다음은 단계별 ERP 구현 계획을 분석한 것입니다. 먼저 ERP 시스템을 선택하기 전에 조직이 수행해야 할 작업을 살펴본 다음 성공적인 구현을 위한 모범 사례에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
1. ERP 발견 및 구현 계획
ERP 구현 프로세스를 수행하기 전에 조직은 현재 시스템이 어떻게 작동하고 있는지 평가해야 합니다. 이는 성공적인 전사적 자원 관리 통합을 위한 첫 번째 단계이며 ERP 소프트웨어를 선택하기 전에 완료해야 합니다.
이 구현 방법론의 첫 번째 단계에서 조직은 현재 시스템과 프로세스를 검토하여 비즈니스가 어떻게 작동하고 있고 어디에 위험이 있을 수 있는지에 대한 전체적인 그림을 파악해야 합니다. 이 단계에서는 의사 결정을 위해 ERP 구현 프로젝트 팀도 구성해야 합니다. 평가할 영역에는 재무, 제조, 재고, 판매 등이 포함될 수 있습니다. 이 단계는 프로세스 비효율성 및 ERP 시스템의 잠재적 요구 사항과 같은 격차와 현재 문제를 이해하는 데에도 중요합니다.
조직의 현재 시스템, 워크플로 및 일상적인 기능을 검토한 후에는 예산 예측 및 가격 책정과 같은 비즈니스 요구 사항을 충족하는 올바른 ERP 시스템을 선택해야 합니다. 요구 사항이 잘 정의된 경우 이 첫 번째 단계에서 ERP 소프트웨어를 확보할 수 있습니다. 이러한 요구 사항은 조직이 ERP 시스템을 온프레미스에서 사용하는지 클라우드 ERP에서 사용하는지에 따라 달라집니다.
ERP 배포에 대한 명확한 로드맵과 프로젝트 계획이 있다면 최신 ERP 시스템으로의 변경은 매우 간단할 수 있습니다. 직원들과 명확하고 솔직한 대화를 통해 조직의 동의를 이끌어낼 수 있습니다.
조직의 요구 사항 범위를 정의할 때 다음과 같은 질문을 해야 합니다.
- ERP 소프트웨어는 어떤 비즈니스 기능을 자동화하나요?
- ERP 시스템의 특정 데이터 요구 사항은 무엇이며 호환 가능한가요?
- 어떤 핵심 성과 지표(KPI)를 추적해야 하나요?
- 소프트웨어가 조직의 요구에 따라 발전할 수 있을 만큼 확장 가능하고 유연한가요?
- 구현 및 배포 기간은 어떻게 되나요?
2. 설계 및 구현 준비
이제 비즈니스에 적합한 ERP 시스템을 선택했습니다. 다음 단계는 설계 단계입니다. 이 단계는 조직의 특정 요구 사항에 맞게 ERP 소프트웨어 솔루션을 구성하는 단계입니다.
새로운 설계에는 워크플로의 효율성을 높이기 위한 변경 관리가 필요하며, 곧 구현될 ERP 시스템에 더 적합한 새로운 비즈니스 프로세스가 필요할 수 있습니다. 조직 내에 이 설계 단계를 전담하는 팀을 두고 적절한 계획을 결정하는 것이 중요합니다.
ERP 시스템 구성 단계:
- 계정 차트, 비용 센터 및 사업부와 같은 비즈니스의 모든 필요한 측면을 정의하여 조직 구조를 만듭니다.
- 기존 워크플로에 맞게 ERP 소프트웨어를 사용자 지정하고 고객 관계 관리(CRM), 인적 자원, 공급망 관리 등 조직에 필요하다고 생각되는 모듈을 설정하세요.
- 사용자 역할 및 권한에 대한 매개변수를 설정하여 시스템 전반에서 모든 사람의 액세스를 제어하고 데이터 제어가 제대로 이루어지도록 할 수 있습니다.
- ERP 소프트웨어를 회계 소프트웨어, 재고 관리 및 전자 상거래 플랫폼(해당되는 경우)과 같은 조직 내의 다른 기존 시스템과 통합합니다.
3. 마이그레이션 및 개발
설계 요구 사항이 설정되면 개발 단계를 시작할 수 있습니다. 여기에는 재설계가 이루어질 수 있도록 소프트웨어를 사용자 정의하는 작업이 포함됩니다. 개발 또는 준비 단계는 매우 중요하며 어려운 작업이 될 수 있습니다. 그러나 제대로 수행하면 ERP 시스템이 장기적으로 작동하는 데 도움이 될 수 있습니다.
재설계를 완료했으므로 이제 새 시스템과 호환되도록 현재 시스템의 데이터를 정리하고 형식을 지정해야 합니다. 이 단계에서 조직은 모든 기존 데이터를 평가하고 새로운 ERP 소프트웨어에 맞는 호환 가능한 형식으로 준비해야 합니다. 새 시스템에 로드하고 형식을 올바르게 지정하면 첫 번째 ERP 테스트를 수행할 수 있습니다. 이 단계에서는 중단을 포함하여 비즈니스 운영의 주요 메트릭을 모니터링하고 기록해야 합니다.
마이그레이션을 위한 데이터 계획 및 준비 방법:
- 기존의 모든 레거시 시스템 및 애플리케이션에 대한 데이터 감사를 완료하여 데이터 마이그레이션을 명확하게 파악할 수 있습니다.
