UCOP와 IBM은 대학의 광범위한 부동산을 유지하기 위해 장기적인 통합 시스템을 구현하기 위해 노력했습니다. UCOP는 IBM® TRIRIGA® Application Suite를 사용하여 전체 대학 시스템에 가장 크고 가장 광범위한 FCA 중 하나를 배포했습니다. 통합 작업장 관리 시스템(IWMS)은 수요 변화에 따라 확장 가능한 애플리케이션 기능과 확장성을 제공합니다.

ICAMP 팀은 IBM TRIRIGA의 FCA 모듈을 구성하고 다른 모듈로의 확장을 지원하기 위해 시스템을 구축하는 것으로 시작하여 향후 더욱 풍부하고 통합적인 자산 라이프사이클 관리 경험을 제공할 수 있게 되었습니다.

각 캠퍼스에서 사용되는 수많은 시스템과 자산 관리 규칙을 극복하기 위해 ICAMP는 Uniformat 건물 분류 프레임워크를 적용하여 표준화된 건물 및 인프라 자산 카탈로그를 개발하고 통합하는 작업을 시작했습니다. 또한 카탈로그에는 각 자산에 대한 표준화된 측정 단위 및 라이프사이클과 지연된 유지보수를 해결하기 위한 전체 수정 활동 비용이 포함되어 있습니다. 

“TRIRIGA의 카탈로그(BSCs & Assemblies) 기능은 매우 강력합니다.”라고 Powers는 설명하며, “프로그램의 기본 DNA를 형성하고 있으며, 이것이 우리가 사과 대 사과를 달성하는 방식입니다.”라고 말합니다.

다음으로 설계가 필요한 기본 구성 요소는 각 자산의 잠재적 장애가 특정 시설과 그 임무에 미칠 수 있는 위험을 결정하는 방법이었습니다. 이 문제를 해결하기 위해 ICAMP는 표준화된 위험 등급 세트를 개발했습니다.

UCOP의 시설 자산 관리 및 ICAMP 디렉터인 론 칼리치(Ron Kalich)는 다음과 같이 설명합니다. "우리는 실패 가능성과 실패의 결과라는 두 가지 주요 구성 요소를 기반으로 위험 분류 및 점수 우선순위 프레임워크를 구축했습니다. 이 두 가지 차원을 함께 사용하면 자산 장애 위험을 정량화할 수 있으며, 우선순위가 정해지지 않은 지연된 유지보수 목록의 문제를 해결하고 지연된 유지보수 기회를 빨간색, 노란색, 녹색으로 등급을 매기고 색상 코드를 지정할 수 있습니다."

사람이 없으면 시스템은 시스템일 뿐이므로 계획의 다음 단계를 위해 ICAMP는 캠퍼스와 협력하여 프로그램의 가장 중요한 기본 요소인 FCA 팀을 구성했습니다. 일부 캠퍼스에서는 최초 설치 당시부터 많은 자산을 설치 및 유지보수해 온 기존 유지보수 인력으로 FCA 팀을 구성하고, 유지보수 인력으로 팀을 구성할 수 없는 다른 캠퍼스에서는 시설 자산 인벤토리 및 상태 평가 분야의 리더로 인정받는 Parsons와 파트너십을 체결하여 현지 직원을 보완하는 등, UC는 팀 구성에 하이브리드 접근 방식을 채택했습니다.

이 팀들은 함께 UC FCA 프로세스 및 시스템에 대한 광범위한 초기 교육 프로그램을 받고 고품질 FCA를 수행하는 것이 무엇을 의미하는지 배우게 됩니다. 

Parsons의 FCA 프로그램 책임자인 헤이든 콜린스(Hayden Collins) 박사는 다음과 같이 설명합니다. "우리 모두는 기본 방법론에 대한 교육을 받았을 뿐만 아니라 캠퍼스 팀 전체에 정기적인 보정 회의를 도입하여 작업 결과물이 반복 가능하고 일관성을 유지할 수 있도록 했습니다. 우리는 품질 관리 결과를 이용해 주요 개선 사항을 확인했습니다. 이러한 지식 공유를 통해 선순환 구조가 만들어졌습니다."

이 팀은 향후 4년간 2,300개의 건물과 캠퍼스 인프라 시스템을 대상으로 ICAMP-TRIRIGA 플랫폼을 사용하여 125,000개 이상의 자산을 목록화하고, 자산 상태에 액세스하고, 위험 등급을 지정하고, 41,000개 이상의 유지보수 지연 기회를 비용으로 산출했습니다. Powers는 “최종적으로 총 67억 달러에 달하는 지연된 유지보수 백로그를 확인했으며, 이는 모두 표준화된 카탈로그와 FCA 프로세스를 통해 정량화되었습니다.”라고 설명합니다.

UC Berkeley의 시설 서비스 부문 자산 관리 담당 이사인 수잔 피시(Susan Fish)는 다음과 같이 말합니다. “ICAMP에서 캡처한 데이터가 [IBM] Maximo에서 수집한 데이터를 보완한다는 것이 분명해졌습니다. 해당 데이터는 캠퍼스 미션에 대한 자산의 중요도와 자산이 운영에 미치는 위험과 같은 누락된 부분을 채웁니다. 이제 팀이 더 나은 결정을 내려 장애 발생으로 인해 운영이 중단되기 전에 이를 예측하고 수정 작업을 수행하거나 자산을 교체할 수 있게 되었습니다.”

