업데이트일: 2024년 6월 4일
기고자: Matthew Finio, Amanda Downie
비즈니스에서 조달은 기업이 효율적으로 운영하기 위해 외부에서 필요한 재화와 서비스를 획득하는 방법을 말합니다.
조달은 기업이 비즈니스 운영에 필요한 상품과 서비스를 얻는 방법을 뜻합니다. 조직이 효율적으로 운영하고 목표를 달성할 수 있는 올바른 리소스를 확보하기 위해서는 효과적인 조달이 매우 중요합니다. 조달에는 다음과 같은 일련의 단계가 포함됩니다.
- 비즈니스의 요구 사항 파악
- 신뢰할 수 있는 공급업체 소싱
- 계약 협상
- 공급업체와의 관계 관리
- 모든 단계의 기록 보존
이러한 프로세스를 간소화하면 수익성을 높일 수 있으므로, 조달은 필요한 제품이나 서비스를 최상의 가치로 확보하는 동시에 품질 및 배송 시간과 같은 요소의 균형을 맞추는 것을 목표로 합니다. 많은 기업이 품질 보증 점검과 성과 분석을 정기적으로 수행하며, 그 결과에 따라 공급업체 계약을 재협상하거나 다른 공급업체를 찾을 수 있는 지속적인 프로세스입니다.
규모가 작은 회사에서는 직원 한 명이 조달을 처리할 수 있습니다. 대기업에는 최고 조달 책임자가 전체 프로세스를 감독하는 조달 부서가 있는 경우가 많습니다. 성공적인 조달 결과를 얻으려면 조달 전문가, 법무팀, 재무팀, 최종 사용자 등 다양한 이해관계자 간의 효과적인 커뮤니케이션과 협업이 중요합니다.
예를 들어, 재무팀에서는 조달과 재무 간의 파트너십을 통해 올바른 상품과 서비스를 선택하여 수익을 극대화할 방법을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이는 보다 정확한 예산 책정 및 예측으로 이어집니다. 지속적인 개선을 보장하고 조달, 재무 및 회계, 공급망 운영자에게 도움이 되는 기술을 구현하려면 기술 현대화에 대한 내부 비즈니스 파트너십이 반드시 필요한 경우가 많습니다. 내부 파트너십이 구축되어야 신뢰할 수 있는 데이터, AI-주도형 인사이트, 자동화를 통해 엔드투엔드 워크플로우를 최적화할 수 있습니다. 윤리적 기준 준수 또한 조달 프로세스 전반에서 매우 중요합니다. 법적 기준도 준수하여 윤리적 관행을 보장하고, 위험을 완화하며, 조직 운영의 무결성을 보호해야 합니다.
조달팀은 조직의 사명과 요구 사항에 따라 다양한 제품 및 서비스 유형을 확보합니다. 소모품, 사무장비, 가구, 제조 원자재, 기계, 시설, 계약직 근러자, 채용 서비스, 여행 관련 서비스, 마케팅 자료 등을 예로 들 수 있습니다.
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기업이 합리적인 가격으로 요구 사항을 충족하는 공급업체를 선택할 수 있게 도와주는 과정인 조달은 공급망을 이해하고 최적화하는 데 있어 매우 중요합니다. 조달이 잘 이루어지면 회사가 필요로 하는 상품과 서비스를 갖추고 있어 적절한 수량, 일정 및 가격으로 제공할 수 있는 공급업체를 효율적으로 식별할 수 있습니다.
성공적인 조달은 기업의 브랜드 이미지와 평판을 뒷받침하여 고객에게 고품질의 상품과 서비스를 안정적으로 제공하기 위해 필요한 물품을 저렴하게 확보하는 데도 도움이 됩니다. 또한 기업의 구매 비용 기반을 8~12% 절감하고, 연간 2~3%의 추가 비용 절감 효과를 가져와 수익을 높일 수 있습니다.1
조달 프로세스의 단계를 일반적으로 조달 수명 주기라고 하는데, 이는 조달이 선형 프로세스가 아닌 지속적인 프로세스임을 강조하기 위해서 입니다. 조직의 규모, 업종, 조달하는 상품 또는 서비스의 성격에 따라서 각 단계의 구체적 요소가 달라집니다.
