidamente".
Después de asociarse con IBM para desarrollar un sistema de gestión de documentos de ingeniería para respaldar el lado operativo de su negocio, ANAS decidió extender la solución a otras partes de la organización. Al implementar IBM Content Navigator, ANAS ha mejorado su solución con una interfaz intuitiva y fácil de usar que permite a los usuarios que no tienen conocimientos técnicos encontrar la información que necesitan de forma rápida.
En la actualidad, la organización utiliza IBM Content Manager para amplificar muchos de sus sistemas de registro. Por ejemplo, su sistema oficial de gestión de registros, P-ANAS. La solución también está integrada con sus sistemas de gestión de documentos de proyectos (PDM) para equipos de ingeniería, construcción y TI, así como con su plataforma de gestión de contratos de adquisiciones (PCM).
"La interfaz de Content Navigator es extremadamente fácil de configurar, lo que nos permite adaptarla a las diferentes necesidades de cada departamento", explica Biccellari: "Por ejemplo, personalizamos en gran medida la experiencia del usuario para nuestro departamento de adquisiciones, permitiendo que el equipo continúe adoptando la solución sin cambiar los procesos de negocios".
Con un sistema de gestión de contenido impulsado por las soluciones de IBM, ANAS ha logrado su objetivo de optimizar sus procesos, ahorrando tiempo y ayudando a contener los costos operativos.
“Gracias a IBM Content Manager, podemos intercambiar nuestros planes de ingeniería con los organismos de aprobación correspondientes con solo tocar un botón, lo que elimina el costo y la complejidad de intercambiar papeles de ida y vuelta”, explica Biccellari.
Agrega, "La solución de IBM también nos ayuda a acelerar nuestro proceso interno de adquisiciones. En TI, hemos reducido significativamente el proceso de aprobación, lo que nos ayuda a implementar servicios innovadores para el negocio de manera oportuna. A nuestros empleados les encanta lo fácil que es usar la nueva solución y todos los comentarios que recibimos han sido positivos".
Gracias a las capacidades de gestión de acceso detalladas, ANAS puede garantizar que las personas que trabajan en varios departamentos puedan acceder a los documentos cuando lo necesiten. Por ejemplo, los documentos de ingeniería se almacenan en el sistema de gestión de documentos de ingeniería, pero se puede acceder a través del sistema de gestión de documentos de adquisiciones durante un proceso de licitación.
"La estrecha integración entre nuestros repositorios de gestión de contenido nos permite respaldar una toma de decisiones rápida y eficaz sin comprometer nuestras rigurosas políticas de seguridad de la información",
dice Biccellari.
Basándose en el éxito de la solución, ANAS planea utilizar las capacidades de gestión de casos dentro de IBM Business Automation Workflow para optimizar sus procesos de cuentas por cobrar y por pagar.
Biccellari concluye: "Impulsar nuestros proyectos de construcción de manera eficaz es crucial para mantener a Italia en movimiento. Gracias a nuestras soluciones de gestión de contenido de IBM, estamos en una posición firme para introducir niveles de eficiencia aún más altos en nuestras operaciones".
ANAS (enlace externo a ibm.com) diseña, construye y opera la red nacional de carreteras de Italia, gestionando más de 30 000 km de carreteras y autopistas. La empresa emplea a 6.000 personas, entre las que se incluyen ingenieros, arquitectos y topógrafos. Con sede central en Roma, tiene 38 oficinas en toda Italia.
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Producido en los Estados Unidos de América, febrero de 2019.
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