급격한 성장으로 데이터 센터 유통업체인 TIM에 큰 변화가 생겼습니다. 회사는 추가 확장을 지원하고 유연성을 높이기 위해 프로세스를 표준화하고 신규 직원의 온보딩을 단순화하기를 원했습니다.

클라우드 기반의 사용자 친화적인 IBM® Blueworks Live 솔루션을 선택함으로써 TIM은 모든 부서에서 공동으로 프로세스를 캡처하고 관리할 수 있는 역량을 확보했습니다.

최근 몇 년 동안 TIM AG는 지속적으로 성장세를 유지해 왔습니다. 회사는 미래 성장을 위한 모든 기회를 활용할 계획입니다.

목표를 달성하기 위해 회사 경영진은 회사 내부를 살피기 시작했습니다. 특히 직원들의 지식과 경험을 활용하여 비즈니스 프로세스를 지속적으로 분석하고 최적화하고자 했습니다.

TIM의 내부 영업 및 프로세스 관리 팀장인 Christian Franzen은 다음과 같이 설명합니다. "대규모 비즈니스 수요를 충족하기 위해 새로운 직원을 자주 채용합니다. 고객은 이러한 직원들이 높은 수준의 역량을 발휘할 것으로 기대합니다. 또한 우리는 새로운 직원을 채용하는 데 걸리는 시간을 줄여 직원의 역량을 더욱 빠르게 활용하기 위해 지속적으로 노력하고 있습니다.

“동시에 우리는 회사가 성장함에 따라 직원 생산성과 회사 효율성을 더욱 높이는 것을 목표로 하고 있습니다. 그리고 바로 이러한 효율성을 고객에게 전달할 수 있습니다."

이러한 과제를 극복하기 위해 TIM은 자사의 접근 방식과 향후 계획을 최대한 지원할 수 있는 새로운 프로세스 관리 솔루션을 찾기 시작했습니다. Christian Franzen은 다음과 같이 덧붙입니다. “우리는 모든 직원이 적극적으로 참여할 수 있도록 하고 싶습니다. 프로세스 다이어그램을 만드는 데 시간을 낭비할 필요 없이 간단하게 개선 사항을 제안할 수 있어야 합니다."

TIM은 시중의 다양한 도구를 평가한 후 미래 성장에 대비하기 위해 비즈니스 프로세스 관리에 대한 접근 방식을 혁신하기 위한 기반으로 IBM Blueworks Live를 선택했습니다.

“우리가 IBM Blueworks Live를 선택한 이유는 우리가 찾고 있던 프로세스 관리 기능을 제공하고 사용자 친화적이기 때문입니다.”라고 Christian Franzen은 말합니다. “또한 클라우드 제공 모델은 IT 환경을 단순하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 클라우드 솔루션이기 때문에 긴 리드 타임, 초기 투자 또는 관리 비용 없이 빠르게 시작할 수 있었습니다.

"이제 본사에 있든 해외 지사에 있든 모든 직원이 한 곳에서 최신 프로세스 문서에 즉시 액세스할 수 있습니다."라고 그는 덧붙입니다. "휴가 보장부터 감사까지 모든 프로세스를 위한 중앙 집중식 지식 관리 도구를 제공하기 때문에 우리는 이를 '모든 것을 위한 하나의 도구'라고 부릅니다."

이 솔루션은 이해하기 쉬운 흐름도를 자동으로 생성함으로써 TIM이 모범 사례를 기반으로 프로세스를 공식화하고 표준화하고 지침, 문서 템플릿 및 기타 지원 문서를 프로세스 정보와 함께 저장할 수 있도록 돕습니다.

TIM AG는 IBM Blueworks Live의 REST API를 사용하여 클라우드에 저장된 문서 및 기타 아티팩트의 정기적인 백업을 자동으로 생성합니다. 예를 들어 개방형 BPMN 2.0 표준 형식의 프로세스가 여기에 포함됩니다. 또한 클라우드 솔루션의 데이터를 다른 애플리케이션 및 시스템과 통합할 수 있습니다.

"IBM Blueworks Live 팀의 전문성 덕분에 솔루션을 빠르게 시작하고 자동화된 로컬 백업을 구현하는 등 필요에 맞게 조정할 수 있었습니다."라고 Christian Franzen은 덧붙입니다. "단순함과 풍부한 기능성 사이에서 적절한 균형을 이루는 훌륭한 제품입니다."

이제 모든 직원이 한 곳에서 필요한 프로세스 정보를 찾을 수 있기 때문에 특정 워크플로 및 관련 템플릿에 대해 알아보기 위해 여러 시스템을 확인할 필요가 없습니다. 이제 절약한 시간을 더 생산적으로 사용할 수 있습니다.

특히 TIM은 핵심 절차에 대한 간략한 개요를 제공하며, 이는 신입 사원이 빠르게 업무에 적응하는 데 특히 유용합니다. Christian Franzen은 "지금까지 새로운 직원들로부터 매우 좋은 피드백을 받았습니다. IBM Blueworks Live를 통해 온보딩 시간을 50% 단축하여 신입 직원이 더 빨리 시작하고 더 효율적으로 일할 수 있게 되었습니다. 관리자의 입장에서는 직원들이 상사에게 조언을 구하는 대신 스스로 찾아볼 수 있기 때문에 성장하는 팀과 함께 일하기가 더 쉬워집니다. 덕분에 시간을 크게 절약할 수 있었습니다."

협업적 개선

TIM은 직관적인 사용자 인터페이스와 잘 설계된 워크플로 프레젠테이션을 통해 프로세스 캡처 속도를 높일 수 있었습니다. 사용 편의성 덕분에 회사 전체에서 사용자 수용률 또한 높아졌습니다.

Christian Franzen은 다음과 같이 설명합니다. “IBM Blueworks Live를 사용하면 모든 직원이 워크플로에 대해 의견을 제시하고 더 나은 방법을 제안할 수 있어 직원의 실무 경험과 제도적 지식을 활용할 수 있습니다. 이러한 협업 방식을 통해 수많은 프로세스 최적화가 가능해졌으며 지속적인 개선이 가능해졌습니다.”

워크플로 표준화

또한 명확하게 문서화된 프로세스는 회사 내 모든 팀에서 표준화를 가능하게 했습니다. Christian Franzen은 다음과 같은 예를 제시합니다. “과거에는 일부 팀이 유사한 작업에 대해 서로 다른 프로세스를 사용했습니다. 하나의 표준 방식에 합의함으로써 모든 팀에서 생산성을 높일 수 있었습니다. 예를 들어 직원 한 명이 휴가를 떠날 때 다른 팀원에게 작업을 넘기는 것이 훨씬 쉬워지기 때문에 조직 전체가 더욱 유연해집니다.”

TIM은 IBM Blueworks Live를 통해 내부 워크플로우의 보다 일반적인 최적화를 위한 신뢰할 수 있는 기반을 확보했습니다.

Christian Franzen은 다음과 같이 결론을 내립니다. “새로운 직원의 온보딩 시간을 줄이고 점진적인 협업 프로세스 개선을 촉진하여 효율성을 향상시킴으로써 IBM Blueworks Live는 향후 비즈니스 성장을 위한 중요한 원동력이 됩니다.”

TIM AG는 독일 비스바덴에 본사를 둔 독일어권 지역의 선도적인 데이터 센터 솔루션 부가가치 유통업체입니다. 160명 이상의 직원을 고용하고 있는 이 회사는 IT 서비스 제공업체에 올인원 솔루션을 포함한 포괄적인 제품 및 서비스를 제공합니다.