요구 사항 파악: 필요한 제품이나 서비스와 해당 사양을 결정합니다.
잠재적 공급업체 식별: 연구, 업계 데이터베이스 및 네트워킹을 사용하여 경험, 역량 및 평판을 바탕으로 공급업체를 사전 인증합니다.
RFI 제출: 각 공급업체의 역량을 확인하기 위해 정보 요청(RFI)을 발행합니다.
RFP 또는 RFQ 제출: 조직의 요구사항, 약관 및 조건을 명시한 제안요청서(RFP) 또는 견적서(RFQ)를 발행하여 공급업체로부터 자세한 제안서를 받습니다.
공급업체 평가 및 선택: 공급업체의 입찰이나 제안을 평가하고 비용, 품질, 배송 시간 및 기타 관련 고려 사항을 기준으로 선택합니다.
계약 협상 및 초안: 선택된 공급업체와 가격, 지불 조건, 배송 일정을 포함하여 약관을 협상합니다. 합의된 약관이 명시된 계약서 초안을 작성하고 확정합니다.
구매 주문 발행: 구매 주문서(PO)를 생성하여 선택한 공급업체에 발행하고 수량, 가격 및 배송 요구 사항을 포함한 거래 세부 정보를 지정합니다.
납품된 물품 수령 및 검사: 합의된 조건에 따라 공급업체의 주문 이행 성과를 모니터링하고 납품된 상품 및 서비스가 협상된 사양을 준수하는지 확인합니다.
3방향 매칭 수행: 구매 주문서, 상품 또는 서비스 영수증, 공급업체의 송장을 비교하여 수량, 가격, 배송이 모두 일치하는지 확인합니다.
송장 승인 및 결제 처리: 지불에 대한 송장을 승인하고 합의된 지불 조건에 따라 지불을 처리합니다.
기록 보관: 계약, 구매 주문서, 송장 및 커뮤니케이션을 포함한 전체 조달 프로세스에 대한 정확한 기록을 보존합니다.
공급업체 성과는 품질, 적시성 및 계약 조건 준수와 같은 기준에 따라 평가되어야 합니다. 공급업체 관계 관리(SRM)를 실천하여 피드백을 제공하고, 문제를 해결하고, 개선 및 비용 절감이 필요한 영역을 파악하여 주요 공급업체와 지속적인 관계를 조성합니다.
조달 관리에는 조직의 상품 또는 서비스 취득과 관련된 프로세스의 계획, 실행 및 제어가 포함됩니다. 소싱에서 결제까지의 프로세스라고도 하는 조달 관리는 소싱 및 구매부터 계약 협상, 공급업체 관계 관리(SRM), 위험 관리, 정책 준수, 미지급금과의 통합에 이르기까지 조달 프로세스에 중요한 다양한 활동을 포괄합니다.
조달 관리의 주요 목표는 필요한 자원을 최상의 가격으로 확보하고, 공급업체 관계를 관리하며, 상품 및 서비스 구매와 관련된 위험을 완화하는 것입니다. 전자 조달 소프트웨어라고도 하는 조달 소프트웨어는 프로세스를 간소화하는 데 중심적인 역할을 합니다. 이 소프트웨어는 구매 활동을 효율적으로 관리할 수 있도록 워크플로우를 자동화합니다.
더구나 자동화 혜택 외에도 비용 절감을 보다 효과적으로 분석하고 공급업체의 성과를 모니터링할 수 있습니다. 조달 관리에 고급 조달 소프트웨어를 활용하면 전체 조달 수명 주기에 체계적이고 효율적인 접근 방식을 도입하여 더 나은 의사 결정과 리소스 최적화를 기대할 수 있습니다.