- 마이그레이션해야 하는 데이터의 유형을 분류하고 데이터를 살펴보고 정확성을 위해 정리하여 중복성을 파악합니다.
- 사용할 데이터 전송 방법을 정의하고 테스트하여 올바른 마이그레이션 프로세스인지 확인합니다.
- 오류가 발생하거나 데이터가 손실될 경우에 대비하여 백업 계획과 복구 계획을 세웁니다.
- 데이터 거버넌스 정책을 만들고 프로토콜을 시행합니다.
4. ERP 시스템 테스트
모든 선제적 조치를 취했으므로 이제 가동하기 전에 시스템 테스트를 수행할 차례입니다. 이 단계에서도 여전히 개발이 진행될 수 있으며 이는 정상적인 현상입니다. 다른 모듈이 동시에 테스트되는 동안 하나의 ERP 모듈에 대한 테스트가 수행되어 수정이나 조정이 필요할 수 있습니다. 팀 구성원은 사용자 교육을 받아야 하며 주요 이해관계자도 이 테스트 프로세스에 참여해야 합니다.
전체 시스템을 테스트하여 시스템이 제대로 작동하고 데이터를 정확하게 실행하는지 확인하는 것이 중요합니다. 이 단계는 ERP 소프트웨어가 공식적으로 시작되어 실행되기 전에 모든 시스템 애플리케이션과 프로세스가 제대로 실행되는지 확인하기 때문에 가장 중요한 단계입니다.
테스트 단계에서 기억해야 할 사항:
- 사용자 수용 기준을 추적하고 정보를 문서화합니다.
- 처음부터 끝까지 시스템의 기능을 테스트하고 정확성을 위해 마이그레이션된 모든 데이터의 유효성을 검사합니다.
- 검토를 수행하고 피드백을 검토하여 사용자 접근성을 확인합니다.
- ERP 소프트웨어를 배포하기 전에 자동화 프로세스, 워크플로 및 시스템 보안 테스트와 같은 필요한 모든 테스트를 수행합니다.
- ERP 시스템이 기존의 다른 시스템 및 애플리케이션과 호환되는지 확인합니다.
- 모든 직원이 시스템에 대한 교육을 받았는지 확인합니다. 전사적으로 진행하기 전에 단계적으로 ERP 소프트웨어를 구현하는 것이 좋습니다.
5. 성공적으로 구현된 ERP 시스템 제공
위의 단계를 모두 수행했다면 조직은 새 ERP 시스템을 시작할 준비가 된 것입니다. 모든 직원이 소프트웨어에 대한 적절한 교육을 받았다면 이제 새로운 ERP 솔루션을 출시할 때입니다.
구현 프로세스를 시작한 프로젝트 팀은 직원들이 혼란스러워하거나 다른 잠재적인 문제가 발생할 경우를 대비하여 준비되어 있어야 합니다. 문제에 대비하고 심각한 오작동이 발생할 경우 비상 계획을 마련하세요. 모든 ERP 모듈은 동시에 배포할 수 있지만 단계적으로 배포할 수도 있습니다. 일부 조직은 특정 모듈의 우선순위를 정하고 진행에 따라 다른 모듈을 추가하도록 선택할 수 있으며, 이는 완전히 정상적인 현상입니다.
조직마다 ERP 소프트웨어 배포 방식은 크게 다를 수 있지만 모든 직원이 ERP 솔루션에 액세스할 수 있도록 하고 자동화된 프로세스를 활성화해야 한다는 점을 잊지 마세요.
구현 후 확인해야 할 사항:
- 데이터가 정확하고 제대로 작동하나요?
- 모든 사용자가 문제 없이 실시간으로 액세스할 수 있나요?
- 보안 프로토콜이 마련되어 있고 작동하고 있나요?
- 워크플로가 마련되어 있고 정상적으로 처리되고 있나요?
6. ERP 솔루션 관리
이제 구현이 완료되었다면 ERP 시스템의 지속적인 유지 관리를 위한 프로토콜을 만드는 것이 중요합니다. 조직은 정기적인 유지 관리 검사를 수행하고 소프트웨어를 정기적으로 업그레이드해야 합니다. ERP 시스템의 상태를 유지 관리할 수 있는 팀을 구성하거나 전문가를 배치하는 것이 솔루션의 수명을 늘리는 핵심입니다.
선택한 ERP 공급업체는 모든 질문 및 필요한 지속적인 유지 관리 또는 업데이트에 대해 이용할 수 있어야 합니다. 이 구현 프로세스의 모범 사례에는 ERP 솔루션이 효과적이고 효율적으로 작동할 수 있도록 잘 관리된 팀과 조직, 직원 및 주요 이해관계자 간의 강력한 커뮤니케이션이 포함되어야 합니다.
새로운 ERP 시스템 관리를 위한 모범 사례:
- 사용자와 고객의 피드백을 자주 경청합니다.
- 온프레미스 ERP 시스템은 정기적인 소프트웨어 업데이트가 필요하고 때로는 하드웨어도 업데이트해야 하는 반면, 클라우드 기반 ERP는 자동으로 업데이트됩니다.
- 표준 운영 절차(SOP)를 만들어 일반적인 문제를 신속하게 해결할 수 있도록 합니다.
