En American University in Cairo (AUC), la información estaba dispersa en silos de datos, lo que dificultaba su aplicación. La universidad necesitaba una nueva plataforma de BI y analíticas que pudieran sustentar la toma de decisiones y descentralizar datos.

AUC implementó el software Db2 Data Warehouse on Cloud como un hub de datos central para alojar datos de los sistemas aislados, y la oferta de Cognos Analytics para representar visualmente la información y descubrir patrones ocultos.

Los estudiantes provienen de más de 60 países para asistir al campus New Cairo de última generación y 260 acres de AUC en Egipto. Aprenden pensamiento crítico y soluciones creativas que llevan su educación más allá del aula y a la comunidad. A través de la investigación, la expresión intelectual y creativa, y el servicio comunitario, AUC se compromete a explorar los desafíos que enfrentan Egipto, la región y el mundo.

Sin embargo, esta visión se ve desafiada si la estructura de información de la universidad no es lo suficientemente sólida y robusta como para apoyar la toma de decisiones oportuna e informada. AUC ha invertido mucho en construir su infraestructura de información e introducir sistemas ERP modernos. Este énfasis en la tecnología aseguró que los datos críticos y valiosos se almacenaran en formatos bien estructurados, y facilitaron la automatización de sus diversos procesos de negocio. Con el tiempo, estos sistemas han seguido acumulando grandes cantidades de datos.

Sin embargo, aplicar este gran volumen de datos para generar insights se ha pospuesto continuamente. Los resultados han sido incongruencias, redundancias y muchas versiones diferentes de la verdad. Además, el proceso manual en el que se basaba AUC tardaba semanas en producir datos y era propenso a errores humanos. Cuando llegaba la información, ya era demasiado tarde: las decisiones estaban tomadas.

AUC buscó una plataforma de BI que apoyara la toma de decisiones oportuna e informada, descentralizara los datos y proporcionara un resultado visual y diverso.

Cualquier estrategia diseñada para unificar los silos de datos de AUC tenía que comenzar con un sistema armonioso que no requiriera intervención manual y pudiera producir automáticamente datos ensamblados y completos.

“La eficacia institucional se centra en transformar las instituciones con un proceso de toma de decisiones centrado en los datos e impulsado por la información. Los datos, la información y el conocimiento están en el centro de todo”, explica Iman Megahed, director de Estrategia y Conocimiento de AUC.

La solución también necesitaba presentar los datos en múltiples medios y una variedad de formas visuales, como paneles, estadísticas y analíticas. AUC es una universidad sin fines de lucro con recursos limitados, por lo que su solución necesitaba reducir los gastos generales y ser fácil su capacitación al personal en todo el sistema.

AUC seleccionó a IBM para ofrecer una solución de pila completa que consiste en las ofertas de IBM® DataStage, Cognos Analytics y Db2 Warehouse on Cloud . Mediante la tecnología de IBM, la universidad pudo mejorar las velocidades de recopilación de datos y consolidar fragmentos de datos de diferentes ERP, lo que le permitió formular una visión de 360 grados de sus partes: estudiantes, profesores y exalumnos, por primera vez.

“Después de todos los esfuerzos que realiza el equipo de BI, se amortiza inmediatamente cuando entramos en una reunión y vemos al rector abrir un panel sobre el profesorado o los estudiantes, confiando plenamente en las cifras y tomando decisiones basadas en ellas”, afirma Heba Atteya, directora Principal de Inteligencia Empresarial y Analítica de Datos de AUC.

Solía tomar semanas a AUC y una inmensa cantidad de intervención manual para obtener resultados de datos. Ahora solo toma unos minutos. Los datos ya no están dispersos en varios silos. Las soluciones Cognos Analytics y Db2 Warehouse on Cloud eliminaron los sistemas variados y separados para que AUC pueda utilizar una plataforma de analítica rápida y completa.

Aunque la BI es un largo proceso para AUC, el comienzo fue intenso y prometedor. El cambio fue celebrado y reconocido por muchos en el campus. No solo abordó la necesidad de una infraestructura efectiva para apoyar el proceso de toma de decisiones, sino que también tuvo varios efectos indirectos en el desempeño de varias unidades en el campus.

Los primeros resultados de BI incluyeron un cambio gradual de la cultura organizacional hacia un proceso de toma de decisiones más basado en la evidencia; una mejora de la calidad y la gestión de los datos, y una disminución del efecto de los silos con una mayor transparencia incorporada; una transformación de la universidad en su núcleo y un énfasis en la necesidad de cambio; y un aumento de la confianza y la alineación en todos los niveles de gestión con la creación de un punto de verdad que consolida las opiniones de la universidad y dirige la acción común.

Fundamentalmente, la implementación exitosa de BI en AUC ha desempeñado un papel importante en la transformación de una universidad de 100 años para avanzar hacia una institución de educación superior más proactiva y moderna en todos los aspectos de su gestión y operación.

Las partes interesadas pueden sentarse en reuniones, mantener un debate, revisar los datos y tomar inmediatamente decisiones fundamentadas basadas en información cuantitativa en lugar de basarse en conjeturas. “Tener información disponible como parte del proceso de toma de decisiones lo deja todo claro, y ya no se necesitan largas discusiones o debates sobre lo que piensa la gente”, explica Megahed. “Es un hecho. Ya no cuestionamos ni preguntamos ni sugerimos; solo está ahí”. Los participantes pueden entrar en cualquier debate con hechos fácilmente disponibles, en lugar de teorías y opiniones, y decidir sin esperar. Las partes interesadas ahora pueden ser proactivas en lugar de reactivas, lo que respalda una mayor calidad de educación.

La nueva infraestructura de datos genera otro beneficio comercial para AUC. La universidad puede utilizar esta nueva solución para obtener más que solo estadísticas académicas; ahora puede aprovechar las redes sociales para recopilar conocimientos sobre sus exalumnos. AUC ya no depende solo de la información de estudiantes, docentes y exalumnos de su conjunto de datos. La universidad está mirando hacia el futuro y aplicando un alcance adicional de redes sociales, big data, IA e Internet de las cosas (IoT).

AUC (enlace externo a ibm.com) se fundó en 1919 y es un gran colaborador de la esfera social, intelectual y cultural de la región árabe.Es un puente vital entre Oriente y Occidente, que vincula a Egipto y la región con el mundo a través de la investigación académica, asociaciones con instituciones académicas y de investigación, y programas de estudios en el extranjero.Una institución independiente, sin fines de lucro, no partidista, no sectaria y con igualdad de oportunidades, AUC está totalmente acreditada en Egipto y Estados Unidos.