현대 조달 프로세스에서는 기술이 운영을 간소화하고 효율성을 높이며 귀중한 인사이트를 제공하는 등 중요한 역할을 담당합니다. 조달에 사용되는 기술은 다음과 같습니다.
인공 지능(AI) 및 머신 러닝(ML): AI와 ML은 대규모 데이터 세트를 분석하여 패턴과 추세를 파악함으로써 조직이 보다 정보에 입각한 구매 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.
블록체인 기술: 블록체인을 사용하면 조달 프로세스의 투명성과 추적성을 향상하고 거래의 안전한 기록을 생성하여 계약, 결제 및 제품 출처와 관련된 데이터의 무결성을 보장할 수 있습니다.
계약 관리 소프트웨어(CMS): CMS는 전체 계약 프로세스를 자동화하고 법적으로 영향을 미칠 수 있는 문구 및 오류로부터 조달팀을 보호합니다.
사이버 보안 솔루션: 암호화, 보안 액세스 제어 및 위협 탐지 시스템과 같은 기술은 조달 데이터 및 시스템을 무단 액세스 및 사이버 위협으로부터 보호하는 데 도움이 됩니다.
전자 문서 관리: 디지털 문서 관리 시스템은 계약, 구매 주문서 및 기타 조달 관련 문서의 처리를 간소화하여 서류 작업을 줄이고 효율성을 개선합니다.
eSourcing 플랫폼: 전자 소싱 플랫폼은 잠재적 공급업체 파악부터 계약 협상 및 마무리에 이르기까지 전체 조달 프로세스를 지원합니다.
eProcurement 플랫폼: 전자 조달 시스템은 요청에서 지불에 이르는 구매 프로세스를 자동화하고 카탈로그 관리, 구매 주문서 생성 및 지출 추적을 지원합니다.
모바일 조달 앱: 조달 팀원은 모바일 애플리케이션을 사용해 조달 데이터에 원격으로 액세스하고, 구매 요청을 승인하고, 주문을 추적할 수 있습니다.
조달 성과 분석: 조직은 조달 데이터를 수집하고 분석함으로써 소중한 인사이트를 얻고 더 나은 성과와 의사 결정을 촉진할 수 있습니다.
조달-지불(P2P) 소프트웨어: P2P 도구는 구매 프로세스 및 미지급금 시스템을 간소화하고 모든 조달 프로세스의 흐름을 추적합니다.
로보틱 프로세스 자동화(RPA): RPA는 데이터 입력 및 송장 처리와 같은 반복적인 조달 프로세스의 정확성을 자동화하고 개선하여 팀원들이 보다 전략적인 조달 측면에 집중할 수 있도록 합니다.
공급업체 관계 관리(SRM) 시스템: SRM 시스템은 커뮤니케이션 및 성과 모니터링을 위한 도구를 제공하여 기업이 공급업체와의 관계를 최적화하도록 지원합니다.
공급망 관리(SCM) 소프트웨어: SCM 소프트웨어는 공급망을 통해 이동하는 제품 또는 서비스의 모든 움직임을 파악하여 공급업체의 성과, 배송 및 중단을 추적할 수 있도록 지원합니다.
구매와 조달이라는 용어가 같은 의미로 사용되는 경우도 있지만, 사실 뜻이 같지는 않습니다. 조달은 회사의 요구 사항을 분석하는 것에서 시작되는 전략으로서 보다 광범위한 프로세스의 일부입니다. 반면 구매는 소싱, 가격, 조건 협상 및 기타 작업이 완료된 후 조달 프로세스의 마지막에 이루어지는 구체적인 단계입니다.
한편 조달은 공급망 관리의 한 측면 또는 하위 집합일 뿐입니다. 공급망 관리는 배송, 창고 관리, 상품으로의 전환 및 유통과 같은 물류를 포함하여 상품을 확보하는 전체 프로세스가 포함됩니다.
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각주
1 조달, Bain & Company (ibm.com 외부 링크)