ICAMP는 UC 리더십이 보다 정당한 시스템 전반의 투자 전략을 개발할 수 있도록 지원할 뿐만 아니라, 충분한 자금 자원을 확보하는 것이 항상 어렵고 각 투자를 최대한 활용하는 것이 필수적인 캠퍼스 수준에서도 변화를 일으키고 있습니다. 그러나 각 투자를 최대한 활용하려면 최종 사용자가 신뢰할 수 있는 부서 간 협업과 데이터가 필요합니다. 

Powers는 이렇게 설명합니다: “FCA 프로세스는 설계상 자산 데이터를 수집하고 지연된 유지보수 기회를 기록하는 체계적인 접근 방식을 만들어냅니다. 또한 FCA 검사관, 시설 관리자 및 유지보수 지원팀 간의 대화를 이끌어 종종 사람들의 머릿속에만 있거나 일지에만 있는 정보를 끌어내어 활용할 수 있도록 협력할 수 있습니다. 이러한 방식으로 FCA는 주제별 전문가가 알고 있는 지식이 시대에 뒤처지지 않도록 할 뿐만 아니라, 현장에서부터 중요한 투자를 계획하고 실행하는 팀의 사무실에 이르기까지 우리의 요구 사항을 종합적으로 파악할 수 있도록 합니다.”

수잔은 UC Berkeley가 이러한 새롭고 개선된 협업 및 데이터 의사결정의 좋은 예라고 말합니다. "우리 팀은 항상 주어진 프로젝트를 최대한 활용하기 위해 다른 투자 비용과 함께 지연 유지보수 자금을 적용할 방법을 찾고 있습니다. Moffitt 도서관에서는 시설 및 자본 계획이 협력하여 지연 유지보수 자금과 상당한 개인 기부를 결합했습니다. 이를 통해 우리는 공간의 많은 부분을 업데이트하고 조명 제어 장치 및 설비와 같은 중요한 구성 요소뿐만 아니라 수명이 다해 성능이 저하된 건물 제어 장치를 해결하는 대대적인 개보수를 시작할 수 있었습니다. 그 결과 노후화된 건물 시스템을 해결하고 지속 가능성, 고부가가치 연구 및 교육 임무 지원 능력 향상 등 여러 목표를 달성했습니다."

UC에서 점점 더 많은 팀이 FCA 데이터와 지진 또는 지속 가능성과 같은 중요한 이니셔티브의 교차점을 확인하기 시작함에 따라 데이터 기반 의사결정이 개선될 것입니다. 론은 "이 툴과 접근 방식은 자산 라이프사이클 관리를 위한 새로운 모범 사례를 추진하고 최적의 투자 전략을 수립하는 데 매우 유용할 것"이라고 덧붙였습니다.

포트폴리오 관리는 특히 끊임없이 변화하는 경제, 기술 및 운영 환경에서 결코 쉬운 일이 아닙니다. 따라서 포트폴리오 데이터를 관리하기 위한 동적 시스템과 프로세스를 만드는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

기존 컨설턴트 FCA 모델에서는 기술자가 3~5년에 한 번씩 시설을 방문하여 요구사항 목록을 작성하고 참고할 수 있는 문서를 제공했습니다. UC 모델에서 론은 이렇게 설명합니다. “ICAMP에는 살아있는 시스템이 있습니다. 캠퍼스 직원과 검사관이 데이터를 변경하면 해당 데이터가 하루에 두 번 기본 관리 대시보드에 업데이트됩니다. 이를 통해 데이터를 최신 상태로 유지하고 실행 가능한 상태로 유지할 수 있으며, 이는 미화 400억 달러가 넘는 규모의 포트폴리오에서 필수적인 요소입니다."

론은 다음과 같이 말했습니다. “UC Berkeley에서 시설 상태 평가는 단지 한 시점의 계획이 아닙니다. 이제 시설 관리 및 운영 팀은 자산을 업데이트하고, 데이터의 이러한 측면을 실시간으로 캡처하며, 시간 경과에 따른 자산 상태의 변화를 표시합니다."

Kalich는 ICAMP-TRIRIGA의 미래와 관련하여 다음과 같이 말합니다: “플랫폼 내에는 활용할 수 있는 다른 많은 기능이 있습니다. 자본 자산 관리, 자본 예산 책정, 자본 프로젝트 관리 등이 그 예입니다. 계획부터 조달, 지속 가능성에 이르기까지 운영 및 투자 효율성을 높일 수 있는 다양한 추가 이점과 사용 사례가 있습니다.”

UC는 패러다임을 전환하여 시설 리더와 이해당사자가 현재 상황에 맞게 데이터 기반 의사 결정을 내리고, 필요할 때 건전한 데이터를 기반으로 즉흥적으로 대응하며, 발생하는 문제와 요구 사항을 극복할 수 있도록 지원합니다.

캘리포니아 대학교(University of California)는 1868년에 10명의 교수진과 40명의 학생으로 설립되었습니다. 2022년 현재 이 대학은 150,000명 이상의 직원을 고용하고 있으며 연간 백만 명 이상의 학생들을 교육하고 있습니다. 여기에는 10개의 캠퍼스와 6,000개의 건물로 구성된 6개의 의료 센터가 있습니다. 캘리포니아주 오클랜드에 위치한 UCOP(ibm.com 외부 링크)는 이 대학의 본부입니다.